Adopte una mentalidad a prueba de recesión centrándose en la eficiencia operativa

Existe una gran probabilidad de que EE. UU. entre en recesión en 2023 y, aunque no lo haga, hay motivos de sobra para centrarse en mejorar la eficiencia operativa de su empresa.

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Según las proyecciones mensuales que se remontan a noviembre de 2020, Estatista estima que hay un 38,06% de probabilidades de que EE. UU. entre en recesión en noviembre de 2023. Otras fuentes afirman que es mucho más probable, como Tasa bancaria, que asigna una probabilidad del 64%, lo que hace que la recesión parezca casi inevitable.

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A la luz de la última gran recesión en los EE. UU. en los años 2007-2009, sería prudente aprender del pasado y proteger su empresa de la recesión para mantenerse a flote en tiempos que podrían ser difíciles.

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Por qué la eficiencia operativa es clave en una recesión

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En primer lugar, es importante tener en cuenta que una recesión económica no tiene por qué significar un desastre para su empresa. Muchas empresas sobrevivieron (e incluso prosperaron) en la última gran recesión, y no hay ninguna razón por la que la suya tampoco pueda hacerlo.

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Sin embargo, para proteger eficazmente su empresa contra la recesión, debe ser proactivo y tomar medidas antes de que sea demasiado tarde. La mejor medida que puede tomar ahora mismo es tomar medidas para mejorar su eficiencia operativa.

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Qué es eficiencia operativa?

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La eficiencia operativa describe la relación entre la entrada y la salida con el objetivo final de ahorrar tiempo, dinero y recursos físicos.

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Para subrayar la importancia de la eficiencia operativa: el 77% de los directores ejecutivos declararon que se centrarían en la «eficiencia operativa» en los próximos 12 meses como una forma de impulsar el crecimiento de los ingresos.

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En una recesión, esto se vuelve aún más importante. Desea obtener el máximo valor posible de sus procesos actuales, ya que contratar nuevos empleados y reunir recursos puede ser mucho más difícil de lo habitual.

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Para mejorar la eficiencia operativa, desea llegar a un punto en el que la producción aumente, pero la entrada permanezca igual.

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Veamos un ejemplo real de cómo es la eficiencia operativa:

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Dirige una agencia de marketing y una métrica clave que utiliza para monitorear el desempeño laboral es la cantidad de clientes potenciales generados. Con esta cifra, puedes calcular los números y averiguar cuáles son los ingresos probables por empleado.

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Si esto equivale a alrededor de 10 000$ por empleado, por ejemplo, entonces tienes un punto de referencia para los niveles de eficiencia actuales.

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Los ingresos por empleado son solo una de las muchas maneras de evaluar la eficiencia operativa.

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Tipos de eficiencia operativa

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Si desea llevar a cabo una auditoría de la eficiencia operativa en toda la empresa y ver cuáles son las áreas que se pueden mejorar, vale la pena conocer las diversas formas en las que puede realizar un seguimiento de la misma. La forma en que realices el seguimiento de la eficiencia operativa también dependerá del sector en el que te encuentres y de la estructura de tu empresa.

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Uso de energía

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Una forma que a menudo se pasa por alto de hacer que su empresa sea más eficiente es observar cómo utiliza la energía.

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Por ejemplo, si tiene que iluminar un edificio de oficinas grande, debe dedicar una cierta cantidad de recursos a las luces, a las tarifas de instalación de los contratistas y a pagar el mantenimiento continuo. Si analizas estas fuentes de luz y las alternativas que existen, podrías mejorar la eficiencia energética y, al hacerlo, reducir los costos.

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En el clima actual, quizás la medida más eficiente desde el punto de vista energético que pueda tomar sea implementar algún tipo de trabajo remoto, ya que esto podría ahorrarle significativamente en los gastos generales de la oficina.

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Esfuerzos de marketing

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Todos los recursos que dedica a tratar de adquirir nuevos clientes se pueden resumir en una métrica para la eficiencia operativa: el costo de adquisición de clientes (CAC).

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El costo de adquisición de clientes es la cantidad total de dinero que se necesita para incorporar a un nuevo cliente.

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Al optimizar el marketing y reducir el costo de adquisición de clientes, puede ahorrar recursos que pueden utilizarse en otros lugares.

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Equipos

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A menos que dirija un negocio de comercio electrónico u opere completamente en línea sin inventario físico, es probable que tenga equipos en sus libros.

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El equipo que posee se puede aprovechar para lograr una mayor eficiencia operativa.

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¿Cómo?

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Piense en una empresa que depende de sistemas analógicos, como las fotocopiadoras, para transmitir información y llevar a cabo las operaciones diarias. En este caso, la digitalización de ciertos procesos puede mejorar la eficiencia operativa.

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Procesos diarios

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En la gestión de proyectos, los procesos simplificados son esenciales para completar los proyectos a tiempo.

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Mientras que muchas empresas solían celebrar reuniones presenciales y utilizar notas adhesivas para representar el paso de una tarea entre «en curso» y «completada», hoy en día son los tableros Kanban digitales los que hacen mejor el mismo trabajo.

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Otra forma de agilizar los procesos comunes es a través de la automatización. Cuando puedes automatizar las tareas básicas y activar acciones con solo completar una tarea, se crea un efecto dominó en el equipo, ya que cada miembro del equipo recibe una notificación instantánea cuando un compañero de trabajo ha completado una tarea para que pueda empezar la suya.

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Formas rápidas de aumentar la eficiencia operativa

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Si está interesado en consejos prácticos que pueda aplicar ahora mismo a su empresa para mejorar la eficiencia operativa, estas son varias medidas que puede tomar hoy mismo:

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1. Audite los procesos existentes

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No puede esperar abordar un problema tan importante como la eficiencia operativa sin una comprensión clara de sus procesos actuales.

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Descubre qué funciona y qué no.

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Con sistemas de seguimiento de empleados al igual que Insightful y otras herramientas de análisis de la fuerza laboral, puedes hacer un seguimiento del uso de Internet de los empleados y analizar los datos para ver si hay margen de mejora.

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Hágase las siguientes preguntas:

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• ¿Está viendo un ROI saludable por el tiempo dedicado a varios procesos y actividades?
• ¿Es fácil seguir este proceso para los nuevos empleados?
• ¿Puede automatizar el proceso de alguna manera para ahorrar tiempo o dinero?

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2. Reforzar la comunicación interdepartamental

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La falta de comunicación es uno de los mayores asesinos de la eficiencia.

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Si varios equipos y departamentos de su empresa se sienten separados unos de otros, es casi imposible lograr mayores niveles de productividad. Esto es especialmente cierto si confías en la colaboración interfuncional en tu empresa.

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Una acción tan sencilla como invertir en una herramienta de comunicación multicanal como Slack puede ayudarte a agilizar los chats y las conversaciones entre equipos y departamentos. De esta forma, no tendrás una situación en la que los miembros del equipo busquen constantemente en las cadenas de correo electrónico la información que necesitan para completar su trabajo.

3. Identifique y elimine los cuellos de botella

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Los cuellos de botella sirven para reducir la productividad e impedir que los procesos sean lo más eficientes posible.

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Es posible que tengas un equipo grande de empleados que dependan todos de un solo líder de equipo, lo que, como resultado, se convierte en un cuello de botella, lo que ralentiza la capacidad del equipo para producir trabajo rápidamente. En este caso, una simple separación de funciones y responsabilidades podría eliminar eficazmente el cuello de botella y sentar las bases para un proceso más simplificado.

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Cómo usar las herramientas de monitoreo de empleados para evaluar la eficiencia

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Con software de asistencia al igual que Insightful, puede controlar los niveles de eficiencia en toda la empresa, por lo que es mucho más fácil realizar cambios de forma proactiva. Con la supervisión de escritorio, puede hacerse una idea clara de dónde se dedica el tiempo y cómo podría utilizarse de forma más productiva.

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El llamado «software espía» le permite empezar a rastrear la actividad en Internet de forma ética si utiliza un herramienta transparente como Insightful. Con estos datos, puede tomar decisiones sobre la asignación de recursos, la productividad en el lugar de trabajo y más.

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Por ejemplo, usa etiquetas de productividad para descubrir si un equipo o una persona se dedica principalmente a actividades productivas, neutrales o improductivas. Supervisa las tendencias de rendimiento con el panel de control y convoca reuniones cuando se produzcan caídas preocupantes de la productividad o si consideras que los empleados no utilizan su tiempo tan bien como podrían.

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Como programa para rastrear el uso de la computadora, Insightful puede ayudarlo a determinar si adaptarse a arreglos de trabajo más flexibles sería beneficioso para aprovechar las horas más productivas del día para cada individuo.

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