Administración de sus MSP: cómo realizar un mejor seguimiento de los proveedores empresariales

Las soluciones de administración de proveedores permiten que los socios de su organización trabajen juntos sin problemas.

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Una empresa bien gestionada debería funcionar como una orquesta filarmónica.

Una gran orquesta no logra una actuación fluida por accidente. Esa actuación es el resultado de meses de colaboración entre varios grupos de músicos que tocan diferentes instrumentos, con diferentes partes, bajo la dirección de un director.

A veces, la orquesta tiene que cambiar de miembro dentro y fuera de determinadas actuaciones. Otras veces debe cambiar las partes musicales para compensar estos cambios. Sin embargo, todas sus piezas individuales trabajan juntas para producir un todo consistente.

Al igual que en una orquesta, los líderes de las empresas que entienden cómo implementar y gestionar la interdependencia disfrutan de una resiliencia y un éxito mucho mayores que los que no lo hacen.

El aumento de la subcontratación puede afectar a la armonía

A medida que las empresas subcontratan cada vez más los procesos empresariales a proveedores externos, se hace aún más difícil mantener una interconexión armoniosa. No cabe duda de que los proveedores de servicios gestionados (MSP) ofrecen un valor excelente a los sectores competitivos, pero mantenerlos sincronizados con el resto de la empresa es un desafío.

Seleccionar el MSP correcto es solo el primer paso, y administrarlos de manera efectiva es un segundo paso igualmente importante. Afortunadamente, como veremos en un momento, software de monitoreo de empleados está bien posicionado para abordar la tarea diaria de gestionar eficazmente sus equipos subcontratados.

Obtenga visibilidad de las actividades de MSP

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El software de monitoreo de empleados ha demostrado su utilidad una y otra vez, especialmente desde que los bloqueos por COVID obligaron a muchas empresas a trabajar de forma totalmente remota. Ahora que el trabajo híbrido se está convirtiendo en un simple «trabajo» para muchos, el seguimiento de los empleados ayuda a los gerentes a afrontar nuevos desafíos y, al mismo tiempo, a mejorar la productividad de sus equipos.

Sin embargo, los gerentes empresariales a cargo de los equipos subcontratados tienen más dificultades para obtener el tipo de información que disfrutan los colegas internos. Son relativamente pocos los MSP que trabajan de forma totalmente transparente, ofreciendo a sus clientes una visibilidad ilimitada de sus actividades.

Esta falta de transparencia no implica que los MSP tengan algo que esconder. Lo que pasa es que, por lo general, los clientes no han pedido una visibilidad amplia en el pasado. Simplemente, en el pasado, es posible que los MSP no estuvieran motivados por sí solos para proporcionar de forma proactiva el acceso al software de supervisión del trabajo.

Pero eso está cambiando. Las nuevas iniciativas de cumplimiento de la seguridad y la privacidad de los datos suelen exigir que los equipos de gestión empresarial sepan exactamente quién trabaja con datos confidenciales y cómo.

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Amplíe la supervisión informática de los empleados a los equipos subcontratados

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Algunos MSP ya utilizan software de monitoreo de empleados para lograr visibilidad interna. Sus datos de seguimiento de los empleados son útiles para garantizar que se cumplan los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y para identificar el costo de completar tareas de gran volumen para los clientes. Para algunos líderes de equipos empresariales, obtener visibilidad es tan sencillo como solicitar las credenciales de inicio de sesión.

Sin embargo, si su MSP utiliza una aplicación habitual de seguimiento del tiempo de los empleados o una aplicación básica de reloj horario, es posible que no tenga acceso a la información que realmente necesita. Se necesitan herramientas de supervisión de la productividad más sofisticadas para cumplir con las estrictas directrices de las políticas de seguridad y cumplimiento.

Las herramientas de productividad centradas en la seguridad disponibles en la actualidad le permitirán ver qué datos procesan los empleados de terceros y cómo gestionan sus datos aplicación por aplicación.

De alta calidad seguimiento de empleados Las herramientas pueden facilitar esta visibilidad al generar información valiosa sobre cómo los proveedores de MSP utilizan sus datos de forma específica e individual. Esto le ayudará a gestionar los riesgos asociados a permitir que socios externos gestionen sus datos.

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La gestión de proveedores es parte de la gestión de riesgos

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El proceso de administración de proveedores busca responder a algunas preguntas críticas sobre sus MSP. Proporciona información sobre quiénes son sus socios, qué servicios brindan y cómo los brindan. Esto le ayuda a averiguar a qué datos confidenciales tienen acceso y cuáles de las políticas internas de su empresa deben aplicarse a ellos.

Compartir el software de supervisión del trabajo con sus MSP le brinda visibilidad de los datos que se manejan externamente, de modo que puede hacer cumplir las políticas que usted y sus proveedores acuerden. Sin este tipo de software, tiene muy pocas opciones para gestionar los riesgos de ciberseguridad y cumplimiento con proveedores externos.

Muchas empresas grandes y acreditadas han sufrido devastadoras filtraciones de datos como resultado de vulnerabilidades de terceros. El megaminorista Target fue un ejemplo que acaparó los titulares. Los ciberdelincuentes pusieron en peligro al proveedor de sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado del minorista y lo utilizaron como plataforma de lanzamiento para infiltrarse en los sistemas de Target, que de otro modo serían seguros.

Este tipo de ataque de terceros se ha vuelto cada vez más frecuente con el tiempo y sigue planteando desafíos para la ciberseguridad y el cumplimiento para las grandes organizaciones. Cuanto más conectada esté su empresa con sus vendedores, proveedores y MSP, más importante será el seguimiento de los empleados para su política de seguridad general.

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Los MSP acreditados fomentan la supervisión de los empleados

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Si bien no todos los MSP ofrecen una transparencia total a sus clientes, existe un movimiento continuo hacia una mayor visibilidad en el espacio de los MSP empresariales. Los problemas de seguridad y las normas de privacidad de los datos están haciendo que esto pase rápidamente a formar parte de la nueva normalidad que se establece tras el fin de la pandemia.

Los MSP empresariales que adopten el movimiento hacia la transparencia no tendrán problemas para conceder a los equipos de gestión empresarial el acceso de supervisión de los empleados. Los proveedores más acreditados se esforzarán proactivamente por ofrecer la mayor visibilidad posible y, al mismo tiempo, garantizar la protección de los datos confidenciales de los clientes.

Este cambio hacia un panorama más transparente proporcionará a los líderes de administración de proveedores las herramientas y técnicas que necesitan para obtener información sobre los comportamientos y las actividades de los equipos externos.

Con el tiempo, los gerentes pueden disfrutar del mismo grado de visibilidad con respecto a los contratistas externos que con los empleados internos. Las iniciativas que fomentan la visibilidad en el lugar de trabajo crecerán porque ofrecen un mayor valor a los clientes empresariales que necesitan garantizar la seguridad de los datos de los clientes.

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Gestione a los contratistas independientes como empleados

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Como hemos dejado claro, las mismas herramientas que permiten a los líderes empresariales capturar y analizar datos de sus equipos internos también pueden generar información valiosa sobre los contratistas externos y sus equipos. Este enfoque también fomenta una colaboración más estrecha entre la administración y los proveedores externos, así como entre los empleados individuales en cuestión.

En resumen, cuando se trata de administrar sus proveedores de servicios subcontratados, no debe pensar y administrar de manera diferente a como lo hace con los empleados internos. Si adoptas esta mentalidad con los proveedores de servicios externos, crearás un nivel elevado de interconexión que beneficiará a todos los involucrados.