Mejore la gestión de proyectos con una mejor gestión del tiempo

En la gestión de proyectos, el tiempo es fundamental.

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Cuanto más control tengas sobre cómo utilizas tu tiempo, más eficientemente podrás completar tus proyectos. El software para rastrear la actividad de la computadora puede ayudarte a monitorear tus datos de tiempo, pero también necesitas estrategias de administración del tiempo para mantener el rumbo.

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El evidencia sugiere que cuanto más te detengas en las decisiones durante el proceso de gestión del proyecto, es menos probable que obtengas resultados positivos. Cuando se toma una decisión en menos de una hora, se obtiene una tasa de éxito media del 70%; cuando se tarda más de cinco horas, esa cifra se reduce considerablemente, hasta el 25%.

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Con eso en mente, ¿cómo puedes afilar tu habilidades de gestión del tiempo ¿para complementar el software de seguimiento de la actividad de su computadora y asegurarse de que cada segundo cuenta?

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Factores clave en la gestión del tiempo del proyecto

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Cuando te alejas y analizas la gestión de proyectos en su conjunto, el objetivo principal es terminar uno o más proyectos dentro de un plazo predeterminado. Esa es la función principal del director de proyectos: terminar el trabajo en el menor tiempo posible.

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Por supuesto, hay otros factores a tener en cuenta. Por ejemplo, si terminas un proyecto y envías el producto final a un cliente antes de que esté listo, seguro que recibirás comentarios negativos e invitarás a una serie de revisiones.

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Si bien el software de monitoreo de computadoras mantendrá a los empleados responsables y honestos, también es necesario priorizar.

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La gestión del tiempo debería consistir más en priorizar las tareas importantes y reducir el tiempo de inactividad en lugar de apresurar las tareas para terminar el proyecto en un tiempo récord. El uso de un programa de monitoreo de PC junto con estrategias de administración del tiempo puede ayudar a garantizar que concentre su tiempo y esfuerzo en las tareas más importantes.

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Dicho esto, desglosaremos la gestión de proyectos en varios aspectos y le mostraremos cómo puede emplear estrategias y herramientas de gestión del tiempo para aumentar el rendimiento de los empleados y la productividad laboral en general.

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Administración de la capacidad

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Antes de planificar el ciclo de vida de un proyecto, debe saber que cuenta con los recursos para completarlo a tiempo.

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Donde muchos proyectos no cumplen con las expectativas es en la fase de planificación de recursos. Si sobreestimas o subestimas el número de empleados que necesitas para completar con éxito el proyecto, puedes encontrarte con uno de estos dos problemas principales:

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• Empleado agotamiento
• Tiempo de inactividad y desconexión

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Ambos extremos del espectro (comprometer recursos de manera excesiva o insuficiente) pueden terminar en un desastre para su proyecto y agotar los recursos de la empresa.

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Cómo mejorarlo:

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Una forma de aplicar la administración del tiempo a la fase de planificación de recursos es configurar hojas de horas para cada miembro del equipo antes de iniciar el proyecto.

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¿Por qué?

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Porque con las hojas de horas, puedes hacer un seguimiento de cada hora que un empleado dedica a trabajar en un proyecto desde el momento en que entra hasta el momento en que sale. Sin embargo, hay una salvedad con las hojas de horas: dependen de que los empleados introduzcan manualmente los datos horarios y solo te proporcionan los datos una vez que se han registrado.

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Como tal, un rastreador de tiempo automático a través de software de seguimiento de empleados puede ser una solución más eficaz en este caso.

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Con software de seguimiento de pantalla, puede utilizar un temporizador automático para que los empleados solo tengan que ir a trabajar y el reloj comience a correr cuando enciendan el ordenador. No es necesario que todos los miembros del equipo introduzcan la información manualmente, por lo que es más probable que obtengas una imagen precisa de los datos horarios. Esto es especialmente útil para seguimiento del tiempo de los empleados remotos.

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Además, con una herramienta de monitoreo del uso de Internet de los empleados como Perspicaz, puede ver estos datos de tiempo en tiempo real para poder evaluar la capacidad de los empleados y mover los recursos en consecuencia. De este modo, es menos probable que tenga problemas con la distribución de sus recursos.

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Programación de proyectos

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Cuando se trata de trazar los detalles generales de un proyecto, un cronograma es esencial.

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En el cronograma o plan de tu proyecto, querrás incluir todo, desde:

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• Alcance
• Presupuesto
• Plazos
• Riesgos
• Responsabilidades

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Es posible que desees completar una tabla RACI para establecer todas las funciones y responsabilidades del proyecto, y una evaluación de riesgos para describir los posibles obstáculos que encontrarás en el camino.

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Cuanto más detallado sea el plan del proyecto, más fácil será para todos cumplirlo.

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Sin embargo, sin tener en cuenta el mejor uso del tiempo de cada miembro del equipo, toda la planificación del mundo aún puede conducir a resultados indeseables.

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Cómo mejorarlo:

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Para incorporar la gestión del tiempo al proceso de planificación del proyecto, lo mejor que puedes hacer es elaborar un cronograma y asegurarte de que esté visible en un calendario de equipo compartido.

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Un cronograma por sí solo es útil, ya que te brinda un valioso punto de referencia para el cronometraje que puedes consultar con regularidad, pero un cronograma dinámico es mejor.

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¿Qué es un cronograma dinámico?

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Uno que refleje las actualizaciones en tiempo real para que cualquier cambio en el alcance, las funciones o las circunstancias se tenga en cuenta automáticamente en su enfoque del proyecto. Con una plataforma de gestión de proyectos, puedes configurar ese cronograma y modificarlo sobre la marcha, para que nunca te quedes sin cambios inesperados.

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El uso de un calendario compartido garantiza que todos los miembros del equipo estén en sintonía. La responsabilidad es fundamental para la gestión eficaz del tiempo, por lo que es fundamental que los plazos e hitos clave estén visibles en un calendario digital.

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Administración de tareas

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Para la gestión diaria de las tareas de un proyecto, es necesario implementar un sistema fiable para aprobar las solicitudes, completar las acciones y lograr un progreso constante.

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Sin un enfoque considerado para la gestión de tareas, puedes terminar en una situación en la que los miembros del equipo pierdan tiempo en trabajo sobre trabajo actividades ya que sus prioridades no están claras.

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Quizás terminan una tarea antes de tiempo y, dado que el proceso de asignación de tareas no es automático, se quedan sentados esperando a que pase lo siguiente.

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Esto, por supuesto, es una receta para proyectos lentos y es un gran obstáculo para una gestión eficaz de los proyectos.

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Cómo mejorarlo:

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La mejor manera de generar impulso durante el proceso de gestión del proyecto y reducir el tiempo de inactividad individual es configurar las dependencias y secuencias de las tareas.

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Con la plataforma de gestión de proyectos adecuada, puede comenzar y hacerlo fácilmente.

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Las dependencias entre tareas te permiten activar eventos automáticamente una vez que un miembro del equipo completa una acción. Esto puede crear una cascada de tareas completadas, ya que la finalización de una alerta a otro miembro del equipo, que puede completar su tarea sin perder tiempo.

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