La ética detrás del software de monitoreo de empleados

En este mundo, los datos son el nuevo oro.

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Como afirma Forrester, las empresas que utilizan el BID (negocio impulsado por la información) basándose en una sólida cultura de datos son 2.8 veces más probable reportar un crecimiento anual de dos dígitos en comparación con aquellos que no lo hacen.

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Sin embargo, si nos centramos cada vez más en los datos y en la productividad adicional que ofrecen, se produce un efecto secundario grave: la rotación de empleados. Todavía no vivimos en una sombría distopía impulsada por máquinas, así que si quieres saberlo cómo gestionar equipos remotos: trate a los empleados como su activo más importante.

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Y tienen sentimientos, actitudes y opiniones.

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Es por eso que debe cuestionar la ética detrás de cada decisión empresarial que tome y que afecte a sus empleados. Una de estas decisiones también podría haber sido implementar la vigilancia informática de los empleados.

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El auge del software de monitoreo de empleados

La cantidad de empresas que tienen software de seguimiento del uso de computadoras crece constantemente. Ahora, ni siquiera se trata solo de las grandes corporaciones. De repente, se ha convertido en un aspecto integral de cómo gestionar equipos remotos, tanto de tamaño pequeño como grande.

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No es raro ver a los autónomos utilizar el seguimiento del tiempo en estos días también.

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¿Por qué? ¿Cuál es el problema?

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Hay tres razones principales por las que las empresas deciden supervisar a sus empleados.

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Acceso a datos

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La primera son los datos (sí, repito esa palabra). Más específicamente, la seguridad de los datos y la información. A encuesta del año pasado descubrieron que hasta el 90% de las empresas consideran que las amenazas internas y las infracciones son una preocupación genuina, por lo que sienten la necesidad de supervisar el acceso de sus empleados a los datos confidenciales.

Administración de activos

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Las empresas quieren tener cierto grado de control sobre la forma en que se utilizan sus activos, incluidos los ordenadores, la red, los archivos corporativos y el tiempo de oficina.

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Perspectivas de productividad

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Es posible que los gerentes deseen obtener información sobre el seguimiento de los empleados para poder optimizar los procesos empresariales y la productividad de los empleados. Este es un beneficio tan bien conocido que tanto como 78% de los empleados declararon en una encuesta que, si ocupaban el puesto de gerente, ellos mismos supervisarían a los empleados con fines de gestión del tiempo.

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Por lo tanto, no es de extrañar que cada vez más empresas rastreen el desempeño de sus empleados con software. La seguridad de los datos, el control de los activos y el aumento de la productividad son todos buenos incentivos para una empresa.

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Mientras software de seguimiento informático Como Insightful puede ayudar con todo esto y más, cualquier tipo de monitoreo de los empleados generalmente es visto con una dosis de sospecha por parte de los empleados. ¿Por qué? Porque, como hemos dicho, son buenos incentivos para una empresa. No se habla mucho sobre las personas a las que afecta.

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Y, por último, aquí estamos, en el meollo del dilema ético de la supervisión de los empleados: ¿estamos en lo cierto al sacrificar un poco de la privacidad personal de los empleados por el bien de toda la empresa? ¿Es absolutamente necesario que lo hagamos? Y, por supuesto, la pregunta que está en la mente de todos:

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¿Es legal?

Hay una serie de recursos y artículos que profundizan sobre leyes de privacidad y supervisión de los empleados, por lo que proporcionaremos una respuesta muy breve.

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Es legal en la mayoría de los casos, pero los detalles de las leyes y reglamentos dependen del país en el que opera tu empresa. Por ejemplo, es posible que tengas que avisar a tus empleados o incluso pedirles su consentimiento.

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Así que familiarízate con la ley. A veces también servirá para guiarlo a la hora de responder algunas de las preguntas que pueda tener sobre la ética.

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Entonces, ¿es ético el monitoreo de los empleados?

Desafortunadamente, no hay una respuesta definitiva a esta pregunta. La pregunta se complica aún más por el hecho de que la respuesta ni siquiera es un sí-no bipolar, sino más bien una escala. En otras palabras, podríamos decir que el monitoreo de computadoras es «algo ético», «principalmente ético» o «extremadamente poco ético», etc.

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Desde este punto de vista, resulta obvio que la distinción entre «algo» y «mayoritariamente» ético es tan difícil de hacer como entre «ético» y «poco ético».

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Además, ¿qué significa «ético»?

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El diccionario Merriam-Webster define ética tan «la disciplina que se ocupa de lo que es bueno y malo y del deber y la obligación morales».

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Pero, ¿qué es «bueno», «malo» y «moral» en el contexto empresarial?

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Lo que es «bueno» para su empresa puede no ser «bueno» para sus empleados. Entonces, ¿es el equilibrio lo más ético?

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O, si se inclina hacia el utilitarismo, ¿es bueno el monitoreo de los empleados siempre y cuando sus resultados sean buenos?

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Por ejemplo, sus datos están protegidos, por lo que su empresa todavía tiene clientes, y si tuviera que leer un par de correos electrónicos personales para que eso sucediera, no importa porque esos empleados tienen que conservar sus trabajos, ¿verdad?

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Esto rápidamente se vuelve filosófico hasta el punto de no influir en la forma en que se dirige un negocio o se toman decisiones reales.

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Por lo tanto, la pregunta que debe hacerse no es si el monitoreo de los empleados o no es ético, pero si puede ser. Ahora, la respuesta a esto es un sí mucho más decidido.

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Echemos un vistazo a tres factores cruciales para asegurarnos de que estás monitorización de ordenadores en su lugar de trabajo de forma ética y teniendo en cuenta tanto a sus empleados como a sus objetivos empresariales.

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Transparencia

Llegan algunas estadísticas muy interesantes. En un encuesta encargada por Dtex Systems, el 77% de los empleados estadounidenses afirmaron que estarían menos preocupados por el monitoreo de sus computadoras si su empleador se lo dijera. Además, el 70% de ellos dijeron que considerarían la posibilidad de dejar su trabajo si descubrieran que están siendo monitoreados en secreto.

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¿Qué nos dicen estos datos?

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Una conclusión importante podría ser que los empleados aparentemente valoran más la transparencia y la honestidad que su privacidad en el trabajo.

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Todas las razones que mencionamos al principio de este artículo (seguridad, rendimiento y control de los activos) son razones válidas para elegir monitorear la actividad de la computadora del trabajo. Obviamente, los empleados también son conscientes de esto. Por lo tanto, no hay absolutamente ninguna razón por la que decidas no ser sincero sobre el seguimiento de la actividad.

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Si te preocupa que este proceso afecte negativamente a la moral y al ambiente de la oficina de tus empleados, piensa en las consecuencias de descubrir que lo has estado haciendo en secreto.

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La transparencia no solo es una forma obviamente ética de actuar, sino que defenderla le dará la oportunidad de lograr que la supervisión del sistema de los empleados coexista armoniosamente con la confianza de los empleados dentro de su cultura de la empresa.

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Mientras seas abierto y honesto al respecto, no hay necesidad de sacrificar la ética para obtener todos los beneficios del software de monitoreo corporativo. Si sus empleados saben lo que está pasando y están de acuerdo con ello, gran parte de su dilema ético está resuelto.

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Política de monitoreo de empleados

Otra forma de garantizar el seguimiento de las actividades informáticas de forma ética es elaborar y cumplir una política detallada de supervisión de los empleados. Básicamente, estas serán sus pautas sobre cómo monitorear a sus empleados. También es una buena idea compartir este documento con tus empleados para que sepan qué se va a supervisar y cómo. Esto contribuirá aún más a su búsqueda de transparencia.

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¿Qué debe incluir esta política de monitoreo?

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Bueno, es más sencillo de lo que parece. De hecho, puedes compilar pautas bastante sólidas respondiendo solo a cinco preguntas sobre el proceso de monitoreo de la actividad informática de los empleados:

• ¿Por qué?
• ¿Qué?
• ¿Quién?
• ¿Dónde?
• ¿Cuándo?

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Analizaremos con un poco más de detalle cada una de estas preguntas y veremos cómo pueden guiar su comportamiento hacia el lado «ético» del espectro.

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1. ¿Por qué debo monitorear a mis empleados?

Esta es una pregunta crítica y por eso debes responderla primero. Si tu respuesta es alguna de las siguientes:

• «Para poder espiar los ordenadores de los empleados y leer sus mensajes personales»
• «Porque estoy aburrido»
• «Porque todos los demás parecen estar haciéndolo»
• «No lo sé»

entonces usted es un excelente ejemplo de cómo comienza la supervisión poco ética de los empleados.

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Si, por otro lado, realmente es algo que va a ayudar a tu empresa de alguna manera, como una mejor gestión del tiempo o la recopilación de informes sobre las horas facturables para tus clientes, entonces vas por mucho mejor camino. Hay varios motivos por los que te gustaría llevar a cabo la supervisión, incluso algunos incentivos legales para hacerlo, pero todo se reduce a esto:

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Los motivos empresariales legítimos para supervisar a los empleados servirán de marco para la forma en que vas a llevar a cabo todo el proceso y tenerlos en cuenta garantizará un comportamiento ético que sea justo para tus empleados y logre resultados empresariales reales.

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2. ¿Qué debo monitorear?

Si has respondido a la pregunta anterior, esta debería ser fácil y obvia. Hay muchas cosas con las que puedes rastrear supervisar las actividades informáticas. Algunas de ellas incluyen el uso de aplicaciones productivas frente a las improductivas, el tiempo dedicado a ciertos sitios web, el seguimiento del progreso de los proyectos, el seguimiento de la asistencia y las horas extras, las capturas de pantalla de seguridad... Y esto es solo la punta del iceberg.

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Rastrearlos a todos de forma indiscriminada no solo es una enorme pérdida de tiempo y esfuerzo, sino que también puede considerarse una violación de la privacidad de los empleados. La clave es centrarse en los objetivos de su empresa.

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¿Quiere aumentar la productividad? Realiza un seguimiento del uso de diferentes aplicaciones. ¿Quieres terminar los proyectos más rápido? Controle y analice el tiempo dedicado a diferentes tareas. ¿Quiere garantizar la seguridad de los datos? Realice capturas de pantalla cuando los empleados tengan acceso a datos confidenciales. Entiendes el punto.

Por supuesto, puedes rastrear más de una métrica, pero asegúrate de que todas tengan un punto específico. En última instancia, tienes que poder responder a la pregunta: «¿Cómo voy a utilizar estos datos en el mundo real?»

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Es muy difícil dar una respuesta razonable a esta pregunta para la mayoría de los datos personales, como la correspondencia privada de empleados que no tienen acceso a información confidencial. De hecho, a veces se obtiene una imagen más clara al agregar datos anónimos en lugar de analizarlos para cada empleado individual. ¿Y qué mejor manera de garantizar la privacidad y la aprobación de sus empleados?

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Reiteramos una vez más: solo alinear el software de monitoreo empresarial con las necesidades reales de su empresa y rastrear los datos que lo ayudan a lograrlo puede hacer que la supervisión de los empleados sea útil y ética.

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3. ¿A quién debo monitorear?

Aquí es donde tienes dos opciones. La primera es supervisar únicamente a los empleados que consideres una amenaza. Sin embargo, este enfoque es un campo minado ético. Obviamente, es necesario tener cierto grado de duda razonable para poder dirigirte a uno o varios empleados en particular.

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Pero, ¿en qué basará sus sospechas? ¿Reputación? ¿Rumores? ¿Comportamiento percibido? ¿Un incidente pasado que pudo haber sido accidental?

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Si tiene razón en sus suposiciones, entonces genial: ha evitado una filtración o ha desestimado un pasivo. Pero, ¿y si te equivocas? Monitorear selectivamente una computadora basándose en falsas sospechas será considerado muy poco ético e injusto, al menos por ese empleado.

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La segunda opción que tiene es monitorear a todos los empleados de manera indiscriminada. Esta opción es mucho más segura desde el punto de vista ético. Estás tratando a todos por igual, estás agregando datos y solo estás aislando la actividad de un empleado específico si esto genera señales de alerta.

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4. ¿Dónde debo monitorear?

Porque estás usando un programa para rastrear el uso de la computadora, puede rastrear tanto a los equipos remotos como a los que están en la oficina. Por lo tanto, el «dónde» en esta pregunta tiene menos que ver con la ubicación real y más con las máquinas en las que se decide instalar las herramientas de supervisión del lugar de trabajo.

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Por lo general, se considera ético implementar la supervisión de los empleados corporativos en las computadoras y equipos corporativos. Al fin y al cabo, es propiedad de la empresa, por lo que los empleados no pueden esperar mucha privacidad personal allí.

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Por otro lado, el seguimiento de las actividades informáticas en dispositivos personales se encuentra en la zona gris ética. Si proporciona ordenadores de trabajo a todos sus empleados, ¿por qué tendría la necesidad de supervisar sus ordenadores privados? Pero, de nuevo, es posible que a veces no tengas otra opción. Por ejemplo, tienes un equipo remoto que trabaja desde casa con su propio equipo. ¿Cómo pueden estar seguros de que no los estás monitoreando cuando no están trabajando?

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Por lo general, es mejor proporcionar ordenadores a todos los equipos y supervisarlos. Si no puedes hacerlo, tal vez deberías considerar la posibilidad de confiar en tus empleados sin tener que hacer un seguimiento del uso que hacen de sus ordenadores para mantener la ética.

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Con el nuevo 'de Insightfuloficina frente a control remoto', puede implementar el seguimiento de equipos tanto en la oficina como a distancia de forma simultánea. Ahora puede almacenar todos esos datos en un solo lugar y aprender mucho más sobre las tendencias de productividad y el rendimiento en diferentes modelos y entornos de trabajo y, en última instancia, apoyar el crecimiento de los empleados.

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5. ¿Cuándo debo realizar un seguimiento de las actividades de los empleados?

Por último, este es el objetivo de su política de monitoreo, que puede ganar o perder muchos puntos éticos. Sin embargo, siempre y cuando solo supervises el desempeño de los empleados durante las horas de trabajo oficiales, no te pasará nada.

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Contar sus actividades (normalmente improductivas) durante los descansos, por ejemplo, para tener en cuenta su tendencia general de productividad podría considerarse un cruce de la línea. Lo mismo ocurre con los períodos posteriores al horario laboral si sus empleados se llevan sus computadoras portátiles a casa.

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El tiempo de oficina es el tiempo de la empresa, pero todo lo que esté fuera de él es su propio espacio personal que debes respetar y del que debes mantenerte alejado. Las posibles amenazas a la seguridad fuera del horario laboral pueden abordarse de otras maneras menos invasivas, como restringir el acceso.

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Pensar detenidamente en estos cinco puntos e incluirlos en tu política de supervisión de los empleados te ayudará a mantener el rumbo en lo que respecta a la ética y el respeto por la privacidad, pero también ayudará a tus empleados a ver y aceptar los valores que el software utilizado para supervisar a los empleados puede aportar a la empresa en su conjunto.

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Acceso a los datos de supervisión de los empleados

Un último factor a tener en cuenta para garantizar un seguimiento ético del rendimiento es quién tiene acceso a los datos que recopilas con los programas de monitoreo de software.

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Si desea proteger los datos de desempeño de sus empleados, no debe simplemente distribuir estos informes libremente. Y no nos referimos solo a terceros. También debes tener cuidado con quién compartes esta información dentro de tu propia organización.

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Como propietario de una empresa, tienes derecho a saber lo que hacen todos, pero ¿tu CMO realmente necesita saber cuánto tiempo dedican tus desarrolladores junior a Reddit? Probablemente no. Así que piensa en quién tiene acceso a qué y trata de reducir este círculo lo más posible.

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He aquí otra idea a tener en cuenta: dar a los empleados acceso a sus propios datos. Muchas herramientas de monitoreo de computadoras, incluida Insightful, tienen esta opción por defecto, por lo que todo lo que necesita hacer es asegurarse de que los empleados la conozcan.

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¿Por qué deberías hacer esto? Bueno, una de las razones es la ética: dejar que los empleados vean lo que tú ves ayudará a reforzar la idea de transparencia y también generará confianza. Otra razón es de naturaleza más pragmática: los informes y los datos sobre su desempeño pueden ser valiosos para que los empleados descubran formas en las que pueden mejorar y ser más productivos.

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Ah, y una cosa más...

Ahora bien, toda esta charla sobre ética se ve bien en el papel, pero uno dirige una empresa y no tiene tiempo de seguir todos estos pasos solo para recibir una palmadita en la espalda de los moralistas. Así que veamos por qué debería importarte realmente.

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¿Qué pasa si me equivoco? 

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Si no monitorizas a los empleados de forma ética y responsable, es posible que te moleste la conciencia. Pero también corres tres riesgos muy graves para tu empresa: entablar una demanda legal (porque la ley y la ética a veces tienden a superponerse), la mala reputación (¿quién quiere trabajar para una organización de espionaje malvada o ser cliente de ella?) y una alta rotación de empleados (nota al margen: para calcular cuánto puede costarte la rotación de empleados en dinero real, consulta este artículo).

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¿Y si lo hago bien...? 

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Bueno, todo lo contrario a lo del párrafo anterior: navegar sin problemas a través de las leyes y reglamentos, reputación impecable y retención de empleados. Además de un par de bonificaciones adicionales, como Unobstruction aumento de la productividad y evaluaciones justas.

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Por lo tanto, ser ético no es solo una cuestión de filosofía. La ética debe ser una parte integral de todos los procesos empresariales, especialmente de uno tan controvertido como la supervisión informática de la empresa. Respetar a sus empleados y cuidar su privacidad y un trato justo es un requisito previo para el éxito. Y llegar allí es sencillo. En lugar de preguntarte si la supervisión de los empleados es ética en sí misma, puedes asegurarte de que lo es si empiezas por preguntarte: «¿Cómo puedo hacer que sea ético?»

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