En los modelos de trabajo híbridos, las herramientas de supervisión de los empleados desempeñan un papel fundamental a la hora de perfeccionar y optimizar los entornos de trabajo tanto para los empleadores como para los empleados.

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Sirven como algo más que un simple software de seguimiento remoto; son soluciones integrales que proporcionan una gran cantidad de datos que pueden transformar la forma en que las organizaciones perciben y ejecutan el trabajo híbrido.

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Examinemos cómo software de monitoreo remoto de empleados como Insightful, puede proporcionar información valiosa sobre los datos en varias facetas del modelo de trabajo híbrido.

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Conclusiones clave:

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• Las herramientas de monitoreo como Insightful van más allá de la simple vigilancia y enfatizan los conocimientos prácticos.
  
  
• Analizar las métricas de los empleados es clave para identificar y corregir los cuellos de botella en el flujo de trabajo.
  
  
• El análisis predictivo de estas herramientas permite prever la evolución de las necesidades de trabajo híbrido.
  
  
• A medida que cambian los modelos híbridos, las herramientas de monitoreo llenan vacíos de información cruciales y logran un equilibrio entre la productividad y la empatía.

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¿Qué son las herramientas de monitoreo de empleados?

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A medida que el mundo laboral cambia hacia modelos de trabajo flexibles e híbridos, las empresas exploran cada vez más herramientas que pueden ayudarlas a adaptarse de manera eficaz. Entre las diversas herramientas disponibles, las herramientas de supervisión de los empleados, como Insightful, se han convertido en una ayuda importante para las organizaciones que atraviesan esta transición.

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Las herramientas de monitoreo de empleados son esencialmente plataformas de software que rastrean, analizan e informan sobre las actividades de los empleados durante las horas de trabajo. Su función principal no es la vigilancia, sino más bien proporcionar información para ayudar a mejorar la productividad, garantizar la seguridad y apoyar el bienestar de los empleados en un entorno de trabajo descentralizado.

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Así es como estas herramientas, ejemplificadas por plataformas como Insightful, facilitan la optimización del trabajo híbrido a través de datos:

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Comprender el comportamiento de los empleados

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La base de Insightful y herramientas de monitoreo similares es la capacidad de medir el comportamiento de los empleados. Al monitorear métricas como el uso de las aplicaciones, las horas de trabajo activas y los patrones de navegación, Insightful ofrece a los empleadores una visión panorámica de cómo los empleados dedican sus horas de trabajo.

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Esta perspectiva no tiene que ver con la vigilancia sino con la comprensión. Al discernir qué tareas consumen la mayor parte del tiempo de un empleado o al identificar los sitios web y las aplicaciones que se visitan con más frecuencia, los empleadores pueden detectar patrones y tendencias que pueden indicar posibles cuellos de botella o áreas de ineficiencia en los flujos de trabajo.

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Ejemplo:

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Una empresa se da cuenta de que un porcentaje importante de su equipo de diseño utiliza con frecuencia un software gráfico fuera del horario laboral habitual. En posteriores discusiones, se revela que el software funciona más lentamente durante las horas punta debido a las limitaciones del servidor.

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Al optimizar los recursos del servidor o hacer la transición a una solución de software más eficiente, la empresa puede garantizar que el equipo de diseño pueda trabajar cómodamente durante el horario habitual.

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Optimización del espacio de trabajo híbrido con datos

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Insightful puede ser un ejemplo para las organizaciones que buscan ajustar su espacio de trabajo híbrido. Por ejemplo, al analizar los datos sobre las horas en las que los empleados están más activos, las empresas pueden determinar las horas pico de colaboración. Reconocer estos patrones permite a las organizaciones designar horas específicas en las que se pueden programar reuniones o tareas colaborativas para lograr la máxima participación.

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Además, el software puede arrojar luz sobre los recursos de la oficina a los que se accede con frecuencia de forma remota, lo que guía las decisiones sobre el aprovisionamiento de recursos para las configuraciones in situ y remotas.

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Ejemplo:

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Los datos de Insightful muestran que la mayoría de los empleados remotos están más activos entre las 10 de la mañana y las 3 de la tarde. Luego, la empresa introduce las «ventanas de colaboración», que concentran la mayoría de las reuniones y tareas colaborativas dentro de estas horas para maximizar la productividad y minimizar las interrupciones.

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Optimización de la comunicación en función de las tendencias

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La comunicación es la piedra angular del modelo híbrido. Con Insightful, las organizaciones pueden determinar qué plataformas de comunicación son las más preferidas por su fuerza laboral. Al observar la frecuencia y la duración del uso de herramientas como Slack, Teams o Zoom, los empleadores pueden priorizar el apoyo a estas herramientas, garantizando una comunicación fluida.

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Además, si los datos indican que ciertos equipos no se comunican con frecuencia, los empleadores pueden implementar medidas de creación de equipos o programar controles periódicos para mejorar la colaboración.

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Ejemplo:

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Si Insightful indica que un departamento depende en gran medida del correo electrónico mientras que otro usa Slack, una empresa podría considerar la posibilidad de capacitar a los departamentos sobre las herramientas de comunicación favoritas para mejorar la comunicación interdepartamental y reducir los silos.

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Garantizar la seguridad de los datos en una configuración descentralizada

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El modelo híbrido introduce puntos de acceso variados, lo que puede aumentar la vulnerabilidad de los datos. Insightful puede ser fundamental para supervisar el acceso remoto a los recursos de la empresa. Al registrar los patrones de acceso remoto a los datos, la herramienta puede alertar a los equipos de TI sobre un acceso inusual o no autorizado, lo que garantiza una acción rápida.

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Además, comprender los patrones comunes de acceso remoto permite a los equipos de TI reforzar las medidas de seguridad en torno a los puntos de datos más vulnerables.

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Ejemplo:

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Las alertas de seguridad de Insightful indican el acceso inusual a sitios web considerados no seguros. El departamento de TI, informado en tiempo real, restringe temporalmente el acceso y verifica la autenticidad del usuario, lo que evita una posible violación de datos.

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Supervisar y mejorar el bienestar de los empleados

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El agotamiento y el exceso de trabajo pueden convertirse en problemas ocultos en los modelos híbridos. Perspicaces software de seguimiento de empleados proporciona una imagen clara de la distribución de las horas de trabajo, lo que facilita a los equipos de recursos humanos detectar a los empleados que inician sesión constantemente durante muchas horas.

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Estos conocimientos permiten a RRHH intervenir, analizar las cargas de trabajo y garantizar que los empleados mantengan un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal. Además, al integrar los mecanismos de retroalimentación, los empleadores pueden obtener una visión completa tanto de la productividad como del bienestar de los empleados, adaptando las intervenciones en consecuencia.

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Ejemplo:

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El departamento de Recursos Humanos observa que una parte de los trabajadores remotos cierra sesión constantemente una hora más tarde que sus homólogos de la oficina. Recursos Humanos inicia una conversación con estos empleados y se da cuenta de que sienten la necesidad de compensar en exceso por no ser visibles en la oficina.

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Como resultado, Recursos Humanos introduce directrices que hacen hincapié en los resultados en cuestión de horas y realiza controles periódicos para garantizar el cumplimiento.

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Refinar la asignación de recursos con datos

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La asignación de recursos en una configuración híbrida es dinámica. Los datos de Insightful sobre el uso remoto de los recursos de TI pueden guiar la toma de decisiones que van desde la asignación del ancho de banda hasta la concesión de licencias de software. Si la herramienta indica un aumento en el uso de una aplicación específica, las organizaciones pueden asegurarse de que haya suficientes licencias o capacidades de servidor disponibles.

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Del mismo modo, si la tasa de acceso a un módulo de formación es alta, esto sugiere su relevancia y servirá de guía para los RRHH en el futuro desarrollo de los módulos de formación.

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Ejemplo:

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Los informes de Insightful muestran que el acceso remoto al CRM interno de la empresa aumenta los lunes y viernes. El departamento de TI, utilizando estos datos, asigna ancho de banda adicional durante estos días para garantizar un acceso sin problemas y evitar la ralentización del sistema.

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Análisis predictivo para prepararse para el futuro

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Más allá de la información inmediata, herramientas como Insightful ofrecen conjuntos de datos enriquecidos que se pueden utilizar para el análisis predictivo. Al evaluar las tendencias a lo largo de meses o incluso años, las organizaciones pueden anticipar las futuras necesidades laborales híbridas, ya sea en términos de tecnología, asignación de recursos o iniciativas para el bienestar de los empleados.

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Ejemplo:

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Al analizar los datos año tras año, una empresa observa una tendencia creciente de acceso remoto a los módulos de formación en los meses de invierno. Anticipándose a este aumento, la empresa mejora de forma proactiva las capacidades de los servidores y programa personal de soporte adicional para estos meses, lo que garantiza un acceso sin problemas a los recursos de formación.

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Abordar las preocupaciones y garantizar la coherencia

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La introducción de herramientas de monitoreo puede generar preocupaciones entre los empleados con respecto a su privacidad. Los datos de Insightful se pueden anonimizar y agregar, lo que garantiza la privacidad individual y, al mismo tiempo, proporciona información macroeconómica valiosa.

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La comunicación regular, la transparencia sobre el uso de los datos y las políticas claras pueden aliviar aún más estas preocupaciones. Además, el flujo constante de datos de Insightful garantiza que la información sea confiable y procesable.

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Ejemplo:

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Para abordar los problemas de privacidad, una empresa utiliza datos agregados de Insight's seguimiento remoto de la productividad del trabajo en un «resumen de datos» mensual que se comparte con los empleados. Este resumen proporciona información sobre las tendencias de productividad a nivel de equipo, las horas de colaboración más populares y más, sin destacar los comportamientos individuales. Esta transparencia ayuda a generar confianza y refuerza el propósito de la herramienta como medio de mejora y no de vigilancia.

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Conclusión

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En un modelo de trabajo híbrido, las complejidades de gestionar las tareas presenciales y remotas presentan desafíos únicos. Las herramientas de supervisión de los empleados, como Insightful, pueden ser instrumentos vitales para ayudar a las empresas a superar estos puntos problemáticos.

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Sin embargo, es fundamental comprender que el valor de estas herramientas no radica en su capacidad de «observar» a los empleados, sino en su capacidad de proporcionar información útil.

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Desde la optimización de los flujos de trabajo y la garantía de la seguridad hasta la mejora del bienestar de los empleados y la predicción de las necesidades futuras, los datos recopilados de estas plataformas son fundamentales. Cuando se utilizan de forma ética, transparente y con un claro enfoque en la mejora, estas herramientas pueden cambiar las reglas del juego.

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Reducen la brecha de información en los modelos híbridos, lo que permite a las empresas crear un entorno de trabajo fluido, productivo y enriquecedor para todos. A medida que los modelos de trabajo híbridos sigan evolucionando, también lo harán las herramientas que utilizamos, esforzándonos siempre por lograr un equilibrio entre la productividad, la seguridad y el toque humano.

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