Elegir e implementar un rastreador de tiempo pensando en los empleados

Revisar todas esas reseñas de aplicaciones de reloj horario para encontrar la adecuada para su empresa puede resultar abrumador. Hay muchas cosas en las que pensar: características, precio, instalación, soporte, datos e informes... La lista parece interminable. Y, por supuesto, tienes que asegurarte de que el sistema lo que elija se ajusta perfectamente a sus objetivos empresariales y a la dinámica de su organización.

Sin embargo, en este mar de diferentes factores decisivos contenidos en las revisiones del software de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo, hay una cosa que nunca debes perder de vista: tus empleados. O, para ser más precisos, cómo afectará el sistema elegido al flujo de trabajo de los empleados y si es la mejor opción para mejorar su rendimiento.

Por eso, en este artículo, adoptamos un enfoque centrado en los empleados para implementar una aplicación de seguimiento del tiempo y te ofrecemos un recordatorio de algunas cosas que no debes olvidar durante la importante etapa de comparación del software de seguimiento del tiempo.

Elija la aplicación que requiera el menor esfuerzo por parte de los empleados

La tecnología ha avanzado bastante. Ahora, incluso un reloj económico para empleados podrá decirte si un empleado en particular está activo o no. Uno un poco mejor también podrá decirte qué aplicaciones están usando e incluso qué sitios web están visitando, lo cual es una información bastante útil para ti. Y la buena noticia es que, hasta ahora, todas estas cosas se recopilan de forma completamente automática, por lo que tus empleados no tienen que hacer nada.

Pero supongamos que desea asociar este tiempo dedicado a las tareas con proyectos reales en los que están trabajando sus empleados. Para ello, necesitas una aplicación de cronometraje de proyectos, que funciona de forma un poco diferente: tus empleados tienen que indicar manualmente en qué proyecto están trabajando.

Aquí es donde debe ser inteligente a la hora de elegir el software. Quieres elegir la mejor aplicación de seguimiento del tiempo de trabajo que haga este seguimiento de proyectos de la manera más sencilla. Puedes elegir la que solo requiere que los empleados hagan clic en los botones «iniciar» y «detener» a modo indicativo. Este será el proceso más fácil de explicar durante la incorporación y no requiere tanto tiempo para los empleados.

También puedes optar por un rastreador de tiempo automatizado, que, como su nombre indica, realiza esta asignación de proyecto automáticamente en función de los nombres de los archivos. Por lo tanto, sus empleados no necesitan interactuar en absoluto con el software. Si está buscando la experiencia de control del tiempo con las manos libres más conveniente para sus empleados, este es el camino a seguir.

Asegúrese de que el software pueda funcionar en las computadoras de todos los empleados

Más específicamente, estamos hablando de compatibilidad del sistema operativo. En otras palabras, solo asegurarte de que el software funcione en tu ordenador no va a ser suficiente, ya que también tendrás que instalar el rastreador de tiempo en todos los ordenadores que desees rastrear.

Puedes elegir la versión Mac del software de seguimiento del tiempo de los empleados si ese es el sistema operativo que estás utilizando, pero si la mayoría de tus empleados utilizan Windows, la aplicación no será tan útil. Entonces, ¿el mejor software de seguimiento del tiempo es compatible con Mac o Windows? Bueno, la respuesta es ambas cosas, por si las moscas.

Además, las cosas se complican aún más cuando agregas a la mezcla trabajadores remotos que usan sus propios ordenadores. Porque aunque los trabajadores de oficina usen Mac o Linux por norma, los usuarios de Windows seguirán necesitando una aplicación de cronometraje para los usuarios de Windows en caso de que los trabajadores remotos la necesiten.

No seas demasiado tacaño

Puede que te sientas tentado a ir directamente a las reseñas gratuitas de software de cronometraje, pero no es mala idea sopesar el precio con las funciones que obtienes. Las versiones gratuitas no suelen tener tantas funcionalidades como las más sofisticadas, por lo que puede que no sean la mejor opción para mejorar el rendimiento de tus empleados. Básicamente, todo depende de lo que pretendas lograr.

Algunos de los sistemas más avanzados ofrecen versiones freemium, pero ten mucho cuidado al implementarlas. Estas ofertas, aunque suelen ser mejores que las de una aplicación gratuita, están restringidas a un número limitado de usuarios, normalmente hasta diez. Por lo tanto, si tienes más empleados que esa cantidad, o incluso si solo planeas crecer, esta no es la solución óptima: no es justo hacer un seguimiento de algunos empleados y no de otros solo porque has alcanzado el límite de usuarios.

Opte por el software con acceso compartido

La flexibilidad a la hora de compartir el acceso a los datos de seguimiento del tiempo es crucial para los empleados y para cualquier mejora que pretendan realizar. Para obtener los mejores resultados, intenta encontrar un software que permita a los empleados ver sus propios datos. Esto no debería ser difícil. Pero tampoco olvides animar a tus empleados a utilizar esta función una vez que la implementes.

Dar a sus trabajadores acceso a software de seguimiento de empleados es bueno para su motivación: se darán cuenta de que confías en ellos lo suficiente como para darles acceso a cualquier cosa a la que tengas acceso. Además, es posible que empiecen a idear sus propias estrategias de mejora.

No olvide la sesión informativa

La última consideración a la hora de implementar un rastreador de tiempo en tu lugar de trabajo (o al menos el último antes de empezar a usarlo) es el proceso de incorporación. Es recomendable que les digas a tus empleados que de ahora en adelante controlarán su tiempo, pero la forma en que lo hagas también es extremadamente importante.

Intente entender el punto de vista de sus empleados y sus reacciones. Explica el proceso detalladamente y permíteles hacer preguntas. Ser transparente y abierto en lo que respecta al seguimiento del tiempo hará que ganes crédito entre los empleados y, si incorporas el software de seguimiento del tiempo, es más probable que se desempeñen igual de bien que antes.

Conclusión

Al elegir la mejor aplicación de seguimiento del tiempo de los empleados para su empresa, no olvide que también debe tomar la mejor decisión para sus empleados. Teniendo en cuenta las cosas de las que hablamos al implementar la nueva software de seguimiento del tiempo de los empleados mantendrá a sus empleados satisfechos porque podrán ver que todo está sucediendo en su mejor interés.

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