Una lista de verificación para la transición efectiva a un lugar de trabajo híbrido

Las fuerzas laborales híbridas no fallan por un problema inherente al modelo en sí, sino por la falta de planificación y de los sistemas adecuados. Encamine a su equipo hacia el éxito con esta lista de verificación para el éxito de los sistemas híbridos.

El trabajo remoto y las fuerzas laborales híbridas se están convirtiendo en el modo de trabajo preferido para los profesionales de todo el mundo. Sin embargo, si bien es posible que muchos empleadores estén más que dispuestos a ofrecer este tipo de entorno laboral, no todas las empresas saben cómo emplearlo adecuadamente.

Para aprovechar al máximo una fuerza laboral híbrida, debe establecer una base sólida para sus equipos y sistemas. Para ayudarlo a hacerlo, analicemos algunas consideraciones clave para preparar a su organización para el éxito.

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Su lista de verificación para la transición efectiva a un lugar de trabajo híbrido

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Los modelos de trabajo híbridos son eficaces, ya que permiten a los empleados beneficiarse del apoyo presencial en la oficina y, al mismo tiempo, les brindan la libertad y la paz que necesitan para trabajar de manera eficiente en casa.

La tecnología híbrida también es una opción atractiva para los empleadores. Proporciona flexibilidad, puede ayudar a minimizar los gastos generales y posicionarse como una ventaja para atraer a los mejores talentos.

Dicho esto, pueden surgir problemas si no se implementan los sistemas correctos. Estos problemas no suelen afectar a los propios empleados, sino a la forma en que se ha establecido el lugar de trabajo híbrido. ¡Usa los consejos de la lista de verificación que aparece a continuación para ayudar a tu equipo a mejorar la productividad en la oficina y de forma remota!

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1. Defina claramente su estructura híbrida

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La realidad es que los equipos de su organización tienen diferentes requisitos de trabajo. Por lo tanto, no puedes establecer un plan de trabajo híbrido y esperar que sea adecuado para todos los departamentos. En su lugar, céntrese en desarrollar una estructura híbrida que tenga en cuenta las funciones únicas de cada equipo.

Por ejemplo, es posible que tu equipo de marketing solo necesite reunirse internamente uno o dos días a la semana para sincronizarse y, después, pueda pasar el resto de la semana trabajando desde casa. Mientras tanto, es posible que tu equipo de TI necesite dedicar mucho más tiempo a la empresa debido a sus tareas técnicas prácticas.

Cuando construyas tu estructura híbrida, busca la opinión de los líderes de equipo. Empieza por preguntarte cuál sería la estructura ideal para sus responsabilidades, empleados y preferencias gerenciales. A continuación, cree una estructura híbrida a nivel de equipo que se adapte a sus necesidades.

Recuerda que una vez que tienes una estructura híbrida, no es permanente. Evalúe continuamente el éxito de su estructura híbrida en función de la productividad, la felicidad y la logística. Luego, ajústese en consecuencia de forma rutinaria, sin exagerar ni causar interrupciones.

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2. Ponga en marcha sus sistemas tecnológicos

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En una fuerza laboral híbrida, la tecnología es crucial para la capacidad de su organización de comunicarse, administrar y mantener la productividad. El cambiar a una fuerza laboral híbrida puede presentar desafíos que requieren que cambies la tecnología que utilizas para abordar el trabajo. Cuando busque desarrollar nuevos sistemas para dar cabida a toda su fuerza laboral, concéntrese en lo siguiente:

• Evalúe las herramientas que usa actualmente en su fuerza laboral para determinar si serán adecuadas o no en un entorno híbrido o si deberán reemplazarse
• Identifique los nuevos puntos de estrés que puede crear su nuevo modelo de trabajo híbrido y busque herramientas que aborden estos problemas.
• Establezca sistemas sólidos de comunicación para brindar un soporte integral a los equipos, independientemente del lugar desde el que trabajen
• Optimice su oferta tecnológica asegurándose de que solo se utilice una herramienta para cada función de su equipo. Por ejemplo, una herramienta de productividad que utilizan todos los departamentos.
• Priorice la productividad con herramientas como las aplicaciones de productividad para pequeñas empresas para obtener información como la productividad por hora trabajada.

Por supuesto, la tecnología abarca mucho más que solo las soluciones de software en las que confía para administrar su organización con facilidad.

Sus cálculos centrados en la tecnología también deben tener en cuenta el probable aumento del uso de dispositivos personales en su nueva configuración híbrida. La mayor dependencia de los dispositivos personales requiere prestar más atención a la seguridad de los datos y al cumplimiento.

En resumen, la planificación de la tecnología para su equipo híbrido es un acto de equilibrio que requiere una reflexión cuidadosa por parte del departamento de TI. Sea cual sea el paquete que elija, asegúrese de proporcionar las herramientas necesarias para que los miembros del equipo trabajen de manera productiva, sin complicar demasiado las cosas con sistemas demasiado complejos.

3. Tenga un plan de participación

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Cuando los empleados se conectan menos físicamente, existe el riesgo potencial de una mayor desconexión.

A pesar de todos sus defectos, un aspecto positivo innegable del trabajo en la oficina es el compromiso cara a cara que fomenta. Desde la formación de los nuevos empleados, las interacciones diarias hasta los eventos sociales, el compromiso que en gran medida se produce de forma natural en la oficina ayuda a aumentar silenciosamente la productividad en la empresa

Si no se presta más atención, este compromiso puede perderse en un entorno híbrido.

Entonces, ¿cómo replicas el compromiso cuando tu equipo está dividido entre el hogar y la oficina? Bueno, todo comienza con tener un plan de participación específico.

Los fundamentos de un plan de participación efectivo pueden incluir:

• Establecer un cronograma de reuniones regulares para discutir los nuevos desarrollos y responder a las preguntas de los empleados
• Planificar días de trabajo en equipo para fomentar la colaboración y ayudar a desarrollar una conexión más sólida entre los compañeros de equipo
• Abordar los aspectos más difíciles de un proyecto durante los días programados en la oficina para que los empleados puedan obtener más productividad por hora trabajada cuando trabajan desde casa

Un plan sólido de compromiso brinda a los empleados el apoyo que necesitan para prosperar dentro y fuera de la oficina. Si quieres aumentar la productividad de los empleados mientras cambias a un entorno híbrido, ¡asegúrate de implementar un plan de compromiso, empezando por los consejos anteriores!

4. Haga que las cosas sean iguales para todos los empleados

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En un equipo híbrido, existe el riesgo de que los empleados de la oficina tengan (o se perciba que tienen) acceso a más oportunidades que sus homólogos remotos. Esto puede generar más oportunidades de ascenso, reconocimiento o incluso ser la primera opción para los proyectos en los que trabajan.

Para garantizar que su lugar de trabajo no demuestre esta creencia, es importante que preste especial atención a brindar a todos el mismo acceso a las oportunidades, dentro y fuera de la oficina.

Pero, ¿cómo puede su organización garantizar la igualdad para todos en todos los ámbitos? Una forma de hacerlo es establecer programas de reconocimiento. Los programas de reconocimiento sirven para definir los estándares de desempeño y recompensar a los empleados que cumplen y superan estos estándares.

Para aprovechar al máximo estos programas, debe buscar aplicaciones de productividad para pequeñas empresas que respalden sus esfuerzos. Las herramientas y aplicaciones de productividad adecuadas le brindarán información crucial sobre el desempeño de cada empleado, lo que le ayudará a establecer un programa de reconocimiento objetivo.

También puedes implementar un programa de mejora de la productividad para ayudar a fomentar la igualdad dentro de tu equipo. Este tipo de programa ayudará a todos los empleados a operar con el mismo apoyo y recursos que todos los empleados, independientemente de su ubicación.

5. Obsesiona con la seguridad y la privacidad

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Operar únicamente en la oficina significa tener un mayor control sobre la seguridad de sus datos y la tecnología utilizada en el trabajo. Añadir el trabajo remoto puede complicar las cosas cuando se utilizan elementos como dispositivos personales para acceder a los datos de la organización.

Es fundamental que tenga en cuenta estos puntos cuando cambie a un lugar de trabajo híbrido. Establezca políticas y software que protejan sus datos y eviten que terceros malintencionados accedan fácilmente a la información privada de su organización. Esto puede implicar impedir por completo el uso de dispositivos personales o hacer que los empleados instalen software centrado en la seguridad para proteger sus ordenadores.

La seguridad va más allá de instalar el software antivirus. Opte por un software que tenga funciones de seguridad de nivel empresarial, utilice redes privadas virtuales (VPN), instituya la autenticación multifactor y considere la posibilidad de utilizar redes privadas para proteger los datos de la empresa.

La mitad de la batalla está en la tecnología que utilices. Sin embargo, es importante que eduques a tus empleados sobre las mejores prácticas cuando trabajan en sus propios dispositivos para evitar filtraciones de datos inadvertidas.

Ya sea que elija adoptar un enfoque de confianza cero o permitir que los empleados traigan sus propios dispositivos, crear una estrategia de seguridad adecuada es crucial para la seguridad de los datos de su organización.

6. Planifique al menos un par de eventos presenciales cada año

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Los eventos presenciales permiten a los empleados fomentar relaciones que mejoran su trabajo en general y hacen que la colaboración sea fluida. Además, los eventos presenciales pueden aumentar la moral de la empresa, celebrar a los empleados por su arduo trabajo y permitir que todos se conozcan mejor.

Planifique al menos uno o dos eventos presenciales al año para obtener estos beneficios. ¡También puedes organizar eventos virtuales a lo largo del camino para lograr un efecto similar si lo deseas!

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7. Obtenga comentarios de sus empleados

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Las personas en las que su estructura de fuerza laboral híbrida tendrá un mayor impacto son sus empleados. Antes de finalizar el diseño de su estructura híbrida, póngase en contacto con ellos para obtener información sobre los planes híbridos que ha propuesto.

Asegúrese de seguir solicitando comentarios de su equipo una vez que su lugar de trabajo híbrido esté en marcha. Este ciclo continuo de retroalimentación ayudará a perfeccionar la forma en que trabaja tu equipo híbrido. También puedes combinar los comentarios con los datos de rendimiento de tu aplicaciones de productividad para pequeñas empresas.

En función de los comentarios que recibas, brinda a tu equipo el apoyo y los recursos adicionales que puedan necesitar para prosperar en su nuevo entorno. Cuando trabajes con tus empleados para crear el lugar de trabajo híbrido perfecto, estarán mucho más contentos de empezar.

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Ahora, está listo para convertirse en híbrido...

Los lugares de trabajo híbridos requieren una planificación informada y sistemas bien considerados. En un principio, puede ser necesario calibrarlo un poco. Sin embargo, las ventajas para ti y tu equipo valen la pena.

Por lo tanto, si está haciendo la transición del trabajo en la oficina al trabajo híbrido, comience con la lista de verificación anterior. Concéntrese en configurar sus sistemas y procesos. Brinde a los empleados el apoyo y los recursos que necesitan para obtener más productividad por hora trabajada. Y cree un sistema seguro para proteger sus datos.

Con todos estos métodos para mejorar la productividad, está listo para aprovechar al máximo su nuevo modelo híbrido.

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