¿Cómo puedo mejorar el rendimiento de mi empresa? ¿Cómo puedo asegurarme de que todos hagan lo que se supone que deben hacer? ¿Cómo sé que todos los datos y archivos están seguros? ¿Cómo hago un seguimiento de mis horas de trabajo?

Estas son todas las preguntas que no es el único que se hace. Y si hay una respuesta para todos estos problemas, tiene que ser software de monitoreo de empleados. Para aquellos que no estén familiarizados con el concepto, se trata básicamente de una especie de «software de monitoreo de software», lo que significa que les permite ver a qué programas, e incluso sitios web, acceden y utilizan sus empleados y, al mismo tiempo, hacer un seguimiento del tiempo que pasan allí. Incluso te permite echar un vistazo al monitor del ordenador de cualquier empleado haciendo una captura de pantalla y medir la productividad de los empleados, entre otras funciones.

No cabe duda de que todas estas potentes funcionalidades ayudan a resolver la cuestión de cómo supervisar el uso del PC en el lugar de trabajo, pero, como ocurre con cualquier cosa, hay una forma incorrecta de utilizarlas.

El mejor beneficio, pero también potencialmente el mayor obstáculo de un monitor de software para empleadores es la cantidad de datos que recopila, así como la precisión y el detalle de todos sus informes. La razón por la que esto es beneficioso debería ser evidente sin ninguna explicación, pero ¿cómo puede ser un obstáculo?

Bueno, en pocas palabras, tantos detalles y tanta información pueden captar toda tu atención y desviar tu atención del panorama general. Sin duda, esto es más importante para su empresa en su conjunto que cualquier pequeño dato o estadística individual tomada por separado.

Veamos algunos ejemplos de lo que puede salir mal si solo prestas atención a los pequeños detalles y cómo el simple hecho de modificar tu actitud de la manera correcta puede convertirte en un profesional de la supervisión de los empleados.

Datos individuales frente a datos agregados

Es posible que a veces no tenga esta opción, pero el mejor software de monitoreo de pantallas de computadora le brinda muchos niveles diferentes de descripción general de los datos. Por lo tanto, obtendrás informes individuales para cada empleado y también podrás agregar estos datos a nivel de equipos o departamentos y obtener informes colectivos. Y es esta última presentación la que te resultará más útil en la mayoría de los casos.

No lo malinterpretes, los informes individuales no son en absoluto inútiles. Es solo que para que valgan la pena, es necesario tener una razón específica para centrarse en los detalles. Por ejemplo, al incorporar a nuevos trabajadores o al asegurarse de que alguien merece un ascenso. O, en un escenario más sombrío, sospechas que se ha producido una filtración y quieres ver la pantalla del ordenador del empleado. Estos son todos los casos en los que está bien centrarse en un empleado específico.

Sin embargo, esta práctica se convierte en un problema cuando tienes muchos empleados y quieres supervisar todas sus actividades. Hacerlo centrándose en cada empleado específico de forma individual desperdicia mucho tiempo y muy rara vez produce información práctica.

En cambio, si organizas los datos en clústeres de equipos, será mucho más fácil estimar su rendimiento general. Hacer que su empresa supervise las actividades informáticas de los empleados de esta manera le permitirá organizar el flujo de trabajo del equipo de una manera mucho más informada e impactante.

Rendimiento general en comparación con instancias específicas

Pasemos a ejemplos más específicos. A veces quieres concentrarte en un empleado. En la sección anterior mencionamos varios motivos por los que podrías necesitar hacer esto, pero también puede deberse a que deseas realizar evaluaciones individuales del desempeño. Y saber cómo supervisar otro ordenador con este objetivo en mente también es un arte.

Sentarse frente a un software de seguimiento de empleados vigilando constantemente la pantalla del monitor de la computadora de un empleado sería una enorme pérdida de tiempo, sin mencionar que es casi espeluznante. Y aunque lo hicieras, no te serviría de mucho el hecho de que un empleado pasara 3 minutos y 23 segundos navegando por Reddit ese día.

El rendimiento tiene que ver con el panorama general. No se trata solo de los casos específicos de uso de las aplicaciones, sino también del tiempo que dedican a trabajar, los resultados que pueden obtener, si cumplen con los plazos, en qué medida contribuyen al éxito de la empresa y mucho más.

Por lo tanto, libere el software de seguimiento de la productividad para que se ejecute y recopile todos los datos, pero luego aproveche al máximo todos los informes y plazos para encontrar las tendencias y el panorama general del desempeño de cada trabajador.

En última instancia, debes buscar una mejora constante en lugar de intentar castigar cada instancia de uso improductivo de la aplicación durante los descansos.

Microgestionar frente a trabajar para alcanzar los objetivos empresariales

Cualquier definición de software de monitoreo de computadoras incluirá el hecho de que el monitoreo debe realizarse con el fin de optimizar su negocio. Ahora, la clave está en tu interpretación de la frase.

Pensar que podrías hacer el trabajo de todos de manera más eficiente y luego usar tu software de seguimiento para microgestione a sus empleados es un territorio peligroso. No solo le hace perder tiempo y esfuerzo (por lo tanto, va en contra de la optimización que está intentando lograr), sino que también frustra a sus empleados.

Así que, en lugar de hacer el trabajo de todos, debes concentrarte en hacer el tuyo. Y eso es gestionar las personas y los procesos. Decide tus objetivos empresariales y esfuérzate por alcanzarlos. Si quieres que tus equipos completen más proyectos, usa tu sistema de seguimiento para organizar su tiempo de manera más eficiente; si quieres eliminar tus suscripciones a software profesional, haz un seguimiento del uso de las aplicaciones; si tu objetivo es lograr un mayor nivel de cumplimiento de las horas de trabajo, céntrate en el seguimiento de la asistencia, etc.

Como gerente, el mejor uso de su tiempo es pensar en grande.

Conclusión

El software de seguimiento es una herramienta poderosa capaz de cambiar su negocio. Sin embargo, esta capacidad reside en cómo los empleadores supervisan las actividades informáticas de los empleados. Hazlo de la manera correcta y tendrás un gran éxito. Sin embargo, hazlo mal y terminarás perdiendo tiempo y sin moverte ni un centímetro.

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