6 consejos de productividad remota para ayudar a los equipos remotos a utilizar la tecnología de forma productiva

A medida que nos adentramos en una nueva era laboral, nuestra dependencia de la tecnología crece. Aprender a trabajar de manera más eficaz en la era moderna comienza con la comprensión de la tecnología.

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Cada vez más empleados comienzan a adoptar el trabajo remoto o un modelo de lugar de trabajo híbrido en el mundo actual. Esto significa que las organizaciones se enfrentan a la necesidad de un número cada vez mayor de dispositivos y aplicaciones para gestionar la productividad dentro y fuera del lugar de trabajo.

¿El problema?

Con tantas opciones y tipos diferentes de aplicaciones de trabajo remoto, es posible que se enfrente a una serie de riesgos de seguridad y pérdidas de productividad debido a la gran cantidad de opciones y combinaciones. Esto puede suceder incluso si estás pensando mucho en hacer un seguimiento de la productividad de los trabajadores remotos de tu equipo.

Para mantener la seguridad y la productividad con la tecnología moderna, analicemos algunos de los riesgos a los que puede enfrentarse y las seis mejores prácticas de los equipos remotos para fomentar el uso productivo de la tecnología en el trabajo remoto.

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¿Por qué la tecnología desempeña un papel tan crucial en la fuerza laboral moderna?

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Confiamos en la tecnología para navegar en nuestra vida cotidiana. La tecnología está en todas partes, y eso puede ser algo increíble.

La tecnología ha abierto una forma de trabajar completamente nueva. Ya se trate de trabajadores de la economía colaborativa que utilizan teléfonos inteligentes para ganar dinero en su tiempo libre o de autónomos que utilizan ordenadores portátiles para trabajar en todo el mundo, la tecnología es una parte integral de la forma en que trabajamos hoy en día.

Las empresas actuales deben poder utilizar la tecnología para permitir una comunicación y una colaboración fluidas entre los equipos presenciales y remotos. ¿Por qué? Dar a los empleados la posibilidad de trabajar donde quieran a menudo se traducirá en empleados más satisfechos y productivos.

Con equipos cada vez más remotos, el desafío para los líderes es descubrir las mejores herramientas remotas para administrar su fuerza laboral global. Muchas empresas se han acostumbrado a centrarse únicamente en la tecnología de la oficina, lo que no proporciona todas las respuestas a la hora de aumentar la productividad del trabajo remoto.

Además de crear sistemas y procesos eficientes (y hacer un seguimiento de la productividad de los trabajadores remotos), los líderes de las empresas también se enfrentan al desafío de evitar los riesgos que acompañan a la tecnología diseñada para el lugar de trabajo moderno.

Entonces, ¿cuáles son los riesgos y cómo se afrontan?

Los desafíos de la tecnología moderna para los líderes de hoy

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El impacto de la tecnología en la productividad es innegable. La tecnología facilita más que nunca la colaboración, la comunicación y la coordinación desde cualquier lugar. Para los equipos remotos e híbridos, esto permite una mayor productividad de los equipos remotos que no habría existido de otro modo.

Por supuesto, esto no significa que la tecnología sea perfecta. Los líderes de las empresas aún tienen algunas preocupaciones con respecto a la productividad, entre ellas:

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El potencial de distracciones

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Trabajar de forma remota significa estar siempre delante de un dispositivo, y supervisar a los empleados remotos no es lo mismo que supervisarlos en el lugar de trabajo. Todos conocemos la tentación de abrir una nueva pestaña para ver un vídeo divertido. Desafortunadamente, la posibilidad de distracciones siempre es una amenaza para la productividad de los empleados remotos.

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No tener las herramientas adecuadas

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Hay muchas herramientas diseñadas para un propósito específico, pero eso no significa que cada herramienta sea adecuada para cada equipo. Si acabas eligiendo las herramientas equivocadas, tu equipo podría quedarse atrás.

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Tener demasiadas herramientas

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Tener demasiadas herramientas puede ser tan perjudicial como no tener ninguna de las herramientas adecuadas. Cuando no está consolidando su comunicación en una sola plataforma, tiene que utilizar varias herramientas para realizar el trabajo, lo que puede hacer perder tiempo y hacer que la colaboración eficaz sea casi imposible.

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Falta de estructura en el hogar

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Todas las herramientas de productividad del mundo no pueden ayudar al personal remoto a concentrarse si no cuentan con la estructura adecuada en casa. Si no tienen un espacio de trabajo específico, carecen de un horario de trabajo o solo trabajan y no mantienen un buen equilibrio entre la vida laboral y personal, su productividad se verá naturalmente afectada. Esto sucederá independientemente de si tiene o no un software de monitoreo remoto de la productividad de los empleados.

Con la tecnología viene la necesidad de seguridad

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Más allá de la productividad, los líderes también deberían preocuparse por la seguridad. Las preocupaciones de seguridad suelen centrarse en:

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Riesgos de violación de datos

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Los trabajadores remotos corren un mayor riesgo de sufrir violaciones de datos debido al uso de dispositivos personales y al almacenamiento de datos en programas en la nube que de otro modo no se llevarían a cabo en el lugar de trabajo. Si no cuenta con la protección adecuada para todos los equipos de tecnología de sus empleados que contienen datos confidenciales, esto puede ser motivo de preocupación.

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Trabajo realizado en dispositivos personales

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Como dijimos anteriormente, los dispositivos personales no son los más seguros, y eso los deja a usted y a sus empleados vulnerables a los ataques informáticos que, de otro modo, podrían evitarse. Lo último que quieres es que entre un hacker y se lleve información valiosa y arruine tus sistemas.

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Dispositivos que se utilizan dentro y fuera de la oficina

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Hacer un seguimiento de los dispositivos que salen de la oficina y se utilizan de forma remota puede resultar difícil. En caso de pérdida o robo, esos son los costos que debe pagar para reemplazar estos artículos. Si son pirateados después de haber sido robados, esto también puede ser potencialmente perjudicial para su empresa.

En pocas palabras, hay muchas cosas a tener en cuenta al usar la tecnología para optimizar sus operaciones remotas o híbridas. Afortunadamente, hay algunas medidas que puedes tomar para mejorar tu experiencia cuando cambies a una nueva forma de trabajar.

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Cómo fomentar el uso productivo de la tecnología

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Es sencillo asegurarse de que la tecnología funcione para usted. Algunos de los consejos clave de productividad remota que se pueden utilizar son los siguientes.

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1. Preste mucha atención al uso de Internet y las aplicaciones de los empleados

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Supervise el uso de aplicaciones y sitios web para determinar qué herramientas son las más importantes para sus empleados y cuáles deben restringirse. Puede hacerlo de la siguiente manera seguimiento de la productividad de los trabajadores remotos y ver qué aplicaciones producen menos resultados durante las horas de trabajo.

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2. Ofrezca acceso contextual a aplicaciones y sitios web

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Proporcione acceso contextual a aplicaciones y sitios web a determinados empleados en función de sus funciones. Por ejemplo, si un empleado necesita acceder a Facebook con fines de marketing, lo recibirá. Mientras tanto, es posible que alguien que trabaje en el equipo de desarrollo no lo haga.

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3. Permita que los empleados accedan a ciertos sitios web durante los descansos

Brinde a los empleados acceso a redes sociales y sitios de noticias que puedan usar durante el tiempo de inactividad. Recuerde que obligar a los empleados a trabajar 24 horas al día, 7 días a la semana, no contribuye a un entorno de trabajo remoto productivo. ¡Los descansos son necesarios!

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4. Mantenga protegidos los dispositivos fuera de la oficina para evitar filtraciones de datos

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Proteja los datos de la empresa en los dispositivos del espacio de trabajo, los dispositivos personales que han sido autorizados para su uso remoto y los dispositivos de la empresa que se utilizan dentro y fuera de la oficina mediante una fuerza laboral híbrida.

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5. Desarrolle un conjunto de herramientas técnicas que minimice el uso de la aplicación

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Desarrolle un conjunto de herramientas técnicas que ofrezca a su equipo una solución para cada necesidad a fin de evitar un sistema de herramientas fracturado que perjudique su productividad. Por ejemplo, elige a Slack como tu principal herramienta de comunicación, limita las videoconferencias exclusivamente a Zoom y canaliza toda la gestión de tus proyectos a JIRA.

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6. Capacite a su fuerza laboral sobre cómo usar la tecnología de manera eficiente

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Brinde a sus empleados la capacitación y las expectativas adecuadas para que sepan cómo usar su tecnología y entiendan qué está permitido y qué no. Puede hacer cumplir estas expectativas con un software de monitoreo remoto de la productividad de los empleados.

La tecnología puede ser una gran distracción o un importante apoyo para la productividad de tu equipo. ¡Haz que sea lo último aprovechando los consejos anteriores para crear sistemas de trabajo remotos o híbridos sólidos para tu equipo!

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Es imprescindible adaptarse a las necesidades de trabajo remoto

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Los entornos de trabajo remoto e híbrido dependen de la tecnología para realizar el trabajo, pero eso no significa que todos los equipos utilicen las aplicaciones disponibles de manera eficiente. Para fomentar un entorno de trabajo remoto productivo, debemos entender los numerosos riesgos de productividad y seguridad a los que puede enfrentarse cualquier organización y aprender de ellos.

La guía anterior le dará la dirección correcta para desarrollar sistemas e implementar medidas de seguridad para evitar estos obstáculos y aumentar la eficiencia de sus organizaciones. Una vez que tenga todos los sistemas implementados, puede complementarlos con software de monitoreo remoto de la productividad de los empleados ¡para hacer un seguimiento de la productividad de sus empleados y mantenerlos comprometidos!