5 consejos imprescindibles de gestión del flujo de trabajo para el lugar de trabajo asincrónico

Los lugares de trabajo asincrónicos son una parte esencial de la revolución del trabajo remoto.

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Trabajar con profesionales de todo el mundo tiene muchos beneficios, y permitir que los empleados locales trabajen desde casa es un cambio muy bienvenido.

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Sin embargo, el trabajo asincrónico presenta a los gerentes y directores ejecutivos un conjunto único de desafíos:
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• ¿Cómo mantienes a todos en sintonía y comprometidos?
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• ¿Cómo logras que los miembros del equipo colaboren cuando nunca están despiertos al mismo tiempo?
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• ¿Es posible programar una reunión?

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Nada es imposible y estos desafíos no deberían disuadirlo de usar la sincronización asincrónica. En este artículo, le mostraremos cómo transformar su lugar de trabajo asincrónico en una fuente inagotable de productividad de la siguiente manera:
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1. Establecer reglas firmes para un flujo de trabajo asincrónico ininterrumpido
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2. Minimizar el número de reuniones y hacerlas superproductivas
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3. Creación de planes efectivos y claros con la metodología OKR
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4. Empleado usando monitoreo de software de actividad
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5. Aproveche al máximo su variada oferta tecnológica

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#1 Establecer reglas básicas de trabajo y comunicación

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Por mucho que alivie tanto al personal como a la administración, el trabajo asincrónico tiene limitaciones relacionadas con el tiempo que exigen un conjunto firme de reglas para seguir funcionando.

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Es fácil realizar una llamada rápida de Zoom cuando se trabaja en tiempo real para resolver cualquier percance o falta de comunicación. Sin embargo, la comunicación asincrónica depende de la puntualidad y de que los empleados puedan trabajar de forma independiente, siguiendo las reglas de trabajo establecidas de antemano.

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Estos consejos ayudarán enormemente a tu lugar de trabajo asincrónico:
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1. Los compañeros de trabajo deben ser totalmente presente y responsivo durante sus horas de trabajo preestablecidas.
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2. Los gerentes deben delegar tareas urgentes teniendo en cuenta las horas y competencias de los empleados. Esto garantiza que se minimice el tiempo entre la aparición del problema y la respuesta. Si una tarea requiere atención inmediata, el empleado activo puede atenderla de inmediato.
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3. Todas las herramientas de administración de tareas, listas de verificación y ayudas organizativas deben ser actualizado en tiempo real para que los empleados que se hagan cargo del turno tengan información precisa cuando comiencen sus jornadas laborales.
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4. Los empleados deben reportar cada problema a medida que ocurre y registran cada paso que den para solucionarlo.
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5. Cada empleado debe tener acceso a una base de conocimientos completa para consultar en caso de que su supervisor no esté disponible.
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6. Si el equipo es estructurada jerárquicamente, todos deben saber a quién dirigirse en caso de que tengan alguna pregunta o no puedan completar su tarea por sí solos; debe haber al menos un supervisor totalmente competente disponible en cada turno.
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7. Las competencias de los empleados se evaluarán periódicamente, para que los gerentes sepan cómo crear un cronograma de turnos; esto le permite tener un equipo capacitado disponible en todo momento.

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#2 Aprenda a trabajar sin reuniones improductivas

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Para la mayoría de los empleados, el trabajo asincrónico significa menos reuniones, ya que es más difícil programarlas en diferentes zonas horarias.

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¡«Esto podría haber sido un correo electrónico» ahora se convierte en un correo electrónico real! Crea una política de reuniones en la que se diga «pregunta primero», en la que nadie programe una reunión sin intentar resolver el asunto primero por mensaje. La otra opción es utilizar opciones más rápidas y menos formales: Huddle es una excelente herramienta de Slack que ya ha sustituido a muchas videollamadas y reuniones innecesarias.

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Cuando necesite celebrar una reunión, aprovéchela al máximo de la siguiente manera:
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• Creación de un agenda de la reunión con puntos específicos y puntos de conversación a los que te ceñirás, además de describir los objetivos de cumplimiento.
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• Solo invitando a número limitado de empleados relevante para el tema de la reunión.
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• Alentar a los empleados a bloquear los tiempos de enfoque en sus calendarios, para indicar que están demasiado ocupados con un trabajo más importante.
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• Grabación de las reuniones para compañeros de trabajo ausentes para que puedan revisarlo cuando tengan tiempo, en lugar de insistir en que se presenten.
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• Mantener las reuniones lo más breves posible: la mayoría de las personas se desconectan después de media hora.

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¿Qué pasa si *necesito* que todos estén presentes en la reunión?

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Para las actualizaciones importantes de la empresa o el departamento, a veces es necesario poner manos a la obra. Las zonas horarias pueden hacer que esto sea bastante complicado, ¡pero casi siempre hay una forma de encontrar una hora aceptable para todos!

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He aquí un pequeño truco que te ayudará a encontrar la franja horaria perfecta para las reuniones presenciales obligatorias: usa El planificador de reuniones World Clock.

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El World Clock Meeting Planner es un práctico sitio web que le permite introducir la fecha de la reunión y las ubicaciones de los participantes. A continuación, la aplicación calcula la franja horaria más agradable para cada participante.

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En caso de que alguien aún necesite presentarse fuera de su horario laboral, compénselo con el pago de horas extras o déjelo dormir al día siguiente, especialmente si necesita quedarse despierto hasta tarde para asistir a una reunión.

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#3 Cree planes semanales, mensuales y trimestrales utilizando la metodología OKR

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OKR son las siglas de «Objectives and Key Results» (Objetivos y resultados clave), y es un método para establecer metas dividiéndolas en pasos más pequeños y manejables que conducen a la finalización exitosa de las tareas.

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El «objetivo» es la meta final que quieres lograr, y los «resultados clave» son acciones más pequeñas, con poco tiempo, pero realistas para alcanzar el objetivo.

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La metodología OKR es una forma saludable de lograr los objetivos, pero tiene beneficios adicionales para los lugares de trabajo asincrónicos.

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El objetivo es un faro simbólico para los empleados. Pueden dirigir sus acciones hacia la baliza sin solicitar instrucciones específicas cada vez que tengan dudas, lo que les hace más independientes en su trabajo. Los resultados clave deben analizarse y explicarse bien para que las personas sepan qué hacer sin la presencia de un supervisor, lo que suele ocurrir con el trabajo asincrónico.

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Además de la alineación, los OKR brindan al personal la capacidad de centrarse en objetivos rastreables y mantener su compromiso con mayor facilidad, ya que el destino final parece alcanzable cuando se presenta de esta manera.

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#4 Use un rastreador de actividad de los empleados para contabilizar las horas de trabajo

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Controlar la actividad del ordenador con software de seguimiento para empleados traerá un soplo de aire fresco a su lugar de trabajo:
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• El panel de control del tiempo te mostrará quién está conectado y en qué están trabajando en cada momento.
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• Permite la supervisión de datos en tiempo real sin presencia física, lo que es especialmente importante para la gestión remota del rendimiento.
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• Software de monitoreo de empleados mejora la productividad del lugar de trabajo y muestra el tiempo exacto necesario para completar cada tarea, con descansos incluidos.
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• El monitoreo de la actividad informática lo ayudará a crear una cultura de responsabilidad y permitirá que las acciones de sus empleados hablen por sí mismas.

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#5 Más allá de Slack: acostúmbrate a la comunicación asíncrona con diferentes herramientas

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Atrás quedaron los días en los que podías confiar en la santa trinidad de Zoom, Slack y el correo electrónico para una comunicación completa en toda la empresa.

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Las aplicaciones de videollamadas, como Zoom, dependen de la presencia inmediata de los participantes y no pueden funcionar de otra manera. Slack se usa para reemplazar el hecho de tocar los hombros en la oficina, pero aún puedes usarlo para enviar mensajes cortos y comunicarte en la misma zona horaria. Al final, la sobrecarga de los servicios de correo electrónico tampoco funcionará.

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La correspondencia asincrónica exige una tecnología de comunicación ligeramente diferente. Le proponemos que utilice algunas de estas herramientas para compensar la distancia de tiempo entre sus compañeros de trabajo:
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• Formato de vídeo — En caso de que necesite grabar un mensaje de vídeo, puede utilizar Telar. Puede grabar pantallas y vídeos, tiene reacciones y comentarios con fecha y hora y funciona con un enlace en todos los dispositivos. Y lo que es mejor, los destinatarios no necesitan una cuenta para ver los vídeos. ALIMENTARSE es una buena alternativa, pero más cara. Vimeo es menos interactivo pero excelente como centro de vídeo empresarial y plataforma de seminarios web y eventos en vivo.
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• Base de conocimientos — Notion, Confluence y Slab son algunas de las plataformas de bases de conocimiento más populares. losa y Noción son más fáciles de usar, con interfaces muy intuitivas y ordenadas, mientras que Confluencia exige algo de tiempo para acostumbrarse, pero se combina con otras excelentes herramientas de Atlassian, como Jira (herramienta de gestión de proyectos) y Bitbucket (herramienta de gestión de código git).
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• Gestión de proyectos — Además de la Jira antes mencionada, hay muchísimas herramientas de gestión de proyectos diferentes entre las que puede elegir. Asana, Haga clic arriba, y Trello todas son excelentes opciones, pero es posible que necesite algo específico para la industria, según sus necesidades. Bitbucket para desarrolladores, Gong para equipos de ventas, etc.

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Resumen

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Los lugares de trabajo asincrónicos son igual de productivos, con todas las ventajas del trabajo remoto y una fuerza laboral diversa, pero funcionan mejor si se piensa detenidamente en organizarlos.

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Se diferencian de los lugares de trabajo sincrónicos en que exigen un mayor nivel de puntualidad y permiten una menor espontaneidad organizacional. Para aprovechar realmente los beneficios del lugar de trabajo asincrónico, sigue estos pasos:

1. Cree un conjunto de reglas básicas de trabajo y comunicación para todos los empleados.
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2. Programa menos reuniones, pero haz que sean muy útiles.
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3. Crea planes y metas con antelación, para que todos estén en sintonía.
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4. Supervise el uso y el tiempo de Internet de los empleados con software de monitoreo corporativo.

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Lo mejor es que tu lugar de trabajo no tiene que ser asincrónico para que puedas utilizar estas herramientas y principios de trabajo. Prueba algunas de estas opciones y seguro que tus días de trabajo serán más productivos y útiles.

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Actualizado el 9 de mayo de 2024

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