Optimización de costes de TI para bancos: Run-vs-Change y las herramientas que nadie utiliza

Puntos clave

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• La división entre mantenimiento y transformación separa el gasto en TI entre el funcionamiento de los sistemas actuales y la financiación de nuevos proyectos. La mayoría de los bancos se inclinan por el mantenimiento, ya que es la opción más segura.

• Los costes innecesarios en TI se filtran por puntos específicos y predecibles: software con licencia pero sin uso, herramientas redundantes que realizan la misma función, puestos que ya nadie utiliza y niveles premium innecesarios.

• Una plataforma crítica y una costosa pero inútil pueden parecer iguales si solo se analizan los datos de licencias, ya que un registro de contratos solo muestra lo que se compró y no dice nada sobre lo que se utiliza en el día a día.

• Los datos de uso proporcionan a TI una base de control para tomar decisiones sobre el mantenimiento o la transformación. Otra ronda de recortes presupuestarios sin una base de referencia para medir no permite determinar objetivamente si dichos recortes están justificados.

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Pregunte al equipo de finanzas de TI de un banco en qué están gastando y el registro de contratos le dará una respuesta clara: licencias, puestos, niveles, todo desglosado y contabilizado. Pregunte qué se está utilizando realmente y el silencio reinará en la sala.

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Los programas de optimización de costes de TI deberían hacer que esa pregunta tenga respuesta. Recortar o mantener las partidas presupuestarias más evidentes sin tener en cuenta cómo se utilizan esas licencias inevitablemente lleva a eliminar programas útiles o a conservar los que son un desperdicio.

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Un registro de contratos muestra por lo que está pagando. Los datos de uso muestran el comportamiento. Cuanto más se alineen estas capas, más inteligentes serán las decisiones que pueda tomar sobre qué ejecutar o qué cambiar.

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Qué significa la optimización de costes de TI

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La optimización de costes de TI es la práctica continua de alinear el gasto en TI con las necesidades del negocio, eliminando el desperdicio y desviando el presupuesto del mantenimiento de los sistemas existentes hacia la financiación de otros nuevos. Es una disciplina continua que depende tanto de saber qué se utiliza como de saber qué se compró.

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A menudo se utiliza como sinónimo de reducción de costes de TI, pero esto implica un evento único en lugar de una disciplina continua. La mayoría de las estrategias de reducción de costes de TI apuntan a un recorte presupuestario directo. Una reducción porcentual plana trata a una plataforma crítica igual que a una que no se utiliza, recortando normalmente lo que es más fácil de justificar en lugar de lo que es prudente.

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La optimización real requiere saber qué herramientas justifican su coste y cuáles no, y luego actuar sobre esa diferencia en lugar de aplicar el mismo recorte en todas partes. Sin esa distinción, un programa de costes es solo una suposición acompañada de una hoja de cálculo.

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Para un banco que arrastra años de sistemas acumulados, la precisión importa más que el tamaño del recorte en sí. Una reducción menor aplicada correctamente a las herramientas que nadie usa supera a un recorte mayor aplicado a ciegas a todo.

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Ejecutar frente a cambiar, explicado

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Ejecutar frente a cambiar es la división entre dos usos muy diferentes del mismo presupuesto de TI.

Run-the-bank (RTB) cubre los costes necesarios para mantener operativos los sistemas existentes: licencias, infraestructura, soporte y mantenimiento.

Change-the-bank (CTB) abarca nuevos proyectos, iniciativas de transformación y cualquier acción destinada a hacer avanzar al banco en lugar de simplemente mantenerlo en funcionamiento.

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La mayoría de los bancos destinan la mayor parte de su presupuesto a la operativa. El análisis de McKinsey del cuarto trimestre de 2024 sobre tecnología bancaria reveló que el gasto en operativa y cambios obligatorios suele alcanzar el 70 por ciento del presupuesto tecnológico, dejando poco margen para inversiones discrecionales. Esa proporción tiende a aumentar gradualmente, sistema a sistema y renovación a renovación.

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Tener una alta proporción de gastos operativos en su presupuesto no es necesariamente un problema. En parte, refleja un conjunto de sistemas críticos de gran envergadura que deben seguir funcionando tal cual, independientemente de lo que ocurra en otros ámbitos.

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Sin embargo, una proporción tan elevada suele indicar que el presupuesto está atrapado en el mantenimiento de sistemas heredados rígidos, en lugar de ofrecer flexibilidad para iniciativas nuevas y potencialmente transformadoras. Vale la pena analizar por qué la cifra es tan alta antes de asumir que es simplemente el coste de operar a esa escala.

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Cambiar esa proporción no significa recortar el gasto operativo de forma indiscriminada, ni es una tarea de una sola vez. Se trata de identificar las partes específicas del presupuesto operativo que no están siendo rentables y liberar esa porción para la innovación, sin afectar a los sistemas de los que depende el banco para su operativa diaria.

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Para lograrlo, es necesario saber qué sistemas pertenecen a cada categoría, algo que la mayoría de las discusiones sobre operativa frente a cambio pasan por alto o ignoran.

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Dónde se producen realmente las fugas de costes de TI

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Los costes de TI se escapan por un número reducido de puntos predecibles, que rara vez aparecen en un registro de contratos:

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Software con licencia pero sin uso. Se adquiere una herramienta para un proyecto o una prueba piloto. El impulso inicial se desvanece y la licencia se sigue renovando a precio completo a pesar de su escaso uso.

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Herramientas redundantes que realizan la misma función. Dos equipos resuelven el mismo problema de forma independiente, cada uno con su propio contrato. La redundancia permanece invisible porque las herramientas se gestionan bajo diferentes partidas presupuestarias y distintas relaciones con proveedores.

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Licencias asignadas a personas que ya no están en la empresa. Un empleado se marcha. La licencia permanece activa porque la baja del usuario no está vinculada a ningún proceso que la marque automáticamente para su revisión.

Planes premium cuyas funciones avanzadas nunca se utilizan. Un equipo actualiza su plan por una funcionalidad específica, la usa brevemente y sigue pagando por el nivel superior mucho después de que esa función haya dejado de ser útil. Nadie vuelve a la versión anterior, ya que asumen que la actualización se hizo por una buena razón.

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Herramientas en la sombra adquiridas fuera del proceso de compras. Un equipo paga por una herramienta directamente con tarjeta, sin que llegue a registrarse formalmente, o inicia una prueba gratuita que se convierte en una licencia de pago. Este tipo de gasto en TI en la sombra pertenece más bien a compras que a la gestión operativa.

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Cada una de estas fugas comparte el mismo rasgo: el papeleo que las respalda es invisible para un registro convencional. Detectarlas requiere datos de uso que capturen la actividad y la interacción para ofrecer una imagen completa y precisa del panorama de gastos operativos frente a los de transformación.

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Por qué el número de licencias no equivale al uso

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Un registro de contratos cumple bien su función. Registra el número de licencias, el nivel, la fecha de renovación y el importe de la factura de cada herramienta en los libros. Nada de eso indica si se está utilizando la licencia, cuántas personas la usan o con qué frecuencia.

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Los datos de licencias responden a "¿qué hemos comprado?". Los datos de uso responden a "¿ha merecido la pena?". Lo primero es fácil de responder, lo segundo no. Debería ser obvio que ambas preguntas necesitan respuestas concretas, pero como lo primero es más cómodo, la mayoría de las revisiones se detienen ahí. Las tablas y los totales de los datos de licencias parecen lo suficientemente convincentes como para justificar una decisión.

La mayoría de las revisiones de costes solo tienen acceso al primer tipo de datos. Un equipo financiero puede obtener todos los contratos, el número de licencias y las fechas de renovación sin ver nunca si esas licencias se llegan a utilizar. La mitad del panorama que profundiza para encontrar el desperdicio ni siquiera se llega a considerar.

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Los datos de uso distinguen la simple inversión y el gasto del comportamiento que se traduce en resultados empresariales. 

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Un marco de optimización de costes de TI

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La mayoría de las estrategias de optimización de costes de TI fracasan de la misma manera: se saltan el paso del uso y dependen de una hoja de cálculo para justificar los recortes. Un marco de optimización de costes de TI que sigue una secuencia de medición coherente es un plan más sólido que conduce al retorno de la inversión.

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1. Establecer la línea base del gasto actual y su distribución
2. Mapear el conjunto de herramientas frente al uso real
3. Clasificar las aplicaciones por profundidad de uso
4. Actuar: retirar, reducir, consolidar o renegociar
5. Volver a establecer la línea base

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Establezca una línea base para la distribución entre mantenimiento y transformación. Determine exactamente qué porcentaje de su presupuesto de TI actual se destina a mantenimiento frente a transformación antes de proponer cualquier cambio. Sin una cifra inicial real, no hay forma de saber más adelante si algo ha cambiado o si la proporción simplemente varió por sí sola al renovarse los presupuestos.

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Mapee el inventario de herramientas según su uso real. Enumere todas las aplicaciones y licencias de su organización y, a continuación, analice con qué frecuencia se abre cada una, quién lo hace y con qué nivel de profundidad. 

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Este es el paso que la mayoría de las revisiones de costos omiten por completo, ya que la lista de licencias por sí sola parece una imagen completa. El orden no es una cuestión de preferencia: ISO/IEC 19770-1, el estándar internacional para la gestión de activos de TI, sitúa los datos fiables como el primero de sus tres niveles de implementación, por delante de la integración del ciclo de vida y la optimización. 

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Contar con datos fiables sobre lo que existe y lo que se utiliza es un requisito previo para cualquier intento de optimización, y obtener datos de uso reales requiere más esfuerzo del que la mayoría de las revisiones trimestrales contemplan en su presupuesto.

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Clasifique las aplicaciones por nivel de uso. Agrupe las herramientas en niveles generales, como uso intensivo, uso ligero y sin uso, para que los patrones sean visibles en todo el inventario en lugar de analizar un contrato de forma aislada. Una sola licencia sin usar parece un descuido menor. Un nivel completo de ellas parece algo sobre lo que merece la pena actuar.

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Actúe: retire, reduzca, consolide o renegocie. Cada nivel sugiere una acción distinta. Las herramientas sin uso se retiran directamente. Los niveles premium con poco uso se reducen a un plan inferior. Las herramientas redundantes adquiridas por diferentes equipos se consolidan en menos contratos, liberando un presupuesto que antes no tenía un destino claro.

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Vuelva a establecer la línea base. La primera línea base sirve como control. Vuelva a medir la distribución entre mantenimiento y transformación una vez que los cambios surtan efecto, de modo que la siguiente ronda comience a partir de la realidad actual y no de la que existía antes de la última revisión. Los patrones de uso cambian una vez que los usuarios se adaptan a las modificaciones realizadas. 

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Qué hacer durante las tres primeras semanas

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No todo lo que contempla el marco anterior sigue el mismo cronograma. Algunas tareas pueden comenzar esta misma semana, mientras que otras requieren un trimestre completo.

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Lo que se puede medir de inmediato: extraer el registro actual de licencias y contratos, ya que esos datos ya existen y solo necesitan consolidarse en un único lugar. 

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Paralelamente, por lo general es posible obtener datos de uso al menos de las aplicaciones que su equipo de TI ya tiene bajo control. A menudo, esto es suficiente para detectar las licencias sin uso más evidentes y las herramientas duplicadas en las primeras semanas.

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Lo que requiere un trimestre completo: actuar según lo que revelan los datos. Dar de baja una licencia, reducir el nivel de un plan o consolidar dos herramientas superpuestas suele implicar un periodo de preaviso, un plazo contractual o un equipo que necesita tiempo para dejar de usar una herramienta a la que ya está habituado. Cualquier renegociación importante también depende de en qué punto del ciclo de renovación se encuentre el contrato.

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El error que debe evitar en las tres primeras semanas es intentar actuar antes de tener una visión completa. Una victoria rápida con una licencia visible no le dice nada sobre el resto del inventario. Actuar demasiado pronto con datos parciales es la forma en que una revisión de costes bienintencionada termina recortando lo que no debe, mientras que el verdadero desperdicio se renueva puntualmente según lo previsto.

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De dónde provienen los datos de uso

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Cada paso del marco anterior depende de contar con datos de uso y, para la mayoría de los bancos, esa información no existe en ningún lugar al que el equipo de finanzas de TI tenga acceso actualmente.

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Insightful’s Workspace Security proporciona datos sobre el uso de aplicaciones y software: qué herramientas se utilizan realmente frente a las que tienen licencia, con qué profundidad y por qué equipos. Esto respalda las decisiones de mantenimiento frente a las de cambio y la retirada de licencias con pruebas concretas en lugar de encuestas.

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No sustituye al proceso de revisión del equipo financiero. Lo que aporta es la pieza que un registro de contratos no puede generar por sí solo: qué aplicaciones se están abriendo y cuántas personas las utilizan en toda la organización.

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Mapear su cartera de TI en función del uso, clasificar las aplicaciones por nivel de profundidad y decidir qué retirar o renegociar depende de datos fiables sobre actividad e interacción. De lo contrario, todo se reconstruye a partir de la memoria o de una encuesta que alguien completó con prisas.

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Medición del uso y coste de las herramientas de software de esta manera es lo que convierte un recuento de licencias en algo capaz de justificar una decisión de costes de TI con claridad objetiva.

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La evidencia, no la estimación

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El recuento de licencias le indica lo que se compró. Los datos de uso le indican lo que se utilizó, con pruebas. Conectar ambos aspectos permite obtener los ahorros y resultados empresariales que su compañía busca.

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Una proporción entre mantenimiento y cambio que solo se cuestiona durante la revisión de contratos apenas variará, si es que lo hace, y seguirá quedando rezagada respecto al trabajo real que se está realizando. 

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Reserve una demostración para ver qué aplicaciones justifican su coste.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es la proporción de costes de TI entre mantenimiento y cambio?

La proporción de costes de TI entre mantenimiento y cambio divide el gasto en TI en dos categorías: el funcionamiento de los sistemas existentes y la financiación de nuevos proyectos o transformación. McKinsey situó el mantenimiento y los cambios obligatorios en hasta el 70 por ciento del presupuesto tecnológico en los grandes bancos en 2024. Una cuota alta de mantenimiento indica que el presupuesto está atrapado en el soporte de sistemas heredados en lugar de estar disponible para nuevas iniciativas.

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¿Qué es la optimización de costes de TI?

La optimización de costes de TI es la práctica continua de alinear el gasto en tecnología con las necesidades del negocio, eliminando el desperdicio y redirigiendo el presupuesto del mantenimiento de sistemas existentes hacia la financiación de otros nuevos. Es una disciplina constante, no un evento presupuestario puntual, y depende tanto de los datos de uso como del recuento de licencias.

¿Cómo reducir los costes de TI sin recortar capacidades?

Reducir los costes de TI sin afectar a las capacidades implica atacar el desperdicio sin tocar los sistemas de los que depende el personal. Esto comienza con datos de uso que revelan qué herramientas apenas se abren, para luego retirar, degradar o consolidar específicamente esas, dejando intactas las plataformas en las que confían los equipos. Un recorte porcentual generalizado no permite hacer esa distinción.

¿Qué porcentaje del presupuesto de TI debería destinarse a mantenimiento frente a innovación?

No existe un porcentaje único ideal. El análisis de McKinsey de 2024 situó el mantenimiento y los cambios obligatorios en hasta un 70 por ciento del presupuesto en los grandes bancos que cotizan en bolsa. El objetivo adecuado varía según la organización, dependiendo de la magnitud y complejidad de su infraestructura actual. Lo que importa más que alcanzar una cifra específica es entender por qué la proporción actual es la que es.

¿Cómo identificar licencias de software sin usar?

Identificar licencias de software sin usar requiere datos de uso; una lista de contratos por sí sola no lo mostrará. Empiece por contrastar cada licencia con la frecuencia con la que se abre, quién la utiliza y con qué profundidad. Una licencia con poca o ninguna actividad durante un ciclo completo de medición es una candidata clara para ser retirada, independientemente de lo que indique el registro de contratos.

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