En este artículo, vamos a analizar:

• Cuáles son los estándares de cumplimiento de software del GDPR y por qué la mayoría de las herramientas no son suficientes.
• Qué funciones son más importantes para cumplir con las normas sin sacrificar la visibilidad.
• Cómo evaluar la configuración de consentimiento, almacenamiento y privacidad en términos prácticos.
• Qual software de control remoto de trabajo de hecho, es compatible con el GDPR y cuáles ponen en riesgo su empresa.

‍

Según el RGPD, la supervisión de los empleados es legal, pero solo cuando se hace con límites y garantías claros. Sin los controles adecuados, las funciones de seguimiento estándar pueden convertirse rápidamente en un riesgo de cumplimiento.

Es por eso que las empresas necesitan software de monitoreo del sistema de empleados disenado pensando en la privacidad. El software que incluye opciones flexibles de consentimiento, registros de acceso, configuraciones de minimización de datos y almacenamiento seguro facilita la supervisión legal.

Este artículo compara las principales plataformas de monitoreo de empleados en función de qué tan bien respaldan el cumplimiento del GDPR. Verás qué herramientas proporcionan las protecciones de privacidad más sólidas y cuáles ofrecen la flexibilidad de realizar un seguimiento de la actividad sin poner en riesgo a tu empresa ni a tus empleados.
‍

¿Qué hace que el software de monitoreo cumpla con el GDPR?

Para cumplir con el RGPD, las herramientas de supervisión deben ir más allá del seguimiento de la actividad: deben dar a las empresas el control sobre cómo se recopilan, almacenan y utilizan los datos. No todas las plataformas ofrecen estas capacidades, y pasarlas por alto puede tener consecuencias legales y financieras.

Las herramientas que más cumplen con las normas ofrecen una gestión del consentimiento personalizable, lo que permite a las empresas informar a los empleados con claridad y recopilar el consentimiento de forma que se ajusten a las leyes locales. Permiten la minimización de los datos, por lo que solo se recopila y almacena la información necesaria. Funciones como la anonimización y la seudonimización reducen el riesgo al separar la identidad personal de los datos de uso.

El control de acceso también es fundamental. Una plataforma compatible debe proporcionar registros de auditoría, permisos basados en funciones y actividad de los usuarios rastreable para ayudar a cumplir con los requisitos de acceso a los datos. Por último, el almacenamiento seguro de los datos (idealmente con un alojamiento local o en la UE) y la compatibilidad con los flujos de trabajo de DSAR permiten a las empresas responder a las solicitudes de datos de los empleados de forma rápida y precisa.
‍

Instantánea rápida: las principales herramientas de monitoreo están preparadas para el GDPR

A continuación se muestra un lista de software de monitoreo de empleados de las cinco principales herramientas de comparación. La lista destaca cómo cada plataforma cumple con los requisitos clave del RGPD, desde el consentimiento y la anonimización hasta el almacenamiento de datos y el control de acceso. Esta descripción general muestra que, si bien varias herramientas ofrecen soporte parcial, solo unas pocas ofrecen el conjunto completo de funciones necesarias para cumplir con el GDPR.

Vamos a desglosar cada categoría para mostrar dónde son más importantes las diferencias:
‍

Consentimiento management and transparency

Para cumplir con los estándares del RGPD, el monitoreo debe ser legal, transparente y limitado a lo que sea necesario. El consentimiento no siempre es necesario, pero cuando lo sea, el software debe respaldarlo con opciones flexibles e integradas.
‍

Perspicaz

Insightful proporciona avisos de consentimiento personalizables, plantillas localizadas y un panel orientado a los empleados. Puedes personalizar la configuración por equipo o rol y elegir los modos visible o silencioso en función de tu base legal. Esta flexibilidad facilita la adaptación a las normativas locales de toda la UE.
‍

ActivTrak

ActivTrak incluye banners de consentimiento básicos y notificaciones de usuario. Sin embargo, carece de plantillas personalizables, soporte de políticas legales o registro de consentimiento, lo que lo hace menos adecuado para necesidades complejas de cumplimiento.
‍

Teramina

Teramind admite la documentación de consentimiento y la personalización de políticas. Ofrece flexibilidad en la configuración de la supervisión, pero el modo predeterminado es sigiloso, lo que puede requerir una justificación legal adicional en virtud del RGPD.
‍

Personal del centro

Hubstaff asume el consentimiento implícito mediante el uso del software. Proporciona un control limitado sobre cómo se muestra el consentimiento y no ofrece un seguimiento formal del consentimiento ni avisos personalizables.
‍

Controlar

El control no proporciona ninguna opción de consentimiento y, por defecto, utiliza el monitoreo sigiloso. Sin políticas legales o contratos externos, esto puede representar un alto riesgo de cumplimiento en virtud del GDPR.
‍

Anonimization and privacy Controls

El RGPD alienta a las empresas a reducir el riesgo mediante el uso de la anonimización o la seudonimización siempre que sea posible. Estas funciones ayudan a proteger la identidad personal y, al mismo tiempo, permiten a los equipos analizar las tendencias y el rendimiento.
‍

Perspicaz

Insightful ofrece vistas anónimas opcionales que ocultan los nombres individuales y, al mismo tiempo, conservan las tendencias a nivel de equipo o rol. Esto permite a los gerentes realizar un seguimiento de los patrones de desempeño sin vincular los datos a empleados específicos, lo que resulta ideal para los análisis iniciales o para los casos de uso sensibles a la privacidad.
‍

ActivTrak

ActivTrak no admite la anonimización. Toda la actividad de los usuarios está vinculada a las identidades individuales, lo que limita la flexibilidad en los entornos que priorizan la privacidad.
‍

Teramina

Teramind admite la seudonimización en determinadas configuraciones. Si bien no es totalmente anónima, esta función ayuda a reducir la exposición al ocultar la identidad en los informes de actividad.
‍

Personal del centro

Hubstaff rastrea todos los datos de los usuarios con una identidad completa visible. No incluye opciones de anonimización o seudonimización, lo que hace que todos los datos sean identificables personalmente de forma predeterminada.
‍

Controlar

Control no ofrece ninguna función de anonimización o enmascaramiento de identidad. Todos los datos de monitoreo están directamente vinculados a los usuarios designados.
‍

Auditoría, control de acceso y solicitudes de datos

El RGPD exige que las empresas controlen quién puede acceder a los datos personales y que mantengan registros claros de cómo se utilizan esos datos. El software de supervisión debe respaldar los registros de auditoría, los permisos basados en funciones y el acceso a los datos de los empleados, especialmente para gestionar las solicitudes de acceso de los interesados (DSAR).
‍

Perspicaz

Insight proporciona registros de auditoría detallados que rastrean todos los accesos a los datos de los usuarios. Los permisos se pueden establecer por rol y los gerentes pueden limitar la visibilidad por equipo o función. Los empleados pueden ver sus propios datos y solicitar que se eliminen, lo que permite flujos de trabajo completos de DSAR.
‍

ActivTrak

ActivTrak incluye registros de acceso básicos y permisos basados en funciones. Permite a los empleados ver algunos de sus datos de actividad, pero no admite solicitudes de eliminación ni registros de auditoría con una granularidad total.
‍

Teramina

Teramind ofrece una amplia auditoría a nivel forense y de registro. Admite un estricto control de acceso por función y puede generar informes detallados sobre el uso de los datos. Sin embargo, no permite a los empleados acceder a sus propios datos o herramientas para gestionar el DSAR.
‍

Personal del centro

Hubstaff ofrece controles de acceso limitados y no tiene un registro de auditoría sólido. Los empleados pueden ver sus registros de tiempo, pero no pueden solicitar la eliminación ni administrar los derechos de acceso. La compatibilidad con DSAR no está integrada.
‍

Controlar

Control proporciona un control de acceso y un registro mínimo. Los empleados no pueden ver ni administrar sus datos, y no hay soporte integrado para las solicitudes de acceso o eliminación.
‍

Estándares de seguridad y almacenamiento de datos

El RGPD exige que los datos personales se almacenen de forma segura y, cuando sea posible, dentro de la UE. Las empresas también deben garantizar el cifrado, los controles de acceso y las protecciones adecuadas contra el acceso no autorizado, especialmente cuando utilizan software de terceros.
‍

Perspicaz

Insightful ofrece tanto alojamiento en la nube en la UE como despliegue local. Todos los datos se cifran en tránsito y en reposo. La plataforma está certificada según SOC 2 e ISO 27001, y cumple con los estrictos estándares de seguridad internacionales.
‍

ActivTrak

ActivTrak utiliza almacenamiento en la nube con sede en EE. UU., sin opción de residencia de datos únicamente en la UE. Si bien la plataforma ofrece un cifrado estándar y cumple con el SOC 2, carece de la flexibilidad geográfica que requieren muchas empresas centradas en el RGPD.
‍

Teramina

Teramind admite despliegues locales y en la nube, con centros de datos de la UE disponibles. Ofrece un cifrado sólido y políticas de seguridad personalizables, lo que la convierte en una opción sólida para las empresas con requisitos de almacenamiento más estrictos.
‍

Personal del centro

Hubstaff almacena los datos en la nube, pero no indica claramente si la residencia en la UE está disponible. Proporciona un cifrado estándar, pero carece de certificaciones formales como la ISO 27001. La implementación local no está disponible.
‍

Controlar

Control afirma que admite el almacenamiento en la UE y ofrece una opción local. Sin embargo, los detalles sobre los estándares y certificaciones de cifrado son limitados, y la documentación pública carece de claridad sobre las prácticas de seguridad.
‍

Derechos de los empleados y autoacceso

Según el RGPD, los empleados tienen derecho a acceder a sus datos personales, entender cómo se utilizan y solicitar correcciones o eliminaciones. Las herramientas de supervisión deben respaldar estos derechos con funciones transparentes y orientadas al usuario.
‍

Perspicaz

Insightful permite a los empleados ver sus datos de actividad a través de un panel dedicado. Los administradores pueden procesar las solicitudes de eliminación y exportar datos como parte de un DSAR. Estas funciones ayudan a las organizaciones a cumplir las obligaciones del RGPD de forma rápida y segura.
‍

ActivTrak

ActivTrak proporciona a los empleados una visibilidad limitada de sus propios datos, pero no admite solicitudes de eliminación ni automatización de DSAR. El autoacceso está disponible, pero es básico.
‍

Teramina

Teramind no ofrece paneles de control para empleados ni herramientas de autoacceso. Todos los datos son visibles solo para los administradores, y los empleados no pueden solicitar cambios o eliminaciones a través de la plataforma.
‍

Personal del centro

Hubstaff permite a los usuarios ver sus propios registros de tiempo, pero carece de herramientas para eliminar o controlar los datos. El soporte del DSAR debe gestionarse manualmente fuera de la plataforma.
‍

Controlar

Control no admite las funciones de acceso, visibilidad o eliminación de los empleados. Todos los datos de monitoreo son visibles solo para los administradores, sin opciones de autoservicio.

‍

Monitorización y minimización de datos

El RGPD exige que la recopilación de datos personales se limite a lo necesario. Las herramientas de monitoreo deben permitir a las empresas personalizar lo que se rastrea, quién lo ve y cuándo se recopila, evitando una vigilancia general y permanente.
‍

Perspicaz

Insightful ofrece un control granular sobre lo que se monitorea, por equipo, rol o tipo de aplicación. Puedes deshabilitar funciones como  monitoreo de pantalla de computadora, establece límites de horas de trabajo y personalice la visibilidad para que se ajuste a las políticas internas y los requisitos legales.
‍

ActivTrak

ActivTrak permite algunas personalizaciones, como deshabilitar funciones de seguimiento específicas. Sin embargo, sus controles son limitados en comparación con las plataformas más configurables. La minimización de datos es posible, pero no es totalmente personalizable.
‍

Teramina

Teramind admite reglas y políticas de seguimiento detalladas, incluidas las configuraciones a nivel de aplicación y específicas del usuario. Los administradores pueden definir exactamente lo que se registra, lo que lo hace adecuado para entornos de cumplimiento estrictos.
‍

Personal del centro

Hubstaff solo proporciona un control básico sobre las capturas de pantalla y el seguimiento de la actividad. Hay poca flexibilidad para reducir la recopilación de datos más allá de los ajustes superficiales.
‍

Controlar

Control aplica el seguimiento permanente de forma predeterminada. La supervisión no se puede ajustar sin una configuración manual fuera de la plataforma. No hay controles integrados para limitar los datos que se recopilan.
‍

Por qué se destaca Perspicaz

Entre las herramientas comparadas, Insightful ofrece el soporte más completo y flexible para el cumplimiento del GDPR. Combina capacidades de monitoreo avanzadas con controles que priorizan la privacidad y ayudan a las empresas a cumplir con las normas sin sacrificar la supervisión.

Perspicaz le brinda un control total sobre lo que se rastrea, cómo se almacena y quién puede acceder a él. Puedes personalizar las notificaciones de consentimiento, habilitar la presentación de informes anónimos y atender las solicitudes de DSAR con las herramientas integradas. Tanto con el alojamiento en la nube de la UE como con la implementación local, se adapta incluso a las políticas de cumplimiento más exigentes.

A diferencia de las plataformas que se basan únicamente en el seguimiento sigiloso u ofrecen controles de datos limitados, Insightful convierte el cumplimiento en una característica fundamental, no en una idea de último momento. Está diseñado para organizaciones que necesitan transparencia, responsabilidad y protección de datos en cada flujo de trabajo.

Comience una prueba gratuita de 7 días o reserve una demostración para ver cómo Insightful le ayuda a supervisar de forma legal, segura y responsable.

‍

‍