¿Qué es lo más difícil de ser responsable de la gestión de todo un proyecto? ¿Conseguir que tus empleados hagan su trabajo? ¿Delegar tareas? ¿Te aseguras de que se cumplen todos los plazos? ¿Se enfrenta a clientes? ¿Todo lo anterior?

Seamos sinceros, ser gerente nunca ha sido fácil. Siempre terminas siendo responsable de cualquier cosa que salga mal. Y las cosas van a salir mal. Pero hay una cualidad que tienen todos los buenos gerentes de proyectos: analizan sus proyectos para evitar problemas y luego los vuelven a analizar para aprender de sus errores.

Este artículo trata sobre la importancia del análisis de proyectos y sobre cómo utilizar un software para proyectos de seguimiento del tiempo puede ayudar en algunos aspectos de este proceso.

¿Cuándo se debe hacer el análisis del proyecto?

De manera óptima, todo el tiempo. Puede parecer exagerado, pero el proceso de analizar tu progreso, reevaluar las expectativas, proyectar tu éxito y analizar lo que has hecho hasta ahora no debe detenerse nunca. Sin embargo, lo que observas durante este análisis puede cambiar según el momento en que lo realices.

En primer lugar, el análisis debe comenzar incluso antes de que finalice el proyecto. Esta fase es importante para gestionar las expectativas de los clientes, proyectar los costos, estimar cuánto puede costar el proyecto y planificar los pasos específicos necesarios para llevarlo a cabo.

Este análisis debe continuar durante todo el proyecto. Si utilizas un software de gestión de proyectos para el seguimiento del tiempo, se ejecutará durante todo el proceso y podrás detenerte después de cada hito o de forma periódica para evaluar lo que has hecho hasta ahora, lo que hay que hacer a continuación y si hay alguna razón para cambiar tu forma de trabajar.

Y finalmente, una vez que todo esté hecho y el proyecto se haya completado oficialmente, debe hacer un análisis retrospectivo más. Esta es la parte en la que nos vamos a centrar en este texto.

Así que echemos un vistazo a lo que necesita evaluar, cómo puede utilizar los datos de los proyectos de seguimiento del tiempo para proporcionar una base adicional para el análisis, y cuál es realmente el objetivo de todo esto.

Aspectos del análisis retrospectivo de proyectos

Si analizas lo que tu equipo ha logrado durante el cronograma del proyecto, hay tres aspectos generales del proyecto que debes analizar y evaluar: la funcionalidad, el tiempo y el costo. Analizaremos cada uno de ellos con más detalle.

Funcionalidad

La funcionalidad se refiere a si su equipo logró completar el objetivo final del proyecto y en qué medida. En otras palabras, es la cuestión de si el resultado del proyecto fue exitoso.

Esto puede ser difícil de cuantificar y ni siquiera el mejor software de seguimiento del tiempo de un proyecto podrá decirte qué tan bien has hecho lo que tenías que hacer. Por lo tanto, es crucial que analices el esquema del proyecto y los requisitos iniciales y los compares con tu resultado final.

¿Lograste hacer todo lo que tenías que hacer? ¿Lo hiciste de la manera que esperabas? ¿Era la mejor forma posible? ¿Cuáles fueron las mayores debilidades? ¿Qué podrías haber hecho de otra manera?

Debes hacerte a ti mismo y a tu equipo todas estas preguntas para saber si el proyecto fue un éxito y qué puedes aprender de cualquier posible error. Los comentarios de los clientes también pueden ser una gran fuente de información para esta parte, porque, en última instancia, eso es lo que más importa.

Hora

Esta parte del análisis es mucho más sencilla porque ahora ha implementado el seguimiento del tiempo para que los proyectos hagan la mayor parte del trabajo por usted. Sin embargo, será usted quien tendrá que ordenar los datos y sacar conclusiones. La clave aquí es elegir cuidadosamente cuál métricas de seguimiento del tiempo en lo que quieres concentrarte.

En primer lugar, veamos qué tipo de datos puede proporcionarte tu software de informes de empleados. La funcionalidad básica es el seguimiento del tiempo, por lo que, desde el principio, podrás saber cuánto tiempo dedica cada empleado a cada tarea en particular. También sabrás qué herramientas y recursos usó tu equipo para realizar esas tareas, así como en qué desperdiciaste más tiempo.

Cuando comparas estos informes de proyectos de seguimiento del tiempo con los plazos que estableciste al principio, puedes darte cuenta de si todo salió según lo planeado y qué podría mejorarse. También deberías intentar analizar cuánto tiempo duraban ciertos tipos de tareas, cuáles eran las más problemáticas y cuáles suponían una mayor pérdida de tiempo.

Coste

La última parte de su análisis consiste en calcular el costo final del proyecto y compararlo con su estimación inicial. Si los números no coinciden, trata de averiguar dónde quedó todo el dinero extra: ¿ampliaste el plazo, necesitaste más recursos, tuviste algunos gastos imprevistos o se debió a otra cosa?

La buena noticia es que esta parte del análisis debería poder medirse con bastante facilidad. Por ejemplo, algunas de las mejores aplicaciones de seguimiento del tiempo de los proyectos te permiten establecer una tarifa por hora para tus empleados y, luego, ellos calculan las horas facturables, lo que puede darte una idea bastante clara de cuánto de tu presupuesto se destinó a mano de obra.

Al final, trate de decidir cuáles eran los costos necesarios, así como dónde podría haber ahorrado dinero y cómo.

La importancia del análisis de proyectos

El análisis retrospectivo es una parte fundamental de cualquier proyecto. Y no hay excusa para no hacerlo, ya que, como ya hemos comentado, gran parte del trabajo se puede realizar con un simple registro del tiempo, que suele ser un software muy ligero y compatible con diferentes sistemas operativos (puedes tener un software de seguimiento del tiempo de los proyectos en la versión para Mac o Windows), de modo que cualquier equipo puede implementarlo y usarlo para recopilar datos sobre diferentes proyectos.

Así que vamos a resumir rápidamente todos los beneficios que un análisis retrospectivo del proyecto bien hecho puede ofrecer a su equipo y a su empresa:

• Evaluación del desempeño y la dinámica del equipo: Si echas un vistazo retrospectivo, tendrás la oportunidad de estimar qué tan bien ha estado trabajando tu equipo, si la delegación fue óptima y qué podría mejorarse. El proceso de evaluación es una parte importante para crecer y ser más competente y fuerte como equipo.
• Reportar al cliente: Una revisión holística final del proyecto es una excelente manera de demostrarle al cliente que eres responsable y profesional. Así que sé crítico, objetivo, preciso y detallado.
• Obtener información que le ayude con la gestión de proyectos futuros: Cuantos más análisis de proyectos realice tu equipo, más informado estarás sobre lo que puedes esperar de los proyectos futuros. Podrás delegar mejor las tareas, planificar el proceso de una manera más óptima, establecer plazos más realistas, etc.

Conclusión

Aprender de tus errores es casi tan importante como llevar a cabo el proyecto con éxito. Ya sea que utilices los datos de los proyectos para hacer un seguimiento del tiempo o que realices el análisis en una sesión de revisión con tu equipo, seguro que obtendrás una gran cantidad de información valiosa que no solo te ayudará a evaluar y a informar a los clientes de este proyecto, sino que también hará que tus proyectos futuros sean aún más exitosos.

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