Estrategias de comunicación altamente efectivas para equipos remotos

En un entorno de trabajo remoto, es fácil para los miembros del equipo caen en sus propios silos y se aíslan de sus compañeros de trabajo.

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Para evitar que esto suceda, es importante establecer estrategias y prácticas de comunicación claras para que los empleados las sigan. Con estrategias eficaces, todos saben qué hacer, cómo comunicarse con sus compañeros de trabajo o gerentes y qué método de comunicación usar en diferentes situaciones.

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Aclare las expectativas

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El mejor punto de partida para actualizar y perfeccionar sus estrategias de comunicación para el trabajo remoto es tener en cuenta sus expectativas.

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Empieza con esta pregunta:

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¿Cómo deben comunicarse los miembros del equipo entre sí, con qué frecuencia deben registrarse y qué métodos deben usar?

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Las respuestas que se te ocurran a esta pregunta de tres partes deberían sentar las bases de tus pautas de comunicación. Luego, puedes redactar esas pautas en un documento formal y compartirlo con los empleados y los nuevos empleados como parte del proceso de incorporación.

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Al aclarar sus expectativas en torno a la comunicación, puede hacer que todos estén en sintonía, incluso si trabaja de forma remota con una fuerza laboral dispersa.

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Si su fuerza laboral es global o, al menos, no está centralizada en una sola ubicación, asegúrese de dejar claro en sus directrices cómo se comunicará en las distintas zonas horarias. Por lo general, alguna forma de comunicación asincrónica, mediante herramientas como Loom y Slack, es la mejor manera de sortear el obstáculo de las diferencias horarias y los diferentes horarios de trabajo.

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A continuación, puede emplear el mejor software para la supervisión de los empleados como una forma de gestión remota del rendimiento para evaluar el impacto que el uso de herramientas de comunicación asincrónica tiene en los niveles de rendimiento.

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Monitorear el desempeño laboral a través de diferentes tipos de monitoreo de los empleados, como intervalos de captura de pantalla personalizados y computadora de monitoreo y la actividad de la aplicación, pueden ayudarte a introducir herramientas de comunicación basadas en la forma en que los miembros de tu equipo colaboran actualmente.

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Mezcle los métodos de comunicación

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Una estrategia de comunicación eficaz debe incluir múltiples métodos para mantenerse conectado.

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Si confías en una forma de comunicación, como Slack, la productividad puede verse afectada enormemente si la aplicación tiene problemas. Además, ceñirte a una sola forma de comunicación limita las formas en las que puedes comunicar la información, lo que puede ralentizar las cosas.

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En un mundo ideal, tendría un equilibrio entre métodos y herramientas de comunicación sincrónicos y asincrónicos en su entorno de trabajo remoto.

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La comunicación sincrónica te permite hablar con los miembros del equipo en tiempo real, lo que resulta útil para:

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• Explicaciones de alto contexto
  
  
• Reuniones informativas prolongadas
  
  
• Responder a las preguntas de los miembros del equipo

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Entre los ejemplos de herramientas de comunicación sincrónica se incluyen:

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1. Videoconferencia - Comunícate con tu equipo para informarte sobre el proyecto o para informar a tus compañeros de trabajo sobre las circunstancias cambiantes mientras invitas a hacer preguntas.
   
   
2. Mensajería instantánea - Chatea en tiempo real con tus compañeros de trabajo o clientes mediante herramientas de mensajería instantánea para obtener respuestas rápidas y resolver problemas rápidamente.

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Mientras que la comunicación asincrónica no requiere que el destinatario responda de inmediato, lo que puede resultar útil para:

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• Coordinación de proyectos
  
  
• Llegar a los miembros del equipo en diferentes zonas horarias
  
  
• Hacer compatibles diferentes horarios de trabajo

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Algunos ejemplos de herramientas de comunicación asincrónica son:

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1.  Grabaciones de vídeo - Graba vídeos con soluciones de software como Loom para que los miembros del equipo puedan verlos en su tiempo libre, adaptándose a diferentes horarios de trabajo y zonas horarias.

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2.  Chat de gestión de proyectos - Utilice soluciones de gestión de proyectos para etiquetar las tareas, etiquetar a los miembros del equipo y comentar la información relevante para llevar a cabo el proyecto.

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Con un enfoque de comunicación variado, puedes protegerte contra las interrupciones y también adaptarte a varios estilos de comunicación, ya que cada empleado tendrá sus propias preferencias.

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Cree sistemas para almacenar y compartir información

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Además de los métodos, las herramientas y los sistemas que utilizas para comunicarte, también debes tener en cuenta la forma en que almacenarás y compartirás la información.

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La comunicación eficaz a menudo depende de tener todos los hechos y archivos a mano. Si cada vez que un empleado tiene que enviar una actualización a su gerente, primero tiene que revisar archivos obsoletos para buscar los archivos relevantes, se pierde tiempo innecesariamente.

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Entonces, ¿cómo puede almacenar y compartir información fácilmente en un entorno de trabajo remoto?

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Sistematice su almacenamiento de archivos

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En un entorno de trabajo remoto, tendrás que reemplazar todos los archivadores, carpetas de papel y otros archivos de documentación física que esperarías encontrar en una oficina.

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Hay dos maneras de hacerlo:

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1. Utilice una solución basada en la nube: Con una solución de almacenamiento de archivos basada en la nube como Dropbox, puedes recopilar, organizar y clasificar toda tu documentación digital. Si trabajas con muchos archivos, puedes usar Dropbox para que todos los empleados puedan acceder fácilmente a la información relevante con un acceso basado en permisos.

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2. Configure una base de conocimientos o una wiki: Si una solución basada en la nube es como un archivador virtual, una base de conocimientos o una wiki es como alojar tu propia biblioteca. Puedes llenar esta biblioteca interna con todas las pautas de proceso de la empresa, la información sobre los procesos de incorporación y la orientación específica del proyecto para consultarla fácilmente.

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Habilitar la edición de documentos en vivo

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Almacenar toda la documentación virtual es una cosa, pero acceder a los documentos y editarlos en tiempo real es otra.

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Como parte de tu estrategia de comunicación, debes pensar en cómo los miembros del equipo pueden coordinar y colaborar en tareas y proyectos. Una de las mejores maneras de facilitar el trabajo en equipo es usar software como Google Docs, ya que permite a varios colaboradores editar un documento a la vez.

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Entre su solución de almacenamiento de archivos y la edición en vivo de documentos o activos, sus equipos no deberían tener problemas para mantenerse al día sobre los proyectos en curso y trabajar en conjunto.

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Con el mejor software de monitoreo para Mac o Windows, puede supervisar la actividad informática de los empleados y descubre a través de capturas de pantalla y seguimiento del uso de la aplicación cómo los miembros de tu equipo trabajan juntos en tiempo real.

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¿Se pregunta cómo realizar un seguimiento de la actividad de los usuarios en la computadora?

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Insightful resuelve el problema de cómo supervisar a los empleados que trabajan desde casa al ofrecer una gama de funciones diseñadas para realizar un seguimiento de los datos de tiempo y generar informes de productividad y rendimiento. Las herramientas de supervisión de las estaciones de trabajo le proporcionan una forma de centrar la atención en las prácticas de colaboración y comunicación.

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Regístrese con regularidad

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Como parte de tu estrategia de comunicación, debes tener en cuenta los controles periódicos.

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Puedes orientar a tus equipos remotos en la dirección correcta con directrices claras y las herramientas adecuadas para mantenerse en contacto, pero aun así es importante informar periódicamente a los miembros del equipo y pedirles comentarios.

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Programar visitas semanales o quincenales te permite ponerte en contacto con los proyectos actuales en los que tu equipo está trabajando y dar la palabra a las preguntas. Estos controles periódicos pueden convertirse en un pilar de tu estrategia de comunicación y pueden ayudarte a afrontar tiempos de incertidumbre económica, en los que el alcance o las circunstancias de ciertos proyectos pueden cambiar con frecuencia.

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Permitir una conversación informal

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Si bien puede no parecer la piedra angular de una estrategia de comunicación eficaz, permitir una conversación informal entre equipos remotos es más importante de lo que piensas.

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El aislamiento es una de las principales razones por las que los empleados remotos se sienten aislados en sus propios silos de trabajo.

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Para evitar que los empleados remotos sientan que están separados unos de otros, permitir una conversación informal puede ayudar a promover los lazos y fomentar la colaboración interfuncional.

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Estas son varias maneras de incorporar la conversación de los miembros del equipo en tu estrategia de comunicación:

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Presente charlas informales durante el almuerzo - Para fomentar la conversación entre los miembros del equipo sin interrumpir el flujo de trabajo, intenta introducir chats informales durante la pausa para comer. Siempre que los horarios de trabajo coincidan, puedes abrir un canal informal de llamadas de Zoom o Slack para que los miembros del equipo accedan durante la pausa para comer y ponerse al día rápidamente.

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Crea tiempos de reutilización después del trabajo - Si los miembros del equipo son receptivos a la idea, puedes organizar breves charlas de reflexión después del trabajo. En estos chats, los miembros del equipo pueden relajarse tras un duro día de trabajo y organizar reuniones presenciales o virtuales.

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Comience un cuestionario mensual - Organice eventos de socialización interactivos, como cuestionarios de trivia o salas de escape virtuales que promuevan la formación de equipos y la conversación con los compañeros de trabajo.

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