La gestión de proyectos en el clima actual es difícil. Hacer girar todos los platos necesarios para entregarlos a su cliente ya era una tarea bastante difícil. Pero ahora, con todo el mundo trabajando de forma remota, puede parecer una tarea imposible. La optimización de la comunicación remota en equipo es algo con lo que muchas empresas se habrán esforzado durante los últimos doce meses. Por suerte, la respuesta puede ser más sencilla de lo que pensabas al principio.

Bueno, no todo tus problemas. Aún tendrás que entender las necesidades del cliente, esforzarte, delegar tareas, superar obstáculos imprevistos en el camino, etc. ¿Decente software de monitoreo de empleados definitivamente puede ayudar con mucho de esto.

Sin embargo, si bien los gráficos de agotamiento no necesariamente pueden arreglarlo todo, pueden marcar una gran diferencia. Permiten a todas las personas con las que trabajas ver cuánto progreso se ha logrado y cuánto queda por hacer, lo que te mantiene en el camino correcto.

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¿Qué son los gráficos de Burndown?

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A estas alturas, probablemente se esté preguntando qué queremos decir cuando hablamos de «gráficos de agotamiento». Así que empecemos por lo básico.

Los gráficos de agotamiento son un dispositivo que se utiliza como parte de una estrategia de gestión de proyectos más amplia. No son algo que sirva de ventanilla única para todos tus objetivos basados en tareas o en el control del tiempo. Sin embargo, cuando se integran correctamente, pueden proporcionar una ilustración útil sobre el desempeño de usted, su equipo o su empresa.

Funcionan mostrando la forma más eficaz de completar una tarea de principio a fin. Con los puntos de la historia trazados en el eje «Y» y la escala temporal trazada en el eje «X», son una herramienta sencilla y práctica que le permite realizar un seguimiento de sus objetivos operativos.

La forma particular de trabajar que mejor se adapta al uso de gráficos de agotamiento es lo que se denomina trabajo «ágil». Si no está familiarizado con esto, una descripción común es una forma de trabajo que elimina los límites convencionales, con el lema de uso común «en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier lugar».

Sin embargo, como el enfoque de The Agile Organization quiere señalar, hay algo más que simplemente proporcionar fluidez a los colegas que trabajan a distancia y tienen horarios flexibles. Refleja un enfoque diferente del trabajo en sí mismo, ya que fomenta la innovación y crea una experiencia más cooperativa y comunitaria para todos los involucrados. Los gráficos de desgaste se ajustan a este espíritu, ya que proporcionan información de forma abierta, lo que significa que todos los miembros del equipo saben exactamente lo que está pasando.

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Los beneficios de usar gráficos Burndown

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Ahora que hemos analizado qué son los gráficos de agotamiento, investiguemos algunos de sus beneficios.

Información accesible

La ventaja más obvia que ofrecen los gráficos burndown es que son visuales. En lugar de tener que leer mucho texto para saber si tu proyecto sigue por buen camino, los gráficos de resumen muestran las cosas de una manera que todo el mundo debería poder interpretar. Es fácil saber si estás manteniendo el ritmo, avanzando más rápido de lo esperado o quedándote atrás. También es una excelente manera de generar confianza entre tu equipo y la gerencia, reducir la microgestión y ayudar a los empleados a sentirse empoderados en su propio trabajo.

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Mejora de la coherencia

Cuando se introducen al inicio del proyecto, los gráficos de agotamiento ofrecen una excelente manera de garantizar que los objetivos se mantengan consistentes. Esto te permite evitar tener días en los que varias partes del proyecto lleguen a un punto crítico y puedes distribuir los plazos de forma más eficaz. Este enfoque más constante elimina cualquier fluctuación y es una excelente manera de aumentar la productividad, ya que nadie se siente abrumado.

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Problemas fáciles de detectar

En el caso de que las cosas salgan mal, incorporar gráficos de agotamiento en tu estrategia puede ayudar. No solo pueden destacar el éxito de un equipo que avanza antes de lo previsto, sino que también pueden señalar los aspectos en los que la productividad ha retrocedido. Cuando se usan junto software de seguimiento del tiempo, puede ayudar a llamar la atención sobre las causas de esta disminución. Disponer de este análisis y utilizarlo para identificar un problema antes de que se salga de control siempre será una herramienta bienvenida.

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Tras describir los beneficios de utilizar gráficos de agotamiento, veamos cómo permiten realmente aumentar la productividad.

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Cómo los gráficos de agotamiento pueden mejorar la productividad

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Teniendo esto en cuenta, los gráficos de agotamiento pueden ser una forma sencilla de integrar alguna estructura en su operación, involucrar a los empleados remotos y mantener a todos informados.

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Por supuesto, el hecho de que proporcionen estructura no significa que los gráficos de agotamiento sean incapaces de ser flexibles. La posibilidad de personalizar estos gráficos significa que, si un cliente solicita que se cambie algo durante un proyecto, esto se puede gestionar fácilmente.

Del mismo modo, si quieres ver cómo compiten tus colegas con los procesos automatizados, puedes hacer un seguimiento fácil de cómo estos procesos afectan a tus hitos en un gráfico de agotamiento.

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Posibles inconvenientes

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Como ocurre con cualquier cambio en las operaciones, la introducción de gráficos de agotamiento puede tener algunos inconvenientes. Si bien resaltan los casos en que la productividad se ha adelantado o retrasado, no son capaces de ilustrar ninguna causalidad.

Del mismo modo, los datos que ilustra son tan buenos como la persona o personas que los actualizan. Es fundamental que los datos introducidos en los gráficos de agotamiento sean precisos y no se hayan falsificado de ninguna manera. Puede hacer que un equipo o un colega se vean mejor o peor de lo que realmente son, lo que no ayuda a nadie.

Es importante no tratar los gráficos de agotamiento como un método integral de gestión de proyectos por sí solos. Son más eficaces cuando se utilizan junto con otros métodos, como un diagrama de Gantt o un tablero Kanban. Esto significa que, con frecuencia, no se trata simplemente de introducir diagramas de agotamiento en tu forma de trabajar, sino que es posible que tengas que hacer cambios más amplios en tus métodos.

Si bien los gráficos de agotamiento son flexibles, no tienen espacio para tener en cuenta la acumulación de tareas pendientes que puede tener un equipo. Además, no siempre pueden decirlo cuál se han completado tareas específicas y, en cambio, se muestra una descripción más general. Para ello, es posible que necesite estrategias adicionales.

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Conclusión

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La industria digital cambia constantemente. Evolucionará hoy de formas que parecían impensables hace un año, y ese patrón se mantendrá durante mucho tiempo. Ya se trate de actualizaciones en la protección del contenido digital, de estrategias completamente nuevas de gestión de proyectos o de algo que ni siquiera podemos esperar, una cosa en la que podemos confiar cambio.

El último año ha sido revolucionario para las empresas de todo el mundo. Los cambios realizados son tan drásticos que, antes de la COVID, habrían sido difíciles de entender. Por suerte, introducir algo tan simple como un gráfico de agotamiento en tus operaciones puede marcar la diferencia, ya que garantiza que tú y tu equipo sigáis siendo lo más productivos posible.