De la oficina a la ubicación remota: creación de una estrategia de transición

Después de haber considerado cuidadosamente todos los inconvenientes y beneficios de pasando a distancia, el siguiente paso es crear una estrategia de transición para tu equipo. Este paso está diseñado para los equipos que pasan de tener una ubicación compartida a estar distribuidos, pero algunos de los puntos pueden aplicarse a las empresas que están empezando y que están decididas a trabajar en remoto.

Su estrategia de transición dependerá de los motivos por los que opte por trabajar a distancia. Por lo tanto, las empresas que optan por el teletrabajo porque quieren aumentar la satisfacción de los empleados y mantener altas sus tasas de retención no seguirán el mismo procedimiento que las que lo hacen para reducir los costos. Por lo tanto, comencemos con las razones por las que opta por el teletrabajo.

Identifique las razones para trabajar de forma remota

Cuando decidiste ir a distancia, seguro que tenías en mente el «por qué». Beneficios empresas remotas traer a los empleadores y empleados es innegable, por lo que hay muchas razones por las que querrías hacerlo.

Si su objetivo es reducir los costos de espacio, mobiliario y equipo, debe tener en cuenta otros costos operativos que podrían surgir debido a su ubicación remota. Calcula todo. Anota las listas de los gastos que tienes actualmente, incluidos el espacio de oficina, las facturas, las licencias de software, todo lo que cubras para tus empleados (gasolina o billetes de transporte público), los almuerzos, el equipo, etc. Ahora anota la lista de los costos que tendrías si trabajaras a distancia. Claro, no pagarías el espacio de oficina ni las facturas por ese espacio, pero ¿pagarías a tus empleados una asignación para los espacios de trabajo conjunto, los costos de Internet y otras cosas? Si tienes un equipo pequeño, estos gastos no serán tan altos por el momento, pero a medida que tu equipo crezca, tendrás que reservar más dinero para esos beneficios.

Otra razón popular para trabajar de forma remota es el aumento de la satisfacción y la retención de los empleados. Las investigaciones han demostrado que 8 de cada 10 los empleados remotos están contentos con su trabajo y no tienen previsto cambiarse pronto. Para mantener ese número, debes pensar en formas de mantener contentos a los empleados. El solo hecho de poder trabajar de forma remota no es suficiente. Deberías pensar en añadir otras ventajas a la mezcla.

La única razón por la que nunca debes iniciar una empresa remota es porque es popular. El trabajo remoto no funciona para todas las empresas, y si este es el único motivo por el que quieres hacerlo, más vale que no lo hagas. Sin una razón clara para distribuir tu equipo, no podrás crear una estrategia de transición clara y mantener a todas las partes interesadas contentas.

Además de ser su guía, la razón por la que opta por el control remoto también será su objetivo. Ten en cuenta que el objetivo debe crearse de forma INTELIGENTE. Por ejemplo, si vas a trabajar de forma remota para reducir los costos, podrías decir que quieres que tu empresa ahorre X cantidad de dólares antes de fin de año. O si quieres retener a los empleados, deberías analizar tu tasa de retención actual y establecer un número más alto como objetivo.

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Etapa de planificación

Ahora, cuando haya establecido sus objetivos, es el momento de planificar. Tú y tu equipo deben realizar una evaluación de la empresa. La idea es trazar un mapa de toda la organización: procesos, flujos de trabajo y estructura organizacional. Una vez que haya mapeado todo, debe identificar los flujos de trabajo que deben permanecer intactos. Además, debes identificar aquellos que deben cambiarse para adaptarse a tu nueva forma de trabajar.

A continuación, debe analizar cada puesto de trabajo dentro de su empresa. Enumere los deberes y responsabilidades de cada empleado y piense cómo esta transición podría afectar su trabajo y su rendimiento. Debes identificar con precisión las tareas «críticas» a las que este cambio podría afectar más y pensar en las maneras de superar cualquier desafío que pueda surgir.

Una vez que haya hecho todo eso, debe revisar sus políticas y procedimientos actuales para asegurarse de que estén alineados con el entorno de trabajo remoto. Pero además de eso, también deberías crear algunas políticas nuevas.

Políticas imprescindibles de los equipos remotos

El primero de tu lista definitivamente debe ser un política de trabajo remoto. Dicha política debería establecer claramente:

• Quién puede trabajar de forma remota y durante cuánto tiempo
• Qué se espera de los empleados remotos
• ¿Cuáles son los costos del trabajo remoto que cubrirá su empresa (asignación de espacio de coworking, asignación de oficina en casa, costo de equipo, costo de Internet, etc.)
• Asesoramiento sobre las mejores prácticas (trabajar en un lugar tranquilo, concentrarse en el trabajo durante las horas de trabajo, cuál es el horario de trabajo, etc.)
• Qué políticas deben seguir de cerca los empleados si trabajan de forma remota

Cuantos más detalles tenga en esta política, mejor. De esta forma, todos los miembros de tu equipo estarán en sintonía, incluso los nuevos empleados.

Y hablando de nuevas contrataciones, debes actualizar tu política de contratación. La contratación remota difiere de la contratación local en muchos aspectos. Para empezar, es probable que no puedas reunirte con los candidatos en persona, por lo que debes recurrir a las herramientas de videoconferencia. Además, debes crear pruebas en línea para asegurarte de que la persona que estás contratando conozca realmente su puesto. También debes pensar en el proceso de toma de decisiones de contratación. Por ejemplo, el equipo de Camplight se describe a sí mismo como una cooperativa a la que solo se puede acceder por invitación. Actualmente tienen alrededor de 12 miembros y, cuando contratan, el candidato debe ser recomendado por uno de los otros compañeros de equipo. Además, todos los miembros del equipo deben estar de acuerdo en que esta persona es adecuada para el puesto para que puedan ser contratados. Esta es una gran solución para equipos pequeños; sin embargo, para los equipos de más de 50 años es muy poco probable que todos puedan ponerse de acuerdo en una decisión. Por lo tanto, identifique a los responsables de la toma de decisiones de cada departamento de su empresa, así como quién tiene la última palabra a la hora de decidir quién va a ser contratado.

A medida que cambia el proceso de contratación, el proceso de incorporación también lo hará. No podrás mostrarles a los empleados su nueva oficina ni presentársela a todos los miembros del equipo en persona. La política de incorporación para tus empleados remotos debe ser como una lista de verificación o un mapa de incorporación. Incluye todos los pasos que deben seguir los empleados, como firmar la documentación, reunirse con todos los miembros de su equipo, firmar las políticas de la empresa, etc. El proceso de incorporación es crucial, ya que es el momento en el que el nuevo empleado se familiarizará con tu organización, tus flujos de trabajo y el resto del equipo.

Tu política de protección de datos lo más probable es que también cambie. Esta nueva política debería ser una recopilación de las mejores prácticas de seguridad de los datos para los trabajadores remotos, así como incluir cualquier repercusión que pudiera producirse en caso de que se produjeran filtraciones de datos. La política debe incluir puntos sobre:

• Administración de contraseñas
• Autenticación multifactorial
• Uso de VPNs
• Conexión a una red segura (los trabajadores deben evitar conectarse a redes abiertas en áreas públicas)
• Cifrado de discos y dispositivos
• Plan de control de daños

Deberías tomarte el tiempo para organizar algún tipo de formación para tus empleados en lo que respecta a la protección de datos. El hecho es que la mayoría de las filtraciones de datos internas se producen por accidente y gracias a la falta de conocimiento. Por lo tanto, nunca puede estar lo suficientemente seguro de que sus empleados están 100% seguros cuando navegan por Internet.

Por último, pero no por ello menos importante, si su empresa utiliza cualquier tipo de monitoreo de empleados o un software de seguimiento del tiempo, debe escribir una política para eso. La política debe indicar qué tipo de herramienta estás utilizando, qué tipo de datos recopila, por qué motivo y quién tiene acceso a ellos. Además, debe indicar dónde se almacenan los datos y cómo pueden acceder a ellos los empleados. Es posible que necesites tener varias versiones de esta política, según el país en el que se encuentren tus trabajadores remotos.

Cronograma de transición

Su plan de transición se dividirá en un par de segmentos, comenzando con la planificación, pasando a las pruebas y completando el proceso. Cada paso de este proceso debe definirse cuidadosamente y debe incluir una especie de cronograma. Al crear un cronograma, te asegurarás de que todo el proceso se desarrolle sin problemas.

Dentro del cronograma, indica qué persona está a cargo de qué sección, cuáles son los pasos que deben tomarse para cruzar ese punto de la lista de tareas pendientes, así como quién realizará una auditoría y se asegurará de que todo se manejó correctamente.

Lo más probable es que sea necesario retrasar algunos plazos, y eso debería ser motivo de gran preocupación. No será fácil estimar cuánto tiempo necesitarás para cada paso específico del proceso. Además, podrían surgir desafíos imprevistos durante el proceso. No se alarme por estos desafíos y cambios, acéptelos y encuentre una manera de superarlos.

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Una vez que haya terminado de crear la estrategia de transición, es hora de anunciarla a las partes interesadas. Es probable que todos los miembros de tu equipo ya estén al tanto de los cambios que vas a realizar, pero asegúrate de compartir el plan de todos modos. De esta forma, cada empleado conocerá las características específicas de este turno, de modo que sabrá qué esperar y cómo comportarse durante este tiempo.

También debes notificar a tus clientes actuales que tu equipo pasará de un equipo distribuido a uno compartido. Una vez que lo hagas, te surgirán muchas preguntas e inquietudes. Responda a todas ellas e intente asegurarles a sus clientes que esto no afectará al trabajo que está realizando para ellos. No es necesario que compartas el plan detallado con ellos, solo tienes que informarles sobre los próximos pasos principales, cuánto tiempo durarán y cómo podrían afectar a tus resultados.

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Concluir

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La transición al equipo remoto es un proyecto que requerirá tiempo, recursos y manos a la obra. No deberías hacerlo solo. Puedes incorporar a todo el equipo y hacer que se encarguen de las diferentes etapas de la transición.

Eso es todo cuando se trata de este segmento de nuestra serie Going Remote. A continuación hablaremos sobre lo que debería incluir la caja de herramientas de tu equipo remoto. Incluiremos algunos elementos esenciales, así como aquellas herramientas que no son realmente obligatorias, pero que podrían facilitarte la vida.

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