Una lista de verificación para filtrar las reuniones de equipo innecesarias (para que tu equipo sea más productivo)

Las reuniones son una parte vital de cualquier negocio, empresa u organización. Permiten la colaboración entre los empleados y los departamentos, ayudándoles a encontrar soluciones y planes para seguir adelante.

Sin embargo, no es raro que las reuniones sean una pérdida de tiempo. A veces se celebran reuniones que no tenían por qué ser una reunión en absoluto, sino que podrían haber sido una simple conversación por correo electrónico o texto.

En este artículo, analizaremos por qué reducir las reuniones es tan importante para obtener la máxima productividad y las herramientas y técnicas de productividad, incluidos los beneficios de usar una aplicación de seguimiento de la productividad de los empleados, para respaldar una cultura de reuniones «solo cuando sea realmente necesario».

Además, también proporcionaremos una lista de verificación de 4 puntos que cualquier empresa puede seguir para determinar si una reunión es necesaria o no.

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Por qué no todas las reuniones son malas (especialmente para los equipos empresariales)

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Si bien muchas reuniones no son esenciales, algunas son necesarias para que una organización tenga éxito.

Las reuniones son una oportunidad para que los miembros del equipo discutan ideas y objetivos para la empresa. Cuando estas reuniones son eficaces, se puede avanzar mucho en las funciones clave de una empresa.

El aspecto colaborativo de las reuniones es sin duda el más importante.

Después de todo, ir y venir con diferentes miembros del equipo y departamentos lleva mucho tiempo. A menudo pueden producirse cuellos de botella y falta de comunicación, lo que dificulta trabajar juntos para encontrar una solución.

Además, cuanto más grande es la empresa, más difícil es colaborar a través del correo electrónico, el chat y los mensajes de texto. Pasar por varios departamentos y guardianes es una vía rápida para retrasar los plazos, generar frustración y más dificultades.

Por eso, el objetivo no es eliminar las reuniones por completo. En su lugar, eliminar innecesario reuniones. Lo cual, como veremos, es un arte que se puede aprender.

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Tome mejores decisiones con las reuniones

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Otra razón por la que las reuniones son valiosas es porque pueden ayudar a tu equipo a tomar mejores decisiones.

Permiten a todos los miembros del equipo la oportunidad de expresar sus opiniones sobre cómo abordar varios procesos dentro de una empresa. Los miembros del equipo se sienten escuchados y valorados, lo cual es absolutamente crucial para las empresas, especialmente para las empresas en las que un solo empleado es uno entre miles.

Para mantener un equipo sincronizado y que las operaciones funcionen correctamente, las reuniones son una parte esencial de cualquier empresa.

Sin embargo, la salvedad es que la reunión debe ser eficaz. Si no lo es, puede ser una pérdida de tiempo que, de otro modo, podría dedicarse a aspectos de una empresa más orientados al crecimiento, como aumentar los resultados de productividad en su equipo.

Las reuniones eficaces deben permitir una conversación entre los empleados que ponga de manifiesto las habilidades y los conocimientos de cada compañero de equipo, para ayudar a resolver los grandes problemas y lograr los objetivos colectivos de la empresa.

Incluso con la ayuda de las aplicaciones de seguimiento de la productividad de los empleados, garantizar que las reuniones sean eficaces puede ser más fácil decirlo que hacerlo.

Así que, primero, echemos un vistazo al costo de tener demasiadas reuniones. A continuación, explicaremos cómo determinar si una reunión es necesaria o no, para garantizar su eficacia.

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El costo de demasiadas reuniones

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Un problema común en los negocios modernos es el exceso de reuniones dentro de una organización.

Sabemos que es un problema real, no solo porque el tópico de que «las reuniones son una pérdida de tiempo» sea demasiado común. Sino porque los números lo respaldan. Los estudios han demostrado que, solo en los EE. UU., ¡el costo de las reuniones innecesarias en términos de salario es de aproximadamente 37 mil millones de dólares!

Herramientas de productividad ejecutiva en el lugar de trabajo y el mejor software de productividad de oficina los programas se pueden usar para llevar un registro del valioso tiempo de los empleados, lo que ayuda a eliminar las reuniones innecesarias al identificar cuándo se dedica demasiado tiempo a ellas.

Los gerentes también son cada vez más conscientes del costo de celebrar demasiadas reuniones, y muchos reconocen que la mayoría de las reuniones son altamente ineficientes.

Por lo tanto, está claro que demasiadas reuniones y reuniones ineficaces cuestan tiempo, dinero y recursos a las empresas. Veamos ahora cuatro preguntas que deben responderse para determinar si una reunión es esencial o no.

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Una lista de verificación de 4 puntos con las preguntas que debe hacerse antes de programar una reunión

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Aquí hay cuatro preguntas que deben responderse delante de una reunión se programa de manera que no se desperdicie tiempo, dinero o recursos innecesariamente.

#1 ¿Cuáles son los objetivos de la reunión?

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Determinar y definir el objetivo final de la reunión es muy importante.

Esto no solo reducirá drásticamente el tiempo de una reunión (ya que se eliminarán todas las discusiones innecesarias), sino que al definir el objetivo que tu equipo puede alcanzar, no es lo suficientemente importante como para convocar una reunión cara a cara.

Entonces, pregúntese... ¿Cuál es el objetivo de esta reunión? ¿Es para intercambiar ideas? ¿Es para resolver un problema? ¿Hay algún objetivo?

A menudo descubrirá que la reunión no tiene un objetivo real definido y que se organiza simplemente para que sea productiva.

Por lo tanto, antes de programar una reunión, pregúntese honestamente cuál es el objetivo de la misma. Del mismo modo, cuando aparezca una invitación a una reunión de un colega, pídale que defina el objetivo de la reunión. Y, si no hay un objetivo claro, no dudes en rechazarlo y sugerirle que envíes un correo electrónico, un chat o una llamada.

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#2 ¿Estas ideas necesitan preguntas de ida y vuelta?

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Las reuniones son ideales para ideas o problemas que requieren una colaboración de ida y vuelta.

Sin embargo, las reuniones a veces se organizan simplemente para anunciar noticias o transmitir información dentro de una empresa. En este caso, un correo electrónico o un anuncio masivo son mucho más eficaces y ahorran tiempo que organizar una reunión cara a cara.

Si las preguntas de ida y vuelta no son necesarias, es probable que tampoco sea necesaria una reunión.

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#3 ¿Se puede reemplazar la reunión?

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A menudo, las reuniones no tienen por qué ser reuniones; pueden ser conversaciones de texto, hilos de correo electrónico, llamadas telefónicas o tener lugar dentro de un software de gestión de proyectos.

La tecnología hace que la comunicación de ida y vuelta sea muy fácil y lleve menos tiempo que las reuniones presenciales. Por lo tanto, antes de acordar u organizar una reunión, trate de evaluar si es necesaria la comunicación cara a cara. Si es así, usa el mejor software de productividad de oficina programas para garantizar que no se desperdicie tiempo.

Otro beneficio de las reuniones digitales es la oportunidad de grabar todas las comunicaciones. Ya sea una llamada de Zoom, un hilo de correo electrónico u otros formatos de reunión, todo se puede grabar y rastrear de forma segura para necesidades futuras.

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#4 ¿El tema es urgente?

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Si un tema no es urgente, es posible que no sea necesaria una reunión.

Después de todo, si una reunión tiene que ver con un evento para el que falta un año, es posible que no haya ninguna razón en el corto plazo, ¡o para organizar una reunión!

Cuando los proyectos son urgentes y los plazos se acercan, las reuniones pueden ayudar a que todo salga a la luz y los equipos pueden colaborar en lo que hay que hacer para cumplir la fecha límite.

Por lo tanto, antes de convocar una reunión, considera si los temas o los objetivos de una reunión son urgentes.

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Reflexiones finales

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Las reuniones permiten a los equipos colaborar, resolver problemas y trabajar para alcanzar los objetivos de una empresa.

Sin embargo, es importante que todas las reuniones que se organicen sean imprescindibles. De lo contrario, se desperdician tiempo, dinero y recursos que, de otro modo, podrían dedicarse al crecimiento del negocio y a alcanzar los objetivos.

Las aplicaciones para la productividad empresarial pueden ayudar a resolver el problema de las reuniones innecesarias. También hay muchas otras ventajas del software de productividad o aplicación de seguimiento de la productividad de los empleados, que se puede utilizar para garantizar que todas las reuniones sean eficaces.

Por lo tanto, si quieres eliminar las reuniones innecesarias en tu equipo, un buen punto de partida es realizar una investigación para encontrar el mejor software de productividad de oficina para tu empresa.