Cómo superar las olas de disrupción y, al mismo tiempo, mejorar la eficiencia operativa

La disrupción se presenta de muchas formas y, si no se aborda, puede amenazar con echar por tierra sus intentos de mejorar la eficiencia operativa.

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Uno de los mayores obstáculos a la hora de inventar nuevos procesos para optimizar la productividad y la eficiencia en el trabajo son las distracciones inesperadas. Para evitar y superar estas distracciones, es necesario poder identificarlas con antelación y elaborar un plan de acción para hacerles frente.

Identifique las posibles fuentes de interrupción

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Una de las primeras medidas que debe tomar para mitigar el desastroso impacto de las interrupciones es llevar a cabo una auditoría de las fuentes probables.

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Con esto, nos referimos a analizar dónde es probable que se encuentren las fuentes más probables de interrupción. Al sacarlos a la luz, te das la oportunidad de ser proactivo en lugar de reactivo en la resolución de problemas.

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Una forma de hacerlo sería llevar a cabo una evaluación de riesgos sencilla, que podría tener en cuenta:

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• Cortes de energía
• Violaciones de datos
• Interrupciones en la fuerza laboral
• Problemas en la cadena de suministro
• Fallos tecnológicos

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Todos estos problemas pueden ser relativamente comunes y, como tales, deben tratarse como posibles fuentes de perturbación.

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Si el objetivo es mejorar la eficiencia operativa, el primer paso debe ser eliminar cualquier obstáculo que pueda impedir su progreso hacia este objetivo. Destacar estas fuentes le permite crear un plan de éxito que tenga en cuenta las disrupciones.

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Una vez que haya identificado las fuentes de interrupción, el siguiente paso lógico sería establecer las contingencias.

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Establecimiento de contingencias

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Todas las fuentes de interrupción que identificó en su evaluación de riesgos inicial podrían volver a perseguirlo a menos que establezca planes de contingencia.

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El propósito de un plan de contingencia es tener algo a lo que recurrir cuando inevitablemente algo sale mal. Garantiza que pueda seguir trabajando incluso cuando se enfrente a una amenaza muy real para la productividad.

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Algo tan impredecible como un corte de energía o una falla tecnológica podría afectar su productividad y, en el mejor de los casos, su capacidad para concentrarse en la tarea en cuestión.

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Al proporcionar a su fuerza laboral formas de seguir trabajando cuando se enfrentan a posibles interrupciones, minimiza las interrupciones y aumenta la ineficiencia operativa en momentos de imprevisibilidad.

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Un ejemplo de un plan de contingencia simple para una falla tecnológica podría ser apoyarse en los sistemas de respaldo para cualquier dato que su equipo pueda necesitar. Como alternativa, puede tener un sistema analógico que pueda usar para realizar el trabajo independientemente de la falla tecnológica.

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Centrarse en la capacidad de recuperación podría ser un aspecto clave de sus intentos de mejorar la eficiencia operativa, ya que lo protege contra lo impredecible.

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Automatice los procesos sencillos

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Una de las mejores maneras de lograr una mayor eficiencia operativa es utilizar automatización.

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La automatización es esencial para agilizar los flujos de trabajo y los procesos, y también puede ayudarlo a mitigar las fuentes de interrupción principales y menores.

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Una dependencia excesiva del trabajo manual puede abrir las puertas a errores humanos, que a la larga pueden resultar costosos, incluso si son tan triviales como un error de entrada de datos o un error tipográfico aquí o allá.

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Al automatizar procesos sencillos en toda su empresa, puede mitigar por completo el riesgo de errores humanos y también acelerar el progreso para aumentar la escalabilidad.

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La eficiencia operativa consiste en reducir el tiempo dedicado a tareas innecesarias a fin de liberar recursos para usarlos en otros lugares. La automatización facilita esta reasignación de recursos y, al mismo tiempo, detiene las interrupciones.

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Audite las tareas y operaciones diarias de su empresa y compruebe si puede identificar las acciones repetibles que podrían subcontratarse a la tecnología. Herramientas como Zapier pueden ayudarte a ir un paso más allá y crear una automatización avanzada para optimizar la productividad basada en los proyectos.

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El tiempo que tarda un miembro del equipo en terminar una tarea, actualizar su estado e informar a las partes pertinentes no vale la pena cuando una simple automatización puede enviar un correo electrónico al completar una tarea en particular.

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Analice sus datos

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Los datos que recopiles al monitorear el desempeño del trabajo te permitirán saber si estás en el camino correcto en tus intentos de aumentar la eficiencia operativa.

Si bien el mercado del software de monitoreo de empleados está abarrotado, la galardonada plataforma de análisis de la fuerza laboral Insightful tiene todas las herramientas que necesita para abordar los problemas de monitoreo de los empleados y abordar problemas como el tiempo de inactividad.

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¿Qué es el tiempo de inactividad?

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El tiempo de inactividad se refiere al tiempo que los empleados dedican a actividades no relacionadas con el trabajo durante el día y puede tener un impacto significativo en los niveles de rendimiento.

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Si te estás preguntando cómo monitorear a los empleados que trabajan desde casa, Insightful tiene las respuestas. La solución le proporciona una forma sencilla de gestionar los datos de los empleados y ver el impacto de los cambios que ya ha implementado. Al revisar el historial de supervisión de los empleados en su empresa, puede establecer puntos de referencia y hacer comparaciones.

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Si desea sortear las olas de disrupción a la vez que mejora la eficiencia operativa, necesita una forma fiable de saber qué funciona y qué no. Mediante el seguimiento automático del tiempo, Insightful ofrece transparencia en los datos y le permite hacerse una idea clara del rendimiento y la productividad.

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Un breve examen de los datos temporales que recopilas puede mostrarte:
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• Qué aplicaciones usan y no usan los empleados
• Cuánto tiempo dedica a las diferentes tareas de cada equipo o miembro del equipo
• El impacto de los diferentes horarios de trabajo en los niveles de productividad

Al ver las aplicaciones y los sitios web que sus empleados utilizan a diario, puede evaluar si el software en el que confía actualmente ayuda o dificulta la eficiencia operativa. Es posible que los miembros del equipo estén dedicando demasiado tiempo a tu plataforma de comunicación, y la transición a una solución más sencilla podría ayudarte a ahorrar tiempo.

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Si algunas tareas o proyectos parecen llevar más tiempo para algunos miembros individuales del equipo, es posible que sea mejor que dediquen su tiempo a otro lugar. O bien, podría proporcionar información sobre la necesidad de cursos de perfeccionamiento u oportunidades de desarrollo profesional para que todos estén al mismo nivel.

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También puede realizar un seguimiento del impacto de los horarios de trabajo flexibles en su fuerza laboral con un software oculto para monitorear las computadoras.

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Supongamos que ha allanado el camino para el trabajo híbrido y tiene curiosidad por saber si esto tiene un impacto positivo en la eficiencia operativa. Con un software de supervisión de empleados en el radar de Gartner, ahora es el mejor momento para invertir en una herramienta como Insightful. Compare los niveles de productividad antes y después de implementar el cambio para ver si los datos reflejan sus observaciones.

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