Consejos y herramientas para administrar su fuerza laboral ante la disrupción

La disrupción forma parte del negocio tanto como cualquier otra cosa.

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Ya se trate de problemas en la cadena de suministro que paralizan su logística, de una recesión que afecta a sus ganancias o de un apagón de las comunicaciones provocado por una caída del servidor, debe estar preparado para cualquier cosa.

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Si bien la planificación de la sucesión y otras formas de proactividad pueden ser clave para mantener la empresa a flote cuando se producen cambios repentinos, también debes pensar en las operaciones diarias y en las soluciones a corto plazo, como la supervisión de los empleados remotos.

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En esta guía, analizaremos las mejores prácticas para implementar y mantener una productividad sostenible en su empresa y exploraremos cómo la agilidad puede brindarle la ventaja que necesita para prosperar en tiempos difíciles.

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Introducción a la agilidad de la fuerza laboral

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Si quiere capear las tormentas de disrupción que con frecuencia van y vienen en los negocios, no puede darse el lujo de permanecer pasivo. La mejor manera de combatir las interrupciones imprevistas es adoptar un enfoque proactivo y educar a los empleados sobre lo que significa ser ágiles y adaptables ante cambios inesperados.

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Entonces, ¿qué significa exactamente que una empresa sea ágil?

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La agilidad en los negocios es la práctica de encontrar una vanguardia a través de la innovación y la adaptabilidad, en lugar de confiar en tradiciones ancestrales y procesos estándar.

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Como se describe en McKinsey's Agilidad empresarial Según nuestro informe, la agilidad puede ayudarlo a transformar un modelo de negocio estancado y a prepararse para tiempos de incertidumbre al aumentar el compromiso de los empleados y la productividad de la fuerza laboral.

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Estos son algunos otros beneficios de agilidad de la fuerza laboral:

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• Aumente la satisfacción del cliente mediante un enfoque centrado en el cliente.
• Mejore el rendimiento operativo a través de la transparencia.
• Aumente la eficiencia con menos confusión en torno a la colaboración interfuncional.

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Cómo promover la adaptabilidad en toda la empresa con prácticas ágiles

Como McKinsey's Impacto de la agilidad El informe muestra que no basta con esperar que la agilidad tome forma lentamente en su organización. Tienes que ser proactivo y dotar a los líderes de tu equipo de las estrategias y herramientas que necesitan para tomar el control de cualquier situación emergente.

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Estas son algunas prácticas ágiles con las que los líderes de equipo deberían estar familiarizados:

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Cómo elegir el marco ágil adecuado

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Para dar a los líderes de su equipo la mejor oportunidad de llevar a sus equipos al éxito en tiempos de adversidad, necesitan saber qué marco ágil se adapta mejor a los miembros de su equipo.

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Estos son tres de los marcos ágiles más comunes:

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Kanban

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El marco Kanban es común en el desarrollo de software, pero también se extiende a la gestión general de proyectos debido a la gran popularidad de los tableros Kanban. Con los tableros Kanban, puedes personalizar y asignar elementos de acción y notificar a los miembros del equipo las acciones que deben tomar a continuación.

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Scrum

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El marco de Scrum se centra en la autorreflexión y describe cómo el pensamiento independiente se vincula con una estrategia de colaboración eficaz. Dentro de este marco, los miembros del equipo tienen funciones claras y los sprints desempeñan un papel importante.

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SAFe (marco ágil escalado)

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SAFe se adapta mejor a los equipos de nivel empresarial que requieren una alineación en toda la empresa, acceso compartido a la información y formas sólidas de colaborar con otros equipos y departamentos.

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Implementación de sprints ágiles

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Un equipo que entiende y utiliza los sprints ágiles puede hacer muchas cosas en poco tiempo. Por lo tanto, si alguna vez se encuentran en una situación en la que, de repente, se ven abrumados por varios proyectos nuevos, pueden reducir el trabajo de manera eficiente y prosperar frente a las interrupciones.

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¿Qué es un sprint ágil?

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Es un período breve en el que un equipo completará una cantidad específica de trabajo.

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Básicamente, los sprints ágiles son una forma eficaz de dividir grandes proyectos en tramos digeribles. Con un equipo completo centrado en una sola parte de un proyecto durante un período de tiempo determinado, es más fácil entrar en un estado de flujo y alcanzar altos niveles de productividad.

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Colaboración centrada en el cliente

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Para crear una cultura de productividad sostenible en su fuerza laboral, vale la pena escuchar a su base de clientes.

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Cuando pides a tus empleados que dediquen tiempo a fomentar relaciones productivas con los clientes, puedes aumentar los niveles de compromiso a medida que se reduce la barrera entre tu empresa y sus clientes.

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Con una colaboración centrada en el cliente en un marco ágil, el objetivo es mantener una comunicación constante con sus clientes para asegurarse de que todo esté como debe ser. De esta forma, se pueden abordar rápidamente los errores o fallos del software, resolver las inquietudes y escuchar las sugerencias.

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Las mejores herramientas de productividad sostenible para equipos

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Además de crear una fuerza laboral ágil que prospere en tiempos de adversidad, ¿qué más puede hacer para crear equipos sostenibles y productivos?

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La mejor manera es equiparlos con las herramientas adecuadas para llevar a cabo sus responsabilidades diarias y colaborar eficazmente con sus compañeros de trabajo.

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Estas son algunas de las mejores herramientas para respaldar una fuerza laboral ágil y crear equipos que mantengan la productividad a largo plazo:

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1. Plataformas de gestión de proyectos

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La mayoría de las plataformas de gestión de proyectos están diseñadas para soportar marcos ágiles y, por lo tanto, pueden considerarse suites de optimización de la fuerza laboral que agilizan los flujos de trabajo.

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Cuando incorporas un equipo en una plataforma de gestión de proyectos, puedes tomar el control de tu carga de trabajo con las siguientes funciones:

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• Planificar y programar las acciones y las reuniones a través de un calendario compartido
• Asignación de tareas a los miembros del equipo y configuración de dependencias para procesos de aprobación eficientes
• Comunicar las actualizaciones de estado con comentarios, etiquetas y notificaciones

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Los sprints ágiles son fáciles de implementar con estas plataformas, por lo que un proyecto inesperado que llegue al escritorio de un líder de equipo puede cargarse rápidamente en el software y dividirse en subtareas adecuadas para los miembros del equipo.

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Cuando se usa junto con aplicaciones de seguimiento de empleados o aplicaciones de seguimiento de la productividad, una solución de gestión de proyectos promedio puede convertirse en un pilar central de la productividad sostenible.

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2. Centros de comunicación

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Todos los equipos necesitan un centro de comunicación centralizado, un lugar al que puedan ir para mantenerse en contacto con el líder del equipo y sus compañeros de trabajo.

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La ventaja de usar software para esto, como Slack, es que puedes tener todas tus conversaciones relacionadas con el trabajo en un solo lugar. Supongamos que quieres enviar un mensaje a alguien de Recursos Humanos, pero encontrar su dirección de correo electrónico lleva un tiempo. Con Slack, solo tienes que ir al canal de Recursos Humanos y enviar tu mensaje allí.

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El uso de canales específicos para cada contexto te permite entrar y salir rápidamente para que los empleados no se queden atrapados desperdiciando tiempo con el trabajo relacionado con las actividades laborales.

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Además, la mejor manera de recuperarse después de una interrupción es contar con una forma rápida y clara de comunicar el curso de acción a tu equipo.

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3. Soluciones de monitoreo de empleados

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Software de seguimiento del tiempo y las soluciones de monitoreo de la actividad de los empleados le permiten medir de manera efectiva la productividad de la fuerza laboral.

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Toma herramienta de seguimiento de empleados Por poner un ejemplo revelador, estas son solo algunas de las funciones que puede utilizar para identificar las tendencias de rendimiento y supervisar los altibajos de la productividad de los trabajadores de oficina:

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• Acceda a la pestaña Insights en tiempo real para supervisar el uso de los ordenadores de los empleados y ver cuánto tiempo dedican a las distintas aplicaciones.

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• Mida la productividad en tiempo real para detectar tendencias cambiantes que podrían indicar signos de agotamiento o exceso de trabajo.

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• Etiquete las actividades como «productivas», «neutrales» o «improductivas» según el equipo específico para que pueda determinar cuánto contribuye cada miembro día a día.

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