Una guía detallada para programar sus equipos subcontratados

Uno de los desafíos más importantes de la subcontratación es la alineación.

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Existe la alineación de los valores de la empresa y los objetivos estratégicos, pero también está la alineación con las zonas horarias y la programación. Coordinar y colaborar con un equipo subcontratado puede presentar varios desafíos en comparación con trabajar con un equipo interno.

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Entonces, ¿cómo puede gestionar y programar sus equipos subcontratados de forma eficaz para alcanzar los niveles de productividad más altos?

Desafíos y soluciones para programar equipos subcontratados

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Antes de pasar a los consejos y trucos para programar equipos subcontratados, queremos mencionar los desafíos más comunes para que puedas identificar cuáles serán tus principales obstáculos.

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A diferencia de la gestión de equipos internos, la gestión de equipos subcontratados requiere mucha proactividad y flexibilidad, ya que tendrás que hacer malabares con las zonas horarias, los conflictos de programación y mucho más.

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Estas son algunas ideas de lo que puede esperar al programar equipos subcontratados:

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Desafío #1: Diferencia horaria

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Por más obvio que sea, con diferencia, el desafío más importante de programar con equipos subcontratados es la diferencia horaria.

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Las diferencias horarias serán más o menos un desafío según tu estrategia de subcontratación:

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Cerca de la costa - Es probable que las diferencias horarias sean mínimas, lo que refleja de cerca los desafíos de programar un equipo interno.

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En tierra - Dependiendo de lo lejos que mire, la subcontratación terrestre puede presentar algunos desafíos relacionados con la diferencia horaria, especialmente si contrata en la costa este y tiene su sede en el oeste.

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Lejana costa - La subcontratación lejana es la que más dolores de cabeza le causará la diferencia horaria, ya que comprobará constantemente las zonas horarias.

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Las diferencias horarias también son un factor con el que te encontrarás la mayoría de las veces, por lo que vale la pena crear una estrategia eficaz para abordarlas si planeas subcontratar.

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Si bien puedes establecer límites sobre qué diferencia horaria es excesiva, es más prudente establecer parámetros que te permitan contratar desde cualquier parte del mundo.

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Solución: Priorice la comunicación asincrónica

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La forma más fácil de gestionar las diferencias horarias es adaptarse y adoptar la flexibilidad.

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Esfuérzate por priorizar comunicación asincrónica métodos. No puedes esperar tener que realizar teleconferencias regulares con un equipo subcontratado en otro país, pero puedes establecer canales de comunicación que no requieran la presencia de ambas partes al mismo tiempo.

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La mayoría de los sistemas de gestión de proyectos permiten a los miembros del equipo dejar comentarios sobre las tareas, por ejemplo, notificando a sus compañeros de trabajo cuando es su turno de intervenir.

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Desafío #2: Choques culturales

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El otro desafío más evidente de la subcontratación son los choques culturales.

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Si bien esto puede parecer exagerado, hay muchas cosas relacionadas con el término cultura, y la desalineación en este sentido puede presentar una serie de desafíos.

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Estos son algunos ejemplos en los que la cultura puede resultar un desafío en el entorno laboral:

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• Barreras lingüísticas: Esto se aplica especialmente a la subcontratación lejana, donde es probable que contrates a personas que no hablen inglés como lengua materna. Si el dominio del inglés es un problema, esto puede provocar interrupciones en la comunicación interna y problemas de atención al cliente externos.

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• Hábitos laborales: En algunas culturas, se valora más la comunicación constante, mientras que en otras, los empleados se quedan solos para hacer su trabajo. Esto puede hacer que sea difícil programar equipos subcontratados y supervisar el desempeño laboral si sus hábitos son diferentes a los tuyos.

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• Perspectivas diferentes: La subcontratación de servicios a alguien que tiene una actitud y una visión del mundo muy diferentes puede resultar discordante e impedir la sinergia entre los equipos.

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Solución: examinar minuciosamente los equipos subcontratados

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Es fácil querer dar un paso adelante a la hora de subcontratar y saltarse la debida diligencia en favor de ponerse en marcha rápidamente, pero este enfoque podría resultar contraproducente.

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Cuando entreviste a las agencias de subcontratación, asegúrese de hacer preguntas no solo sobre el desempeño, sino también sobre cómo podrían adaptarse a su entorno de trabajo, teniendo en cuenta los factores descritos anteriormente.

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También puede ejecutar programas de capacitación una vez que incorpore a los equipos subcontratados para ponerlos al día con la forma en que su empresa se comunica y colabora.

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También vale la pena implementar un software informático para monitorear la actividad desde el primer día, de modo que puedas usar el monitoreo de empleados basado en la nube para averiguar si tu equipo subcontratado está trabajando según lo previsto. Una aplicación de monitorización de ordenadores como Insightful puede ayudarte a mantener al equipo a la altura de los estándares que acordaste inicialmente.

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Desafío #3: Expectativas incompatibles

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Al iniciar el proceso de subcontratación, es posible que tenga grandes expectativas.

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Es natural suponer que contratarás a un equipo y, desde el primer día, estarán trabajando a toda máquina. Sin embargo, no es una suposición segura.

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Cuanto más cerca de casa contrate, como es el caso de la subcontratación local, es más probable que encuentre empleados con expectativas similares de rendimiento y productividad. Cuanto más lejos estés, más probable será que te encuentres con expectativas diferentes.

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Solución: establezca expectativas claras desde el principio

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Lo ideal es que, incluso antes de ponerte en contacto con la contratación de un equipo subcontratado, hayas elaborado un plan claro sobre cómo integrarlos en tu forma de trabajar.

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Si bien las expectativas de la empresa serán muy claras para su equipo, su equipo subcontratado tendrá que ponerse al día. Por eso es importante establecer todas las tareas y responsabilidades que esperas que lleve a cabo tu equipo subcontratado antes de tomar la decisión de contratar.

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Asegúrese de que el equipo subcontratado sepa exactamente lo que se espera de él antes de empezar a trabajar, para que no haya excusas con respecto al rendimiento.

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También es una buena idea considerar un software que le permita monitorea el trabajo desde casa, ya que le permitirá supervisar los niveles de productividad y rendimiento de su equipo subcontratado a lo largo del tiempo. Establezca un punto de referencia desde el principio y utilice una herramienta como Insightful para asegurarse de que el equipo lo alcance de manera constante.

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Desafío #4: Horarios de trabajo rígidos

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Hay un último factor a tener en cuenta al buscar subcontratar es la forma en que todos trabajarán juntos.

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Dejando a un lado las diferencias horarias, los horarios de trabajo varían de una empresa a otra y de un país a otro. Por lo tanto, es ingenuo esperar que el equipo subcontratado que contrate se integre perfectamente en su horario de trabajo.

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Si priorizas el horario de 9 a 5 y esperas que tu equipo subcontratado siga un modelo de trabajo similar, es posible que tengas problemas con los horarios debido a las diferencias horarias. Además, las agencias de subcontratación pueden estar más familiarizadas con modelos de trabajo alternativos y trabajar mejor con ellos.

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Solución: Adopte formas flexibles de trabajar

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Esto puede consistir en encontrar horarios superpuestos para las reuniones y los registros para que todos estén en sintonía, o en pasar a un ROWE (entorno de trabajo orientado a los resultados) en el que lo único que importa son los resultados que produce el equipo subcontratado.

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Tenga en cuenta el hecho de que no existe una forma correcta de trabajar, y eso debería abrir las puertas a la búsqueda de una solución que funcione para todas las partes.

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Tenga en cuenta que, al ofrecer una mayor flexibilidad, corre el riesgo de que el tiempo de inactividad se convierta en un problema. Para evitarlo, emplea un rastreador de horas para el trabajo como Insightful, ya que puedes usar el software para monitorear el uso de Internet de los empleados.

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Insightful, el mejor software de monitoreo de escritorio para medir y evaluar el desempeño de los empleados, le brinda las herramientas para prevenir eficazmente el robo de tiempo.

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