Bajos niveles de productividad son un problema muy común en muchos entornos de trabajo; no hay dos maneras de hacerlo.

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Ya sea por el creciente número de distracciones a las que se enfrenta el empleado moderno, por la dificultad para establecer un ritmo de trabajo desde casa o simplemente por sentirse desconectado de su trabajo: la baja productividad puede deberse a muchos factores.

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Si ya has resuelto la cuestión de cómo supervisar a los empleados que trabajan desde casa, entonces estarás al tanto del tema. Pero aunque no lleves un registro del tiempo, puedes corregir el mal desempeño de tus equipos.

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En esta guía, te mostraremos 8 de los mejores trucos de productividad para que tus equipos trabajen a toda máquina.

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1. Prepara al equipo

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Independientemente de si su equipo (o toda la empresa) trabaja desde la oficina o si emplea trabajadores remotos, la implementación del sistema de seguimiento del tiempo es imprescindible. Pero antes de eso, tienes que ponerlos todos al día sobre lo que viene en términos de cualquier nueva organización laboral para la que estés sentando las bases.

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Organice una reunión (o varias, si es necesario) en la que explique sus planes para el próximo trimestre, por ejemplo. Indique qué preparativos deben realizarse en términos de compromiso con el trabajo, nivel de colaboración en equipo, puntualidad y responsabilidad; simplemente, exponga los objetivos, las expectativas y las posibles ramificaciones en términos de las acciones futuras.

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Intente también generar entusiasmo entre el personal: explique qué significará el resultado positivo para la empresa y los empleados específicamente. A la larga, eso aumentará la productividad más que cualquier otro software de monitor de pantalla que puedas instalar.

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Además, asegúrate de que los miembros del equipo se conozcan entre sí (especialmente si has tenido recién llegados recientemente) antes de embarcarte en un gran proyecto que sea muy importante para la empresa.

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Aprender qué pueden y qué no pueden hacer exactamente, así como su dinámica de trabajo y sus habilidades de comunicación, ayudará a todos a darse cuenta de las capacidades y deficiencias del equipo. Centrarse en lo positivo, a su vez, proporcionará ese impulso inicial de confianza y anticipación que ayudará a llevar adelante el proyecto.

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2. Comience con algo pequeño, trabaje para lograr cosas más grandes

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Si te esfuerzas por implementar la supervisión de los empleados para aumentar la productividad a nivel del equipo, es posible que no quieras establecer una meta demasiado grande desde el principio.

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Sí, tienes un gran proyecto que tienes que llevar a cabo con éxito y cada esfuerzo cuenta, pero si presentas las cosas al personal de esa manera, es probable que un grupo de personas se quede paralizado por el miedo a hacer algo demasiado lento, y quién sabe qué tipo de errores pueden cometer si se apresuran.

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Además, como gerente, nunca podrás monitorear el progreso y los posibles problemas de esta manera. Una de las formas en que el software de productividad del personal puede ser útil es identificando posibles obstáculos a lo largo del camino, lo que también permitirá a todo el equipo solucionarlos a su debido tiempo, en lugar de una vez finalizado el proyecto.

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Por eso es importante dividir las cosas en tareas con la mayor claridad posible. Es mejor tener 200 tareas pequeñas (siempre que estén bien organizadas para que sepas qué es lo que es) que 10 tareas grandes que tardan mucho tiempo en completarse, ya que eso arruina el propósito de mejorar la productividad.

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Además, cuando un empleado revisa su balance de tareas al final del día en el software de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo que ha elegido, ver cinco tareas pequeñas completadas será mejor que estar al 30% de una tarea grande. Esto les dará una sensación de logro y la confianza de que el equipo realmente podrá terminar el proyecto a tiempo. Pasarán más fácilmente a un estado mental positivo en el que «podemos hacer esto» lleve a la gente más lejos que «esto es muy difícil».

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También le dará la oportunidad de seguir su ritmo y revisar la calidad del trabajo si es necesario, señalando así cualquier error y solucionándolo rápidamente.

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3. Establezca un marco de tiempo para la tarea

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No hace falta decirlo, pero es importante establecer una fecha límite para cada tarea que deben completar los miembros de tu equipo. Utilizando un herramienta de gestión de proyectos con seguimiento del tiempo es una forma excelente de definir y controlar el desempeño de tu equipo.

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Asegúrese de establecer un marco temporal realista para cada tarea. Habla con las personas asignadas sobre sus estimaciones, capacidades y posibles obstáculos (por ejemplo, esperar a que otros miembros del equipo terminen su parte, las restricciones del sistema o de terceros, etc.).

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Este es un paso particularmente importante para los nuevos gerentes o líderes de equipo que están supervisando las nuevas incorporaciones al equipo y aún no están seguros de qué esperar. En este sentido, para ayudar al equipo a consolidarse de manera más fácil y rápida y, por lo tanto, garantizar un buen rendimiento en el futuro, es esencial tener acceso a la información de un software de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo de alta calidad.

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Si bien algunos equipos trabajan mejor bajo presión (y con plazos ajustados), deja siempre un poco de tiempo extra en caso de que sea necesario abordar una tarea adicional antes de que se complete oficialmente.

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Sin duda, una de las características de un buen entrenador es saber qué tipo de presión necesita su equipo para ser productivo y, por lo tanto, esforzarse o no para obtener los mejores resultados.

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4. Supervise el tiempo de trabajo y la actividad

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Una forma comprobada de aumentar la productividad en su empresa es supervisar a los empleados a través de un software como Insightful.

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Nuestra experiencia ha demostrado que la simple introducción de una herramienta que pueda monitorear con éxito el comportamiento de las personas en el entorno profesional marca una gran diferencia a la hora de aumentar la eficacia laboral.

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Si bien la mayoría de las personas hacen todo lo posible cuando son conscientes de que están siendo monitoreadas, no es tan simple como eso.

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Los trabajadores concienzudos están dispuestos a analizar con ojo crítico lo que han hecho en un día, identificar las áreas que necesitan mejoras y realizar los cambios necesarios, y aquí es exactamente donde el software de monitoreo de la productividad de los empleados resulta útil.

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Las herramientas que apuntan a cualquier cantidad de actividades improductivas son útiles. Pero aquellas que dan una imagen clara de lo que se está haciendo mal (idas y venidas sin regular, actividades no relacionadas con las tareas laborales reales (navegar por las redes sociales durante el horario de oficina, dedicar mucho tiempo a tareas de poca monta o repetitivas que podrían realizarse de forma diferente o automática) y cómo mejorarlas son ejemplos de el mejor software de monitoreo de empleados ahí fuera.

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Es por eso que debes comprobar las cifras con regularidad, analizar los resultados comparándolos con tus expectativas y políticas internas, y realizar los cambios necesarios para aumentar la productividad de tu equipo.

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5. Encuentre las herramientas adecuadas

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No pregunte qué pueden hacer sus empleados por la empresa, sino también qué puede hacer la empresa para que trabajen de manera productiva.

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Una de las cosas que puede hacer para garantizar que su personal pueda trabajar de manera ininterrumpida y eficiente es proporcionarles las herramientas adecuadas para el trabajo. Por ejemplo, la productividad de los desarrolladores depende de herramientas diferentes de las que utilizan los representantes de ventas, así que tenlo en cuenta a la hora de asignar un presupuesto para los recursos y elegir cuáles usar.

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Piense en lo que sus empleados realmente necesitan para realizar sus tareas profesionales, no solo en lo que se ve bien en el balance al final del año o en la oficina cuando vienen posibles clientes o socios comerciales.

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Si bien algunas herramientas, como el seguimiento del tiempo, tienen usos universales en la empresa o pueden ser utilizadas de diversas maneras por diferentes equipos de la empresa, otras no permiten tales comodidades.

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¿Qué puede hacer un desarrollador con una herramienta de CRM cuando no tiene contacto con clientes potenciales y compradores? ¿De qué sirve una silla de oficina elegante para un inspector de seguridad que pasa sus días en el campo? Y, en última instancia, ¿de qué sirve la versión gratuita de una herramienta si no puedes usarla para hacer tu trabajo correctamente y sin frustraciones?

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Todas estas son preguntas que vale la pena considerar seriamente y tomar medidas para ayudar a los empleados a ser más productivos mediante el uso de las herramientas adecuadas.

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6. Fomentar una cultura de aprendizaje continuo

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Si quieres que tu equipo prospere, necesitas crear una cultura en torno a ellos que refleje el deseo de crecer y desarrollarse continuamente.

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Dicen que eres la suma de las personas con las que pasas más tiempo, así que ¿no tiene sentido crear una cultura laboral que inspire e impulse la productividad y el aprendizaje continuo?

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De esa manera, los miembros del equipo deberían sentirse obligados a satisfacer su ambición profesional y esforzarse al máximo todos los días. El aprendizaje y el crecimiento continuos pueden ser contagiosos en los entornos adecuados, lo que significa que pueden extenderse a todo el equipo si se crea el entorno adecuado.

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Por ejemplo, puedes hacer lo siguiente:

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• Fomente la mejora de las habilidades: Facilite a los miembros del equipo la capacitación en habilidades que necesitan. Organice sesiones de capacitación y talleres regulares o brinde acceso a los cursos para que los empleados puedan mantenerse a la vanguardia.

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• Implemente comentarios constructivos: Fomente la retroalimentación constructiva entre los miembros del equipo, ya que esto puede ayudar a las personas a identificar sus puntos ciegos y a trabajar para eliminarlos.

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7. Demuestre liderazgo

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A veces, el ejemplo que das es tan importante como cualquier acción que tomes para mejorar la productividad de tu equipo.

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Como líder o gerente de equipo, asegúrate de llegar siempre a tiempo a las reuniones y otras obligaciones del equipo. Cumple con tus responsabilidades lo mejor que puedas y modela la actitud perfecta para trabajar de manera que los miembros de tu equipo puedan hacer lo mismo.

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También podrías tener una política de puertas abiertas para alentar a los miembros del equipo a compartir sus inquietudes tan pronto como surjan. Esto puede ayudar a generar confianza, y cuanto más lo sienta tu equipo, más probabilidades hay de que actúen con iniciativa, confíen en sus instintos y trabajen de manera más inteligente.

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8. Equilibre el trabajo y el bienestar

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El equilibrio entre la vida laboral y personal es el ingrediente secreto para una productividad sostenible.

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Si quieres preparar a tu equipo para el éxito a largo plazo, tu objetivo debe ser crear una cultura que promueva un enfoque saludable de la productividad.

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Por lo tanto, asegúrate de respetar los límites personales y profesionales de tu equipo. Dado el auge del trabajo remoto, cada vez es más difícil simplemente «desconectarse» del trabajo, y el hecho de que cada vez más trabajo se infiltre en la vida personal de los empleados significa que siempre están más cerca del agotamiento.

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Dado que el agotamiento se encuentra en el extremo opuesto al de la productividad, debes hacer todo lo posible para evitarlo a toda costa. Prioriza el bienestar de los miembros de tu equipo ante todo, y la productividad vendrá después.

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Insight: una herramienta para la productividad

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Si perder el tiempo se convierte en un hábito, también puede influir en la eficacia de todo el equipo, y eso es un verdadero problema en ciernes. Si aún no has abordado el tema de cómo supervisar a los empleados que trabajan desde casa, ahora es el momento.

Insightful, como plataforma de análisis de la fuerza laboral, puede ayudarlo a impulsar los niveles de productividad al proporcionar la siguiente información:

• La frecuencia con la que sus empleados trabajan: quién llega tarde o se va temprano y cuándo, a quién le gusta tomarse largas pausas para comer
  
  
• Qué sitios web y aplicaciones visitan mientras trabajan: puede marcar los más utilizados como productivos, improductivos y neutrales
  
  
• Alertas basadas en comportamientos sospechosos o períodos prolongados de inactividad
  
  
• Capturas de pantalla tomadas de forma manual, aleatoria o activadas por una actividad sospechosa
  
  
• El tiempo dedicado a un proyecto/tareas y cómo se correlacionan, etc.
  
  

Pero no importa lo útil que sea Insightful software de productividad para monitoreo de empleados es decir, no confíe únicamente en las herramientas para aumentar los niveles de productividad del equipo. Tras identificar en qué aspectos fallan los procesos establecidos y qué es lo que hace que las personas pierdan la concentración mientras trabajan, es necesario centrarse en crear la cultura empresarial adecuada.

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Maximizar la productividad del equipo

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Además de organizar la forma en que opera su empresa a través de una herramienta de monitoreo como Insightful, ningún «truco» lo ayudará a aumentar realmente la productividad de su equipo.

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Para ver realmente resultados positivos en este sentido, es necesario introducir una serie de cambios sistémicos en su entorno empresarial. Así que sigue nuestros consejos e intenta implementar algunos de los que presentamos aquí, ¡o todos!

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No te arrepentirás.

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Actualizado el 5 de octubre de 2023