En una era en la que el trabajo desde casa ha pasado de ser un lujo a una necesidad, comprender la dinámica de la productividad se ha vuelto crucial para las organizaciones de todos los sectores.

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Como descubrió Yahoo en 2013, se creía que la velocidad y la calidad del trabajo se veían comprometidas cuando los empleados trabajaban de forma remota. Pasamos una década y se espera que el 22% de la fuerza laboral estadounidense trabaje de forma remota a finales de 2023. Este cambio subraya la importancia de comprender y medir la productividad en el panorama actual.

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¿Sus decisiones empresariales se guían por indicadores clave de rendimiento (KPI) y puntos de referencia de productividad precisos? Los conocimientos cuantitativos sobre la productividad de los empleados son esenciales para tomar decisiones informadas sobre las cargas de trabajo, el uso de la tecnología y la salud mental de los empleados. Desafortunadamente, muchas organizaciones se basan en puntos de referencia anticuados, simplificados o irrelevantes desarrollados por especialistas que carecen de la experiencia necesaria.

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Perspicaz, líder en software de monitoreo de la actividad de los empleados, aborda esta brecha de la siguiente manera: seguimiento del trabajo y analizar los datos de una amplia base de usuarios para establecer puntos de referencia para tres componentes fundamentales de la productividad: la multitarea, la colaboración y el tiempo de concentración. Este artículo lo ayudará a comprender y establecer puntos de referencia de productividad, lo que permitirá a su empresa optimizar su tiempo y sus recursos.

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Los tres pilares de la productividad

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La productividad se mide convencionalmente comparando entradas y salidas. Sin embargo, el trabajo real es más complejo e implica varios proyectos, tareas y entregas para cada miembro del equipo. Un enfoque holístico para medir la productividad del equipo abarca tres dimensiones:

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• Enfoque: El tiempo dedicado a una sola tarea, la profundidad del trabajo realizado y la cantidad de interrupciones encontradas.

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• Colaboración: El tiempo dedicado a las reuniones y a la comunicación.

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• Multitarea: El tiempo dedicado a tareas administrativas o semiimportantes.

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Una distribución saludable de la carga de trabajo implica una combinación de tareas que conducen a un trabajo satisfactorio y evitan el agotamiento. Pero, ¿qué constituye una «buena» distribución y cuánto tiempo deben dedicar los empleados a cada categoría todos los días?

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Los puntos de referencia recopilados a partir de los datos de usuarios de sectores como los servicios financieros, la atención médica, los seguros, los servicios profesionales y el sector legal proporcionan información valiosa sobre el día de un empleado promedio y revelan tendencias clave como:

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El tiempo productivo se mantuvo estable trimestre tras trimestre, pero disminuyó 6 minutos año tras año.

El número de empleados sobreutilizados disminuyó un 13% interanual en el segundo trimestre, lo que indica una mejor distribución de la carga de trabajo y un mayor compromiso general.

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A pesar del cambio positivo en el bienestar general de los empleados, el 28% de los empleados siguen sobreutilizados.

La duración de la jornada laboral se redujo en 33 minutos con respecto al primer trimestre y en 37 minutos respecto al año anterior, exclusivamente al final del día, y los empleados terminaron su trabajo aproximadamente 30 minutos antes que en cualquiera de los cinco trimestres anteriores.

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Desbloqueando información sobre la productividad

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Exploremos cómo se pueden aplicar estos puntos de referencia en un análisis de productividad con un ejemplo. Supongamos que es una empresa de servicios financieros y sus empleados tienen una media de 7,2 horas productivas al día. A primera vista, esta cifra parece superior a la media del sector y positiva. Sin embargo, un análisis más detallado revela que el chat y la mensajería consumen 1,2 horas, más del doble del tiempo promedio de un mercado vertical.

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Los desequilibrios a corto plazo pueden ser aceptables, pero los desequilibrios prolongados pueden provocar problemas. Es esencial una distribución saludable de la carga de trabajo entre el enfoque, la colaboración y la multitarea. La sobreutilización constante genera estrés y aumenta el riesgo de agotamiento, mientras que la infrautilización puede hacer que los empleados se sientan poco valorados y desmotivados.

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La comparación de los análisis de su fuerza laboral con los de su sector puede ayudar a identificar las posibles áreas de mejora con mayor rapidez.

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Implementar puntos de referencia de productividad

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El primer paso es comprender las variaciones de productividad en los distintos sectores. A continuación, examine las métricas de productividad de su organización, teniendo en cuenta estas mejores prácticas:

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Contextualizar: Los puntos de referencia proporcionan una referencia útil para su posición en la industria, pero necesitan contextualización. Cada organización es única, con su marco para un trabajo y una colaboración profundos. Tenga en cuenta las características específicas de su organización, como el trabajo remoto o los espacios de oficina compartidos, al interpretar los puntos de referencia.

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Trabaje de forma incremental: Los mandatos abruptos en toda la empresa pueden dañar el compromiso y la productividad de los empleados. En su lugar, implemente un plan gradual con la participación de los empleados para aumentar las probabilidades de éxito.

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Establezca los KPI que no tengan un límite de tiempo: Los KPI de alto nivel, como «aumentar en una hora el tiempo de trabajo profundo», pueden parecer directamente relacionados con la evaluación comparativa, pero son difíciles de medir. En su lugar, identifique los puntos fuertes clave de los empleados y aumente gradualmente su carga de trabajo en esas áreas para aumentar la productividad de forma natural.

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Mejorar la productividad en el lugar de trabajo: un viaje, no un destino

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Mejorar la productividad en el lugar de trabajo es un proceso continuo que requiere una evaluación continua, innovación y una herramienta sólida para diferenciar entre métricas de referencia significativas e irrelevantes. Perspicaces rastreador de productividad para el seguimiento del trabajo remoto aborda estos desafíos al proporcionar un conjunto completo de funciones diseñadas para evaluar y mejorar la productividad con precisión.

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Monitorización en tiempo real y seguimiento de la actividad: Rastrea al empleado actividad con el monitoreo en tiempo real y el seguimiento de la actividad de Insightful. Las organizaciones pueden evaluar con precisión las entradas y los resultados, y así tomar decisiones informadas en relación con las cargas de trabajo, el uso de la tecnología y la salud mental de los empleados.

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Panel de tendencias de productividad e informes completos: El panel de tendencias de productividad y las funciones de informes completos de Insightful permiten a las organizaciones analizar las tendencias de la productividad a lo largo del tiempo y generar informes detallados sobre los niveles de productividad del equipo, lo que les permite identificar las áreas de mejora y realizar cambios significativos.

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Seguimiento de la productividad de los empleados: Con la función de seguimiento de la productividad de los empleados de Insightful, las organizaciones pueden realizar un seguimiento de la productividad de los empleados y equipos individuales, lo que les permite identificar las áreas en las que puede ser necesaria una formación o orientación adicional y, por lo tanto, evitar la sobreutilización o la infrautilización.

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Ajustes personalizables y Office vs Remote: La configuración personalizable de Insightful y las funciones de Office vs Remote permiten a las organizaciones configurar la plataforma para que se adapte a sus necesidades específicas y diseñar una estructura de trabajo óptima en función de la ubicación de trabajo de su equipo.

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Al aprovechar estas funciones de Insightful, las organizaciones pueden establecer puntos de referencia de productividad precisos, tomar decisiones informadas e implementar estrategias personalizadas para optimizar el rendimiento del equipo y maximizar la productividad general, abordando los puntos débiles y los desafíos clave que se analizan en el artículo.

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