5 consejos para una mejor gestión del tiempo

La gestión del tiempo es una de las habilidades más esenciales de los últimos tiempos, especialmente para los trabajadores remotos, ya que están fuera del alcance directo de la administración.

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Es importante tener un buen conocimiento de los requisitos temporales en relación con la carga de trabajo asignada, tanto de antemano, en la fase de planificación como mientras se trabaja en las tareas. En este sentido, seguimiento del tiempo es la base para una gestión de proyectos exitosa, optimización de procesos empresarialesy, en última instancia, prácticas de facturación precisas.

Sin embargo, no todas las personas tienen la suerte de tener habilidades locas para gestionar el tiempo, simplemente no pueden hacerlo bien y su trabajo se ve afectado por ello.

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Estos son los efectos negativos de una mala gestión del tiempo:

• Plazos incumplidos
• Calidad de trabajo insatisfactoria
• Reputación indeseable
• Incapacidad para obtener una compensación financiera adecuada
• Desequilibrio entre el trabajo y la vida privada
• Niveles de estrés más altos
• Mayor probabilidad de agotamiento.

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Por otro lado, al encontrar el mejor software de seguimiento del tiempo (gratuito), se nota que hay una mejora en todas estas áreas. Por lo tanto, una mejor gestión del tiempo se traduce en:

• Mejor administración de la carga de trabajo
• Mejora de la calidad del trabajo
• Niveles de productividad más altos
• Menos estrés relacionado con el trabajo
• Mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada, etc.

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Por lo tanto, es imprescindible perfeccionar sus habilidades de gestión del tiempo, y aquí hay cinco consejos sobre cómo hacerlo bien.

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CONSEJO #1: Diseñe un cronograma y cúmplalo

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Si tu equipo trabaja desde la oficina, crear un horario y hacer que los empleados lo cumplan es mucho más fácil que seguimiento de trabajadores remotos.

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Sin embargo, la pandemia mundial ha hecho que todas las empresas pasen a trabajar a distancia, total o parcialmente, de forma temporal o permanente, con más o menos éxito. Por lo tanto, la necesidad de que los empleados organicen su tiempo de trabajo de manera más eficaz y proactiva ha surgido de la nada.

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A pesar de que el trabajo remoto permite una gran flexibilidad en cuanto a cuándo y de qué manera trabajan las personas, aún quedan objetivos por alcanzar, y eso no se puede lograr holgazaneando.

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Si bien los empleados ahora tienen la opción de dormir hasta tarde una hora más o empezar a trabajar por la tarde si es necesario, la mayoría de las empresas siguen exigiendo una jornada laboral de ocho horas y lo garantizan mediante el seguimiento del tiempo.

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La diferencia es que ahora depende de los trabajadores organizar sus horas de trabajo de tal manera que permitan la mayor productividad. Aquí es donde es esencial crear un horario de trabajo (y cumplirlo).

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Asegúrese de dividir el día y la carga de trabajo de la manera más similar posible a la de la oficina.

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Por ejemplo, lee y responde correos electrónicos de 8 a 9 de la mañana, trabaja en proyectos de 9 de la mañana a mediodía, prepara las reuniones de 12 a 13 horas, organiza reuniones de 1 a 3 de la tarde, etc.

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Este tipo de seguimiento del tiempo permite tener una mejor visión general de sus tareas y tareas, lo que también facilita su adecuada priorización.

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CONSEJO #2: Usa listas de tareas pendientes

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Hacer listas es una buena manera de controlar bien las tareas que tienes por delante. Si bien la forma tradicional es hacerlo en papel, las herramientas modernas de gestión de proyectos son un buen sustituto, especialmente si tu trabajo incluye el uso de un ordenador o un dispositivo personal similar.

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Con herramientas como Jira, Asana, Trello y muchas otras, la dirección no solo puede asignar tareas, supervisar el progreso y procesar el tiempo necesario para completar las tareas, sino que los empleados también tienen un medio de cooperación y coordinación con otros miembros del equipo.

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Sin embargo, herramientas como Insightful (software de seguimiento del tiempo en línea con función de gestión de proyectos integrada) no solo miden el tiempo necesario para completar las tareas, sino que también ofrecen una visión general completa de las listas de tareas pendientes de todos los empleados.

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Con las notificaciones puntuales y otras funciones interactivas, las personas tienen dificultades para no cumplir con una fecha límite porque han olvidado que una determinada tarea o proyecto vence hoy. En ese sentido, las herramientas modernas de gestión de proyectos proporcionan una base sólida para desarrollar mejores habilidades de gestión del tiempo.

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CONSEJO #3: Divida los proyectos en tareas y las tareas en subtareas

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No hay ningún artículo en el plato de un empleado que no sea lo suficientemente pequeño como para formar parte de un proyecto más grande y lo suficientemente grande como para dividirse en tareas más pequeñas.

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Otra buena táctica para controlar el tiempo es considerar todas las tareas como partes de un panorama más amplio, pero aun así dividirlas en unidades más pequeñas siempre que sea posible.

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Es particularmente importante para los proyectos en equipo conocer tus responsabilidades individuales dentro del grupo y cómo tu comportamiento profesional influye en los demás. Cuando sepas que los demás dependen de tu velocidad y calidad de trabajo, tendrás cuidado de no crear obstáculos en el proceso.

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Cualquier empleado responsable no solo será preciso a la hora de determinar la fecha límite, sino que también será puntual a la hora de llegar a dicha fecha porque sabe que otros miembros del equipo volverán a trabajar en el proyecto después de ellos. Además, se esforzarán por no cometer errores materiales que requieran una nueva elaboración.

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En este sentido, utilizando software de seguimiento del tiempo le ayudará a llevar un registro del tiempo dedicado al proyecto y facilitará el cumplimiento de los plazos.

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Por otro lado, al dividir las tareas individuales en unidades más pequeñas, no solo es más fácil para el empleado mantenerse al día con la carga de trabajo, sino que también aumenta la moral y la productividad, ya que cada subtarea completada acerca todo el proyecto un paso más a la línea de meta.

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Además, es mucho más fácil para la dirección hacer un seguimiento de quién está haciendo qué en el equipo y qué posibles problemas pueden impedir que el proyecto finalice a tiempo.

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CONSEJO #4: Establezca expectativas claras

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Para que un rastreador del tiempo de trabajo sea efectivo, todas las expectativas de los empleados deben establecerse de tal manera que sean claras, precisas y estén equipadas con los resultados adecuados.

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Sin embargo, esta puede ser la parte más difícil del proceso, ya que es un arma de doble filo.

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Por un lado, el listón no debe ponerse demasiado alto, independientemente de que lo pongan la dirección o los propios empleados.

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Para lograr la eficacia en el trabajo, los empleados y sus gerentes deben ser conscientes de sus limitaciones y traducir ese conocimiento en una gestión adecuada de la carga de trabajo.

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Por otro lado, los gerentes no deben ignorar la calidad con la que se han completado las tareas para obtener resultados rápidos. El seguimiento del tiempo en este sentido tiene un componente completamente diferente.

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Los gerentes deben dejar perfectamente claro que trabajar dos veces en una tarea es una pérdida de tiempo y recursos de la empresa, por lo que es importante lograr la calidad de resultados deseada la primera vez, incluso a costa de ser un poco más lento.

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En cualquier caso, los gerentes también deben comunicar claramente las consecuencias de que los empleados se comporten de cualquier manera, no solo durante la semana de evaluación del desempeño, sino en todo momento. En este sentido, tener acceso a la información objetiva recopilada por el software de facturación y seguimiento del tiempo debería garantizar un trato justo para todos los empleados de acuerdo con su comportamiento profesional, ya sea que reciban un aumento o un recorte salarial.

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CONSEJO #5: Utilice software para realizar un seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados

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El seguimiento del tiempo de trabajo es una buena manera para que los empleados vean cuánto tiempo requiere una determinada tarea y, si bien les da a sus empleadores una idea de qué tan productivos son, también es importante que utilicen la información para aumentar la productividad y, posiblemente, otros aspectos del trabajo.

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Para que la empresa pueda utilizar sus recursos de la mejor manera posible, debe planificar las estrategias futuras con mucha precisión, y eso a menudo incluye saber cuánto tiempo requiere completar una actividad. De ahí la justificación para la implementación del software de seguimiento del tiempo.

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Su función radica en proporcionar información precisa que se pueda utilizar en la planificación futura de proyectos y la ejecución adecuada, la gestión de procesos, la ampliación de las operaciones y el crecimiento de los empleados profesionales.

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Reflexiones finales

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Herramientas como Insightful pueden ser una valiosa adición a los recursos de la empresa y contribuir a alcanzar los objetivos en todos los niveles: empresa, equipo e individuo.

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En este sentido, no sorprende que la función de seguimiento del tiempo de Insightful no solo afecte a la gestión del tiempo, sino que también aumente la productividad de los empleados y la eficiencia laboral, y como tal es indispensable para todas las empresas modernas decididas a crecer.

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Este artículo fue escrito originalmente el 21 de agosto de 2019 por Aleksa Misic. Fue actualizado el 14 de julio de 2020 por Aleksandra Djordjevic.