La forma de iniciar un proyecto juega un papel muy importante en su éxito.

Puede pensar que solo tener un proyecto en mente es suficiente para empezar. Sin embargo, para lanzar (y luego completar) un proyecto, la planificación tiene que ser lo primero.

En los proyectos más formales, toda una fase del proyecto se dedica a todo lo que hay que hacer antes de empezar a trabajar. El inicio del proyecto incluye recopilar toda la información y los recursos necesarios para entender el proyecto, identificar las funciones de todos los involucrados en el proyecto, estimar sus tareas y establecer el plan del proyecto.

En esta publicación, hemos descrito todos los pasos de la fase de inicio del proyecto para ayudarlo a comenzar su proyecto, sea cual sea, de manera más efectiva.

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Comprenda el propósito del proyecto

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El primer paso es recopilar toda la información y las referencias necesarias para el proyecto. Esto incluye detalles sobre el proyecto, como los objetivos, las metas, los presupuestos y los plazos.

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Deben incluirse en el resumen del proyecto que hayas recibido de tu cliente, quien sea quien te haya asignado el proyecto. Si se trata de un proyecto iniciado por ti mismo, tendrás que escribir toda esta información tú o alguien de tu equipo remoto.

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Lee detenidamente toda la información sobre el proyecto y asegúrate de resumir todos los detalles para que todos puedan entender el proyecto con precisión.

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Si algo no está claro, tienes que hablar con el cliente antes de empezar a trabajar en el proyecto. Esto le ahorrará mucho tiempo en las etapas posteriores.

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El propósito de este paso es comprender completamente las expectativas de las partes interesadas para usted y su equipo remoto, así como los criterios de éxito del proyecto.

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Definir el alcance con claridad

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Una vez que conozcas todos los detalles de tu proyecto y todas las piezas móviles que implicará, es el momento de definir claramente el alcance.

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El alcance del proyecto lo determinará todo, desde la planificación de la capacidad hasta la administración de los recursos. Un proyecto pequeño de 2 semanas tendrá un alcance muy diferente al de un proyecto complejo de 6 meses, por lo que es necesario tener muy claro todo lo que se necesita para llevar a cabo el proyecto con éxito.

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El alcance también te permite tener claro con las partes interesadas y el cliente lo que harás y lo que no harás como parte del proyecto. Te permite ser firme con tus límites y asegurarte de que no hay riesgo de que el alcance se extienda más adelante.

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También le brinda la oportunidad de obtener la aceptación total de todas las partes interesadas relevantes, por lo que puede comenzar desde un punto de entendimiento y acuerdo mutuos.

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Identifique las funciones de todos los que trabajan en el proyecto

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Ahora que tú y todos los miembros de tu equipo comprenden perfectamente el propósito del proyecto, es hora de empezar a identificar el papel de todos los participantes en este proyecto y lo que deben lograr. Tienes que averiguar qué funciones son necesarias para completar este proyecto y quién es el que se requiere para que se complete el proyecto.

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Cuando sepas exactamente a quién necesitas para este proyecto, busca a los mejores empleados con las habilidades que necesitas para completarlo. Una vez que hayas encontrado a los mejores empleados y te hayas asegurado de que están disponibles, puedes contratarlos para el proyecto.

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Establecer un plan de comunicación

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Una vez que hayas identificado a todos los que desempeñarán un papel clave en el proyecto y hayas descrito sus responsabilidades específicas, debes elaborar un plan de comunicación sólido.

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Un plan de comunicación garantiza que todos los involucrados en el proyecto tengan una manera fácil de saber exactamente con quién deben contactar en diferentes situaciones.

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En este plan, vale la pena determinar lo siguiente:

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• Frecuencia: ¿con qué frecuencia los miembros del equipo deben ponerse en contacto para que el proyecto avance sin problemas?
  
  
• Mecanismos de retroalimentación: ¿cómo invitarás, recopilarás e incorporarás los comentarios de tu equipo que puedan mejorar tu forma de trabajar?
  
  
• Plataformas: ¿qué herramientas utilizarás para la comunicación diaria?

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Estime las tareas de los empleados que trabajan en el proyecto

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El inicio de un proyecto debe tener los tiempos estimados que sus empleados necesitan para completar sus tareas. Ya sea que esté ejecutando un proyecto con un equipo en la oficina, remoto o incluso con una combinación de ambos, estimar el tiempo de las tareas puede resultar complicado.

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Para estimar el tiempo de tus compañeros de equipo remotos, necesitas saber cómo realizar un seguimiento de los empleados que trabajan desde casa. Con Insightful, puedes monitorear a tus empleados como si estuvieran sentados justo a tu lado. Saber cómo hacer un seguimiento de los empleados que trabajan desde casa te ayudará a estimar el tiempo que tardan tus empleados en realizar tareas específicas con mayor precisión. Además, obtienes un comprobante de trabajo, lo que puede ayudar a crear vínculos más sólidos entre tú y las partes interesadas.

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Cuando vas a asignar una tarea a una persona en particular, debes tener en cuenta su capacidad. Puedes consultar Insightful para ver cuánto tiempo les llevó completar tareas similares en el pasado y cuántas horas de trabajo disponibles tienen durante el día.

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Asignación de recursos y presupuestación

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Además de la planificación de la capacidad, también debe tener en cuenta la distribución de los recursos.

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Para evitar extender demasiado tus recursos y superar las proyecciones presupuestarias iniciales, es importante que te asegures de controlar tus gastos sobre la marcha.

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Usa una proyección inicial como tu estrella polar, y puedes usarla para guiar tus gastos y asegurarte de que nunca comprometes recursos en exceso para ningún aspecto en particular del proyecto. El aumento del presupuesto, al igual que el aumento del alcance, tiene el potencial de desviar tus planes e interrumpir considerablemente el progreso del proyecto.

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Ten en cuenta que la ubicación también puede influir. Por ejemplo, trabajar desde casa aumenta la productividad en muchos casos, por lo que adaptarse a los horarios de trabajo remoto puede ayudarlo a avanzar en su proyecto.

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En este caso, para garantizar que trabajar desde casa aumenta la productividad, puedes usar 'de Insightfuloficina v remota'función para comparar los niveles de rendimiento de la oficina y del equipo que trabaja desde casa y asegurarse de que sus instintos son los correctos.

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Establezca el plan del proyecto

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El último paso para iniciar un proyecto con éxito es establecer el plan del proyecto. Has definido el propósito del proyecto, identificado las funciones de todos los involucrados en el proyecto y estimado todas sus tareas.

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Sería mejor si estimara cuánto tiempo le tomaría a cada empleado terminar su parte del proyecto. Para ello, necesitarás una visión general del tiempo registrado. Una vez que sepas cuánto tiempo necesitará un compañero de equipo para un proyecto, puedes establecer un calendario para el proyecto. El calendario del proyecto debe incluir la disponibilidad de tus compañeros de equipo, el tiempo que dedican a otros proyectos y los días feriados o días libres que se avecinan.

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Si trabaja con empleados remotos, incluya sus zonas horarias en el cálculo. Con un calendario de proyectos, evitarás dar demasiado o muy poco trabajo a empleados individuales.

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Participación de las partes interesadas

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Por último, antes de poner en marcha tu nuevo proyecto, crea un plan para la participación continua de las partes interesadas.

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Si bien internamente, es posible que esté satisfecho con su capacidad, las medidas de planificación de recursos y los objetivos estratégicos, sus partes interesadas pueden tener otras ideas. Si cambias de rumbo a la mitad de un proyecto y te olvidas de avisar a las partes interesadas clave, podrías terminar en una situación en la que termines el proyecto, pero molestas a esas partes interesadas.

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Establece un plan de actualizaciones periódicas para las partes interesadas, o deja espacio para que te envíen comentarios mientras trabajas. La mayoría de las soluciones de gestión de proyectos te permiten añadir colaboradores externos, que pueden ver exactamente en qué estás trabajando en todo momento.

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Finalizando

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Así que ahí lo tiene: los pasos esenciales para el inicio efectivo del proyecto. Si estableces estos procesos correctamente desde el principio, es probable que facilites el trabajo de todos.

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Asegúrese de que todos comprendan el propósito del proyecto e identifiquen sus funciones exactas. Además, estima las tareas de cada uno y elabora un plan de proyecto, y no tendrás problemas para iniciar un proyecto con éxito.

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