Las 5 mejores herramientas para mejorar la productividad empresarial

Estas herramientas que mejoran la productividad pueden ayudar a las fuerzas laborales a gran escala a añadir horas valiosas a cada día.

Mejorar la productividad de un equipo pequeño es un desafío relativamente sencillo. Mejorar la productividad en toda una organización es una perspectiva mucho más difícil.

Las organizaciones de nivel empresarial, como las empresas de la lista Fortune 500, las instituciones públicas y las agencias gubernamentales, suelen responder mucho menos al cambio tecnológico que una empresa emergente valiente. Si bien las empresas más pequeñas pueden aumentar rápidamente la productividad mediante la adopción de nuevas tecnologías y flujos de trabajo, las empresas más grandes deben tener en cuenta procesos complejos de adquisición e implementación.

Esto es importante porque la mayoría de las veces, esas empresas emergentes con tecnología avanzada son las que establecen las expectativas de los clientes y empleados del mañana. Las empresas tienen que mantenerse al día, y la implementación de las mejores tecnologías de productividad de su clase es parte del acuerdo.

Las soluciones de productividad de nivel empresarial deben ser escalables, compatibles y personalizables. No es ningún secreto que muchas de las iniciativas tecnológicas actuales a gran escala no alcanzan su potencial transformador. Ya sea implementando una nueva base de datos relacional o una aplicación de seguimiento de empleados, elegir el software correcto e introducirlo adecuadamente puede marcar una diferencia significativa.

Puntos problemáticos de productividad y colaboración empresarial

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Las inversiones en tecnología a gran escala deben producir resultados mensurables. Los líderes de tecnología empresarial que estén considerando la implementación de nuevas soluciones deben identificar primero los puntos problemáticos que esas soluciones pretenden abordar.

La realidad es que la productividad está siendo atacada desde todas las direcciones en una empresa, como revelan las siguientes estadísticas:

• El 58% de los trabajadores dedica al menos una hora al día a buscar información.
• Más del 80% de los trabajadores y ejecutivos dicen que la falta de colaboración es responsable de las fallas en el lugar de trabajo.
• El trabajador promedio dedica hasta 28 horas de la semana laboral de 40 horas a escribir correos electrónicos y coordinarse con otros miembros de la organización.
• Los trabajadores dedican una media de seis semanas al año a buscar documentos perdidos.

Todos estos puntos problemáticos tienen un impacto negativo en la productividad. Sin embargo, las empresas no tienen que aceptar simplemente estas pérdidas de productividad como parte del costo de hacer negocios. Soluciones como la supervisión de la productividad de los empleados pueden reducir drásticamente las pérdidas de productividad en el lugar de trabajo y ayudar a los equipos grandes y distribuidos a colaborar de manera más eficiente.

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5 herramientas que las empresas pueden utilizar para aumentar la productividad

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Hemos identificado algunas de las herramientas más valiosas que los equipos empresariales pueden utilizar para reducir el desperdicio y la ineficiencia. Algunas de estas son tecnologías muy conocidas, mientras que otras pueden ser nuevas para usted. Un paquete tecnológico orientado a la productividad debe incluir soluciones que aborden las áreas de la vida laboral más propensas a la caída de la productividad:

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Soluciones de comunicación que se adaptan a diversos formatos de contenido

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La comunicación clara es esencial para mantener un crecimiento predecible de la productividad a nivel empresarial. Todos los empleados, gerentes y ejecutivos deben sentirse respaldados por sus herramientas de comunicación, en lugar de sentirse agobiados por ellas.

Poder elegir el formato de comunicación es una parte importante de lo que permite a los empleados empresariales orientados a la tecnología prosperar en el entorno actual. Cada empleado tiene una preferencia personal en lo que respecta a la comunicación. Algunos prefieren las llamadas en vivo, otros funcionan mejor en entornos de texto, mientras que otros confían en las reuniones para leer y responder a los demás participantes.

Una plataforma de comunicación integrada debería habilitar todas estas capacidades en toda la empresa. Soluciones como Slack, Zoom y Skype se consideran comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS) tecnologías. Ofrecen una integración nativa con soluciones de productividad como Office 365 y Google Docs, así como con aplicaciones de seguimiento de empleados.

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Herramientas de colaboración intuitivas diseñadas para la gestión del flujo de trabajo

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Sus empleados no pueden colaborar de manera eficaz sin una comprensión clara de la estructura de flujo de trabajo más amplia de la que forman parte. Si bien la producción aislada al estilo de una línea de ensamblaje sigue siendo la norma para la fabricación de automóviles y maquinaria pesada, este enfoque del siglo XX no es lo suficientemente flexible como para satisfacer las necesidades de las oficinas empresariales modernas.

En cambio, la empresa moderna necesita poder enrutar las entregas entre los diferentes departamentos de acuerdo con las diversas demandas del flujo de trabajo. Los esfuerzos de automatización deben tener en cuenta estas contingencias, o se corre el riesgo de dejar que proyectos valiosos «pasen desapercibidos».

Muchas tecnologías de nivel empresarial permiten estructuras de administración colaborativas y orientadas al flujo de trabajo. Asana, Trello y ProofHub son buenos ejemplos de este enfoque en acción. Slack también funciona bien aquí gracias a su plataforma de desarrolladores lista para la integración.

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Programación, administración de tareas y uso compartido de archivos sencillos

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Su plataforma de gestión de proyectos debería facilitar a los líderes y empleados la creación de listas de tareas, la programación de proyectos y la realización de cambios en las entregas. Cuanto más intuitivo sea este sistema, mejor será la tasa de adopción de su organización.

Es probable que cualquier proyecto empresarial grande contenga varias partes móviles, con un número significativo de dependencias en todos los departamentos de la organización. Un software integral de programación permite a los gerentes de proyectos asignar y verificar las tareas sin dejar de cumplir con los plazos, emitiendo recordatorios automáticos o alertas al equipo cuando se acercan los plazos. Es posible que también puedas integrar una aplicación de seguimiento de empleados en tu ERP.

Muchas soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP) incluyen todas estas capacidades. SAP es un líder reconocido en este campo, junto con Oracle Fusion Cloud y Microsoft Dynamics 365. La implementación de un ERP es un proceso complejo y delicado que requiere la consulta de expertos.

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Software de seguimiento del tiempo y monitoreo de empleados

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Al influyente líder gerencial Peter Drucker se le atribuye el mérito de haber dicho primero: «No se puede mejorar lo que no se puede medir». Sin embargo, los líderes empresariales que buscan formas de aumentar la productividad de los empleados a menudo no miden el desempeño de sus empleados de manera estandarizada y precisa.

Software de monitoreo de empleados permite a los gerentes informar sobre el desempeño de los empleados de acuerdo con los indicadores clave de desempeño de forma individual. Va más allá de la supervisión del tiempo y la asistencia para generar datos claros sobre la actividad real de cada empleado en el día a día y en tiempo real.

Al confiar en los informes de un rastreador de actividad de los empleados, los líderes empresariales pueden identificar a los mejores talentos y gestionar la productividad de forma mucho más eficaz que lo que permiten los simples informes de producción mensuales. El software de seguimiento del personal puede indicar a los gerentes exactamente quién dedica más tiempo a determinadas tareas y quién dedica menos tiempo a completar las mismas tareas, lo que permite una eficiencia significativa del flujo de trabajo mediante la evaluación comparativa del proceso.

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Soluciones de ciberseguridad que no afectan a la usabilidad

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En el entorno de ciberdelincuencia actual, la ciberseguridad empresarial es un activo que genera valor, no un coste. Las organizaciones a gran escala tienen una amplia superficie vulnerable a los ataques y deben proteger sus datos y activos con la mejor tecnología de su clase.

Al mismo tiempo, la mayoría de las tecnologías de ciberseguridad de alto rendimiento tienen un impacto negativo en la productividad de los usuarios. Si los empleados tienen que esperar varios minutos para que un archivo desaparezca del entorno limitado de la empresa, se pierde ese tiempo de producción.

Las empresas deben considerar soluciones de ciberseguridad que les permitan mantener seguros los datos de seguimiento de clientes y empleados sin aumentar demasiado la carga de trabajo de los empleados en el proceso.

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La tecnología es clave para la productividad empresarial

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Equilibrar las necesidades de los empleados con las exigencias de productividad empresarial es un proceso delicado. La elección de las herramientas que utilice tendrá un gran impacto en el éxito de sus esfuerzos para aumentar la productividad. Los líderes empresariales que implementan e integran el software de monitoreo de empleados de próxima generación pueden medir y mejorar de manera confiable la productividad en toda la organización.

Los informes en tiempo real se han convertido en una función imprescindible para mejorar la productividad de los flujos de trabajo empresariales. Ya sea que se centre en la ciberseguridad o en la eficiencia laboral de los empleados, la capacidad de medir, analizar e interpretar los datos es fundamental para establecer un crecimiento sólido a largo plazo.