Seis formas en las que el software de gestión del tiempo puede mejorar la productividad de los equipos remotos

A medida que aumenta la evidencia que sugiere que nos acercamos a una recesión económica, es el momento perfecto para pensar en cómo usted y su equipo remoto dedican su tiempo.

‍

Las claves para prosperar durante una recesión se centrarán en eficiencia operativa y aprovechar al máximo los recursos a tu disposición. Por lo tanto, llevar a cabo una auditoría de la forma en que tus equipos remotos utilizan su tiempo puede ayudarte a concentrarte en aumentar la productividad de forma sostenible en el tiempo.

‍

En esta guía, compartiremos muchas de las maneras mapeo temporal el software puede mejorar la productividad de los equipos remotos para que puedan estabilizarse ante la incertidumbre económica que se avecina.

‍

1. Identificar los impulsores de la productividad

‍

Con consejos sobre administración del tiempo y productividad y una solución sólida de administración del tiempo, puede averiguar de manera efectiva dónde y cuándo es más productivo.

‍

Supongamos que una de las integrantes de tu equipo remoto, Sarah, distribuye su semana laboral entre su casa, los espacios de coworking y las cafeterías.

‍

Tras implementar la monitorización de datos en tiempo real, observas que Sarah aumenta su productividad los jueves. Después de preguntar, descubres que los jueves son los días en los que trabaja desde un espacio de coworking.

‍

Con esta información de seguimiento de software, puedes fomentar una mayor productividad individual alentando a Sarah a pasar más tiempo en el espacio de coworking y ofreciéndole una compensación financiera para cubrir sus gastos.

‍

Del mismo modo, al hacer un seguimiento del tiempo, es posible que varios miembros de su equipo tengan mañanas muy productivas. Si ese es el caso, podrías cambiar tu énfasis para maximizar la productividad por las mañanas. Por ejemplo, podrías asignar tareas de alta prioridad al final del día, para que los miembros del equipo puedan trabajar en ellas a la mañana siguiente, cuando, en teoría, serán más productivos.

‍

Con esta sencilla evaluación de los datos de tiempo, puedes aprovechar las horas del día y las ubicaciones para aumentar los niveles de productividad al reasignar el tiempo o las prioridades de los miembros del equipo.

‍

2. Restaurar el equilibrio entre la vida laboral y personal

‍

En algunos casos, cuando comienzas a usar un software de monitoreo de Internet en el trabajo, es posible que algunos miembros del equipo remoto estén cronometrando más tiempo del programado.

‍

No todos los empleados quieren trabajar lo menos posible, algunos son culpables de trabajar demasiado. Se puede perdonar a esos empleados por no saber cuándo parar durante el día, ya que ahora vivimos en un mundo siempre activo en el que puedes escuchar a tus colegas o gerentes a cualquier hora del día.

‍

El mayor riesgo del exceso de trabajo es chocar contra el suelo, lo que en última instancia puede terminar en agotamiento - un fenómeno que es perjudicial para la salud mental y del que es muy difícil recuperarse.

‍

Al usar herramientas de monitoreo de Internet, puedes identificar si algunos empleados trabajan más horas de las que deberían y puedes ayudarlos a restablecer un equilibrio más saludable entre la vida laboral y personal. Asegurarse de que un turno termine cuando debería ser un límite saludable que cumplir, ya que permite a todos los miembros del equipo relajarse después del trabajo y desconectar sus pensamientos durante el día.

‍

3. Crear responsabilidad

‍

A veces, todo lo que se necesita para inspirar una mayor productividad es un sentido de responsabilidad por el ritmo de trabajo propio.

‍

Cuando utilizas un software de gestión del tiempo como Insightful, tienes varias opciones para crear una mayor responsabilidad individual y colectiva:

‍

• Compartir los datos de tiempo: Cuando compartes los datos de tiempo que recopilas con los miembros de tu equipo, esta transparencia puede tener un efecto motivador. Al ver sus propios números, es más probable que los miembros del equipo asuman la responsabilidad de sus acciones y resultados, y sientan que tienen el deber con su trabajo y con sus compañeros de trabajo.

‍

• Implementación de capturas de pantalla regulares: Con Insightful, la supervisión de los empleados y la productividad van de la mano. Configura capturas de pantalla que se activen a intervalos personalizados, de modo que puedas asegurarte de que los miembros del equipo se centran en la tarea en cuestión. El solo hecho de saber que se están realizando capturas de pantalla puede hacer que los miembros del equipo sientan más urgencia por completar su trabajo a tiempo.

‍

4. Analizar tus aplicaciones

‍

Las aplicaciones que utilizas pueden tener un impacto significativo en la capacidad de tu equipo para ser lo más productivo posible.

‍

Supongamos que tienes una aplicación en la que confías para comunicarte, pero esto causa más confusión de la que aclara. Los mensajes se pierden constantemente, la interfaz es torpe y es una pérdida de tiempo.

‍

A menos que los miembros del equipo hablen al respecto, es poco probable que sepas que esto supone una pérdida potencial de productividad y recursos.

‍

Con el software de gestión del tiempo Insightful, puedes supervisar la navegación web de los empleados, analizar el uso individual de las aplicaciones y hacer un seguimiento del tiempo que cada miembro del equipo dedica a usarlas. Con esta información, puedes compilar un informe completo sobre qué aplicaciones ayudan a ahorrar tiempo y cuáles no.

‍

También puedes tomar decisiones sobre las aplicaciones si descubres que no se usan con la frecuencia que pensabas. Eliminar aplicaciones redundantes y que hacen perder tiempo no solo puede ahorrarle una cuota de suscripción, sino que también le permitirá encontrar una alternativa que favorezca más la productividad de su equipo.

‍

5. Evalúe el impacto de la multitarea en la productividad

‍

Otra forma en que el seguimiento del uso de las aplicaciones de Insightful puede ayudar a aumentar la productividad de los equipos remotos es dándote una idea del impacto que tiene la multitarea.

‍

Puede ser que tengas la suerte de contar con un equipo de personas que realizan múltiples tareas a la vez y que el cambio de contexto no perturbe a nadie de tus filas. Sin embargo, en realidad es poco probable que este sea el caso.

‍

Lo más probable es que haya varios miembros de tu equipo haciendo malabares con varias tareas en diferentes aplicaciones, lo que podría interrumpir sus flujos de trabajo y su capacidad de ser productivos a lo largo del día.

‍

Cuando realizas una auditoría del uso de la aplicación con Insightful, puedes ver si hay una superposición entre varias aplicaciones para miembros individuales del equipo y ver si esto tiene un impacto en cadena en sus resultados.

‍

Si nota una caída en la productividad después de la tarea y cambio de contexto, es posible que tengas que encontrar una manera de reducir la cantidad de tareas múltiples para poder liberar la energía cognitiva de tu equipo para dedicarla a tareas de alta prioridad.

‍

6. Identifique oportunidades para una mayor eficiencia

‍

A medida que preparas tu empresa para las turbulencias económicas, no hay mejor momento para resolver los problemas de eficiencia y eliminar los cuellos de botella dentro de tu equipo a fin de optimizar la productividad.

‍

Cuando recurra al software de administración del tiempo, pronto identificará oportunidades para trabajar en pos de una mayor eficiencia.

‍

Con los datos de tiempo disponibles, es fácil ver cuánto tiempo tarda cada miembro del equipo en cada tarea. Esa información por sí sola puede ayudarte a apoyar a los miembros del equipo que, sin darse cuenta, están retrasando las cosas al actuar como cuellos de botella.

‍

También puede indicarle dónde debe concentrar su energía para agilizar los procesos y crear flujos de trabajo más eficientes.

‍

‍Eficiencia y productividad no son exactamente lo mismo, pero están estrechamente relacionados. Una mayor eficiencia genera una mayor productividad, por lo que si está dispuesto a encontrar oportunidades para hacer las cosas con menos insumos, puede encontrar formas de aumentar los niveles generales de productividad.