Estrategias eficaces de gestión del tiempo para equipos a gran escala

¿Cómo aumentar la productividad de tu equipo? Es una pregunta perenne que se hacen todas las empresas centradas en el rendimiento. Y un aspecto en el que encontrarás respuestas valiosas es prestar mucha atención a tus estrategias de gestión del tiempo.

La gestión del tiempo es el proceso de planificar cómo se debe emplear el tiempo para utilizarlo de manera más eficaz. Para las empresas, la gestión del tiempo es importante. Sin ella, es muy difícil saber cuándo y en qué trabajar (y durante cuánto tiempo).

La gestión adecuada del tiempo le ayuda a trabajar de forma más inteligente en lugar de esforzarse más. Para las empresas, especialmente los equipos empresariales, la gestión del tiempo puede maximizar la productividad de forma muy eficaz. Esto significa que el tiempo de trabajo de los empleados se emplea mejor, se trabaja más y los objetivos empresariales se alcanzan mucho más rápido.

En este artículo, veremos cómo se vinculan la gestión del tiempo y la productividad. También analizaremos cuatro estrategias para mejorar la gestión del tiempo, como el uso remoto software de monitoreo de productividad.

¿Cómo mejora la gestión del tiempo la productividad?

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Para las organizaciones ocupadas, parece que nunca hay suficiente tiempo en un día. En un momento dado, puede haber docenas de proyectos en marcha a la vez, y varios departamentos y empleados se esfuerzan por completar cada uno de ellos.

Las diferentes empresas tienen su propia forma única de garantizar la productividad de los empleados. Se establecen iniciativas y protocolos para toda la empresa para no desperdiciar el valioso tiempo de los empleados, como utilizar un aplicación de productividad y seguimiento del tiempo.

Para los equipos de grandes empresas con miles de empleados, es cada vez más complejo administrar el tiempo de cada miembro del personal y trabajador a la vez.

Comience con un enfoque de arriba hacia abajo para la gestión del tiempo

Una excelente manera de garantizar la productividad del equipo para las empresas es implementar estrategias efectivas de administración del tiempo. Luego, refuerzalas con aplicaciones eficaces de seguimiento del tiempo y herramientas de productividad.

Esto se puede hacer de la manera más eficaz a nivel de toda la empresa. Naturalmente, las empresas no pueden esperar que cada empleado individual administre su tiempo e implemente estrategias de administración del tiempo por sí mismo, incluso con los mejores programas de software de productividad.

Depende de la empresa establecer estándares de gestión del tiempo adecuados para ayudar a todo el equipo a alcanzar la máxima productividad.

Al adoptar este enfoque de arriba hacia abajo, los equipos grandes pueden ayudar a evitar las numerosas desventajas de la falta de estrategias de gestión del tiempo.

Por ejemplo, las estrategias de administración del tiempo pueden ayudar a disminuir el estrés y la ansiedad de los empleados que se derivan de la sensación constante de que no tienen suficiente tiempo para terminar su trabajo.

La mayoría de los gerentes que se definen a sí mismos como «eficaces» cuentan con algún nivel de apoyo para la gestión del tiempo (tal y como lo proporciona el empleador). Por lo tanto, es aconsejable que los equipos de las grandes empresas ayuden a los miembros del equipo a gestionar el tiempo.

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Las 4 mejores estrategias de gestión del tiempo para equipos empresariales

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La gestión del tiempo consiste en implementar las estrategias y directrices correctas para los empleados.

Con las estrategias de gestión del tiempo adecuadas, los empleados realizarán más trabajo mucho más rápido, lo que permitirá a su empresa alcanzar sus objetivos y crecer más rápido de lo que era posible anteriormente.

Estas son las 4 mejores estrategias de gestión del tiempo para los equipos empresariales:

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Utilice bloques de tiempo para maximizar la productividad y la concentración

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Los bloques de tiempo son una forma excelente de maximizar la productividad y la concentración, lo que permite realizar más trabajo en menos tiempo. Además, la calidad del trabajo puede mejorar.

El bloqueo de tiempo significa identificar las tareas que deben realizarse y establecer un marco temporal en el que solo se pueda trabajar en la tarea asignada. Básicamente, así es como funciona la educación primaria: tienes una hora para hacer un examen o has establecido períodos de tiempo para cada clase en los que solo se enseña ese tema.

En los negocios, a menudo hay muchas tareas que se pueden completar al mismo tiempo. Muchos empleados comienzan con una tarea solo para pasar a la siguiente, y luego a la siguiente, y así sucesivamente.

Al alentar a los empleados a establecer bloques de tiempo, esto les permite centrarse al 100% en una sola tarea. El trabajo se realizará más rápido y, con frecuencia, la calidad del trabajo mejorará.

Es importante que los miembros del equipo empresarial respeten los bloques de tiempo de los compañeros de trabajo. De esa manera, todos pueden hacer su trabajo de manera suficiente. Las reuniones o el tiempo para colaborar se pueden programar por separado.

La forma más fácil de establecer bloques de tiempo es determinar qué tareas debe completar cada miembro del equipo. Luego, juntos, pueden planificar en qué tareas deben trabajarse y cuándo.

También se puede usar una aplicación de productividad de seguimiento del tiempo para ayudar a rastrear los bloques de tiempo.

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Incluya el tiempo de inactividad en su gestión del tiempo

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Un aspecto de la gestión del tiempo que a menudo se pasa por alto es el tiempo de inactividad.

El tiempo de inactividad, al igual que el tiempo dedicado a descansar el cuerpo y la mente, es crucial para los equipos empresariales. Después de todo, la máxima productividad solo se puede lograr cuando los empleados están en forma física y mental.

Si bien la mayoría de las empresas no necesitarán programar el tiempo de inactividad durante el horario de oficina (aunque las grandes empresas como Google permiten que los empleados duerman en la oficina), es importante tener en cuenta el tiempo de inactividad de los empleados.

Educar al personal sobre los beneficios de ausentarse del trabajo para descansar es una parte importante del establecimiento de los parámetros de tiempo de inactividad. Es fácil que los empleados se dejen llevar por la sensación de que tienen que trabajar sin parar.

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Ajuste sus estrategias de administración del tiempo para arreglos de trabajo remoto/híbridos

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El trabajo remoto y el modelo de trabajo híbrido son cada vez más populares, especialmente desde la pandemia. De hecho, ¡alrededor del 52% de los empleados de todo el mundo trabajan de forma remota al menos una vez a la semana!

Sin estrategias de gestión del tiempo, un modelo de trabajo híbrido o remoto puede tener un impacto negativo en la productividad, por lo que es importante recalcar la importancia de la gestión del tiempo para los empleados.

Estas son algunas maneras de establecer una administración adecuada del tiempo para los trabajadores remotos:

• Permita a los trabajadores un cierto nivel de flexibilidad para que puedan trabajar en lo que es más importante para ellos.
• Bloquee cualquier distracción innecesaria (ya que el trabajo remoto puede tener distracciones que normalmente no se encuentran en una oficina).
• Dé a los empleados tiempo suficiente para tomar descansos durante el día, incluso programándolos o permitiéndoles programar los descansos ellos mismos.
• Realice un seguimiento del tiempo y la asistencia de los empleados con una aplicación de productividad de seguimiento remoto del tiempo como Insightful.

Estos métodos sencillos de administración del tiempo mejorarán la productividad de los empleados del modelo remoto e híbrido. Ayudan a garantizar que su equipo trabaje cuando sea necesario y se tome los descansos necesarios para evitar que la vida laboral y familiar se confundan en una sola.

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Implemente un programa de software de monitoreo de productividad

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La gestión del tiempo y la productividad están inseparablemente vinculadas. Simplemente, cuando el tiempo se gestiona de forma eficaz, la productividad aumenta.

Por lo tanto, un software de monitoreo de empleados debe ser fundamental para cualquier estrategia de mejora de la productividad y la gestión del tiempo. Este tipo de software de monitoreo de la productividad puede capturar el tiempo de los empleados y luego traducirlo en información sobre la productividad.

Una excelente manera de mejorar la administración del tiempo en los equipos empresariales es combinar la productividad y el análisis. El uso de datos permite a los responsables de la toma de decisiones analizar qué tan productivos son los diferentes miembros del equipo a lo largo del día.

La información obtenida del software de productividad y análisis le brinda una forma clara de medir qué tan bien su equipo utiliza su tiempo. Te permite ver cuándo hacen su mejor trabajo y crear un entorno que fomente la productividad.

El software de productividad diseñado para el trabajo remoto también se puede usar para rastrear a los empleados que trabajan desde casa.

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Cómo aumentar la productividad del equipo en el trabajo

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La gestión adecuada del tiempo es clave para aumentar la productividad tanto en las empresas grandes como en las pequeñas. Sin embargo, es especialmente importante para los equipos empresariales.

Al implementar las estrategias de administración del tiempo incluidas en este artículo y usar herramientas de productividad para la administración del tiempo, las empresas verán mejoras importantes en la calidad y la cantidad de trabajo realizado en un día determinado.