Cómo usar el software de asistente virtual para administrar sus VA

El asistente virtual es un título de trabajo que ha aumentado drásticamente de perfil en los últimos años, lo que se correlaciona con la prominencia de los modelos de trabajo remoto e híbrido. En un entorno de trabajo virtual, parece que siempre hay tareas atascadas en tránsito, correos electrónicos que enviar y datos que recopilar.

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Dado que cada vez es más habitual trabajar con asistentes virtuales, ya no se trata de contratar a uno o más: ¿cuáles son las mejores formas de gestionarlos?

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La respuesta más obvia es con el software de asistente virtual, ya que la tecnología y la productividad van de la mano. Sin embargo, si el software es nuevo para usted, es posible que no saque el máximo provecho de su inversión.

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En esta guía, lo ayudaremos a identificar las mejores herramientas y funciones del software de asistente virtual para que pueda elegir la solución adecuada para usted y maximizar la productividad de oficina de sus asistentes virtuales.

¿Por qué usar el software de asistente virtual?

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En caso de que sea nuevo en este tipo de software o aún no sepa si debe invertir, examinemos brevemente las principales razones por las que vale la pena utilizar un software de asistente virtual:

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• Externalizar el trabajo Acerca del trabajo - Trabajar sobre el trabajo: es el culpable de muchas horas desperdiciadas, así que ¿por qué no subcontratarlo siempre que sea posible? Con el software adecuado, puede entregar las riendas con privilegios de administrador y dejar que su asistente virtual se encargue de las arduas tareas que entorpecen su jornada laboral.
• Dedique menos tiempo a la comunicación - El software VA consiste en crear atajos. Tomemos, por ejemplo, Slack, una herramienta de comunicación basada en canales que simplifica las conversaciones contextualizadas. Con ella, puedes reducir drásticamente el tiempo que tardan tus asistentes virtuales en comunicarse.‍
• Supervise la actividad del VA con eficacia - No siempre sabes en qué está trabajando tu VA, pero con el software de VA puedes hacer un seguimiento de su actividad desde el momento en que se registra. De esa manera, puede examinar su productividad, pero también tomar decisiones sobre la mejor manera de utilizar su tiempo.
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Las 6 principales funciones del software de asistente virtual para administrar los VA de manera efectiva

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Una vez que haya tomado la decisión de invertir en software de VA, querrá hacer todo lo posible para asegurarse de seleccionar la opción que mejor refleje sus necesidades. Para ello, vale la pena saber qué funciones buscar y qué herramientas pueden proporcionar el mayor ROI.

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Dicho esto, estas son algunas de las 6 funciones principales para administrar los VA de manera efectiva con el software de asistente virtual:

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Monitorización de actividad en tiempo real

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La idea de contratar a un VA es ahorrar tiempo, así que ¿por qué confiar únicamente en la suposición de que este es el caso?

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Para evitar cualquier duda que pueda tener sobre su productividad de los empleados niveles, necesita un software VA que ofrezca seguimiento del tiempo. Con el software de monitoreo de la actividad de los usuarios Insightful, por ejemplo, esto es lo que puede hacer para medir el desempeño de su equipo de VA:

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• Usa capturas de pantalla regulares para asegurarte de que el tiempo de inactividad es mínimo
• Establezca un plan de vigilancia de los trabajadores remotos para revisar los datos de tiempo en el cronograma de los empleados, que le mostrará cuándo cada VA estuvo más y menos activo durante el día
• Supervise la actividad de los empleados con un vistazo al gráfico de actividades para comprender rápidamente el equilibrio entre el tiempo de inactividad y el tiempo productivo
• Programe los turnos con antelación y reciba notificaciones cuando un VA llegue tarde o se vaya
• Vaya a la pestaña de registros para ver en qué ha estado trabajando cada VA según varios filtros, como la computadora que usaron, los sitios web que visitaron o las aplicaciones en las que pasaron tiempo.

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Con el software de seguimiento del personal, nunca volverás a cuestionar el valor que aportan tus asistentes virtuales, ya que es evidente cómo dedican sus horas de trabajo. Una solución de software de monitoreo para oficinas domésticas como Insightful puede proporcionar información detallada sobre cómo y cuándo funcionan mejor tus asistentes virtuales.

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Canales de chat

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No hay nada más frustrante que la falta de comunicación centralizada con sus asistentes virtuales. El correo electrónico no es adecuado para el trabajo, ya que con demasiada frecuencia termina en largas conversaciones y partes importantes de información pueden quedar fácilmente ocultas.

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Las herramientas como Slack hacen un excelente trabajo al unir la comunicación entre diferentes equipos, departamentos y proyectos.

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Con los canales de chat específicos del contexto, como los que ofrece Slack, lo que obtienes es una forma sencilla de que tú y tu equipo hagan ping a tus asistentes virtuales y mantengan separada la información sobre los diferentes proyectos y equipos.

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Comunicación asincrónica

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Así como la posibilidad de realizar una videollamada o enviar mensajes directamente a tus asistentes virtuales puede ser importante, es igualmente útil tener acceso a medios de comunicación asincrónica.

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Por comunicación asincrónica nos referimos a cualquier forma de contacto que no requiera la presencia de la otra parte en ese momento, por ejemplo:

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• Etiquetas de tareas
• Comentarios relacionados con el proyecto
• Notas
• Mensajes
• Vídeos

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Vivimos en un mundo cada vez más global y, como tal, no es raro contratar asistentes virtuales que viven en diferentes zonas horarias. Siendo ese el caso, se necesitan formas de comunicación que no requieran que el destinatario esté en línea.

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Con las etiquetas, las notas y los comentarios, por ejemplo, tus asistentes virtuales pueden informarte sobre los cambios en relación con las tareas y los proyectos individuales, lo que te ahorra la necesidad de tener que atender una llamada. Del mismo modo, si puede grabar vídeos rápidos con el software de su asistente virtual, puede proporcionar instrucciones a sus asistentes virtuales con antelación.

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Sincronización de calendarios

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Si revisa con regularidad un calendario personal o de equipo, la sincronización del calendario es una función esencial del software VA a tener en cuenta.

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La sincronización de calendarios garantiza que las listas de tareas pendientes y los plazos de los proyectos se traduzcan en fechas en un calendario, de modo que todas las acciones que realizan tus asistentes virtuales aparezcan en un formato fácil de entender. Esto puede eliminar cualquier problema que pueda surgir a la hora de comunicar la información y mantiene a todos los miembros del equipo al tanto del estado de los proyectos y las tareas.

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Informes de datos

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Si bien el monitoreo de la actividad en tiempo real le proporciona datos sobre los que puede actuar en el momento, son los informes de datos los que le informan sobre las actividades del VA al final de la jornada laboral, la semana o incluso el trimestre.

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Con los informes repletos de datos, puede pagar a sus asistentes virtuales por cada hora trabajada y tomar decisiones si es necesario.

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Insightful facilita la revisión del rendimiento, ya que el tiempo registrado está vinculado a las actividades y al uso de la aplicación. Los datos de tiempo por sí solos son útiles, pero no revelan el panorama completo. Cuando pueda ver en qué aplicaciones y sitios web dependen más sus asistentes virtuales, podrá hacerse una idea clara de cuál es su carga de trabajo diaria.

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Uso compartido de archivos

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Al igual que con el correo electrónico, los archivos pueden ser un obstáculo para los equipos y los asistentes virtuales.

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¿Por qué?

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Porque enviarlos de un lado a otro es incómodo y lleva mucho tiempo.

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¿No sería mucho más fácil si pudieras cocrear documentos sobre la marcha, aprobar los cambios de VA y compartir el acceso con un clic?

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Si desea reducir el «trabajo por el trabajo», encontrar un software de VA que le permita editar y compartir archivos fácilmente es un buen punto de partida. Algunas soluciones incluso le permitirán crear wikis o bases de conocimiento en las que, por ejemplo, podrá proporcionar instrucciones sobre cómo sus asistentes virtuales deben completar diversas tareas o actividades.

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