Herramientas y consejos para mejorar la experiencia de los empleados en el lugar de trabajo

Si sus empleados están descontentos en el trabajo, esto repercutirá en lo que más le duele: en su billetera.

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El personal descontento no solo es improductivo en el trabajo, sino que perderlo también reduce sus recursos financieros. Por cada empleado perdido, tienes que invertir en ofertas de trabajo, evaluar sus conocimientos varias veces e incorporarlos; de hecho, los costos de reemplazo equivalen a aproximadamente dos veces el salario anual del empleado.

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Y no se trata solo de los salarios. En la mayoría de los casos, las personas huyen de una organización debido a la mala experiencia de los empleados. La mala administración, la inflexibilidad, la falta de responsabilidad, confianza y respeto, así como las perspectivas de crecimiento inciertas, suelen ser los culpables, y todos ellos se pueden prevenir fácilmente.

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Por lo tanto, permítanos mostrarle cómo puede asegurarse un lugar en las codiciadas listas de los «empleadores más atractivos», haciendo que las personas se comprometan, sean productivas y tengan ganas de quedarse.

#1 Proporcione un entorno seguro para recibir comentarios honestos y detallados

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La recopilación oportuna de los comentarios de los empleados evita que las frustraciones acumuladas se desborden y provoquen una disminución de la productividad, conflictos laborales o renuncias. Además, ayuda a mantener a los empleados comprometidos con su trabajo y con la empresa en su conjunto.

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Sin embargo, las personas no suelen hacer todo lo posible por compartir su descontento con los responsables de RRHH y los directivos, al menos no hasta que sea demasiado tarde, por lo que hay que ser proactivo.

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Para crear encuestas que tus empleados no pongan los ojos en blanco, debes analizar detenidamente el anonimato, la frecuencia y el contenido.

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¿Anónimo o no?

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Hay argumentos a favor de ambas opciones.

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Es menos probable que las personas se abstengan de realizar encuestas anónimas y podrás trabajar con datos más precisos. Por otro lado, las encuestas anónimas no pueden decirte exactamente quién necesita ayuda o cambios.

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Sugerimos hacer ambas cosas, pero siempre que sea posible, aproveche las encuestas anónimas. Encuestas específicas de equipos y puestos son excelentes porque dirigen a la administración hacia desafíos específicos que esperan ser abordados. Encuestas generales deben enviarse a toda la empresa, ya que revelarán los sentimientos generales relacionados con la empresa y cuestiones generales.

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Elegir la frecuencia correcta

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Encuestas trimestrales de pulso son una forma «única para (casi) todos» de rastrear y observar el sentimiento de los empleados. No son demasiado frecuentes, pero siguen estando espaciadas de tal manera que permiten a los empleados moldear sus sentimientos en torno a nuevas circunstancias y nuevos eventos entre las encuestas.

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Presta especial atención a los nuevos empleados durante sus primeros meses en tu empresa. Vas a necesitar un par de encuestas únicas adicionales para ellos:

• Después del primer mes — Comprueba si el proceso de incorporación inicial se desarrolló sin problemas y si hay algo más que necesiten o quieran cambiar al respecto.
• Después de tres meses — Comprueba cómo se están adaptando y si encajan con el resto del equipo.
• Después de seis meses — Este período les muestra los verdaderos entresijos de su trabajo después de la «fase de luna de miel», por lo que tendrán valiosos comentarios que aportar, especialmente sobre sus planes futuros.

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Encuestas anuales sobre el compromiso de los empleados son buenos seguimientos después de los resúmenes anuales a nivel empresarial.

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Una regla general es no enviar las encuestas con demasiada frecuencia. No se tomarán en serio y los empleados tienden a evitar rellenarlas.

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Temas, preguntas y longitud de la encuesta

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Las encuestas sobre el compromiso de los empleados tienen como objetivo revelar:

• ¿Cuánto tiempo piensan quedarse las personas?
• Cuánto se identifican con los valores de la empresa

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Una encuesta perfectamente medida contendrá entre 10 y 20 preguntas abiertas. Las preguntas no deben ser demasiado intrusivas y personales, difíciles (o desagradables) de responder, demasiado oscuras o amplias.

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La siguiente es una buena pregunta; muestra tu interés en su desarrollo profesional y bienestar:

P: ¿Hay algún curso o formación profesional que crea que mejoraría su trabajo? Nombra el curso/formación y explica cómo te ayudaría en una o dos frases.

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Sin embargo, evita preguntas como esta:

P: ¿Cree que el líder de su equipo favorece injustamente a otros miembros del equipo?

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Es extremadamente injusto hacer esta pregunta porque los empleados tendrán miedo de responder honestamente (porque podrían ponerse del lado malo de sus superiores). Además, estarías enfrentando a los empleados unos contra otros.

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#2 Implementación de la retroalimentación: resuelva los problemas candentes lo antes posible

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Porque, ¿de qué sirven todas esas encuestas si no se hace un buen uso de las respuestas?

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Al analizar las respuestas que recibió, identifique primero los problemas más amplios, los que se comparten entre los departamentos.

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Por ejemplo, si el 80% de los empleados responde»Sí» a»¿Cree que su carga de trabajo le impide mantener una vida privada saludable?», preste especial atención a lo que está sucediendo, porque las personas se han mostrado menos reacias a dejar de fumar en los últimos años.

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Ahora que tienes identificó el problema, es hora de encuentra la causa.

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Una buena manera de descubrir qué es lo que hace que su personal trabaje demasiado es monitorear la actividad de los empleados. Por ejemplo, un rastreador de empleados like Insightful mostrará exactamente cómo son sus horas de trabajo, incluyendo:

• Proyectos en los que están trabajando
• Horas extras
• Lo que ocupa más tiempo
• Aplicaciones y sitios web que utilizan durante el trabajo

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Estos datos sobre la productividad son fáciles de interpretar e indican al instante obstáculos y horarios repletos. Ahora, usted puede arreglar lo que está mal adecuadamente: delegue tareas, contrate a más personas, amplíe los equipos más ocupados y adquiera herramientas de trabajo más eficaces.

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Como guinda del pastel, asegúrate de comprobar si tus soluciones funcionan; ahí es donde esas encuestas te resultarán útiles. Una vez que hayas aplicado los remedios y les hayas dado el tiempo suficiente, asegúrate de comprueba si han funcionado.

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#3 ¡Conoce a tu persona de empleado!

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Seguro que ya has oído hablar de Buyer Persona, pero ¿qué pasa con la Persona de empleado?

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Una persona de empleado es un modelo de un «empleado ideal» para el puesto. 

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Tener una visión clara de la persona adecuada es beneficioso de varias maneras:

1. Es una parte clave del proceso de contratación: le dirás a la gente lo que necesitas de inmediato, de modo que los candidatos no aptos ni siquiera se postulen para el puesto.
2. El departamento de recursos humanos adaptará el proceso de incorporación a sus niveles de conocimiento, habilidad y experiencia.
3. Podrá establecer expectativas y KPI claros para las nuevas contrataciones.

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Al crear una Persona de Empleado lo antes posible, contratarás a personas entusiastas que sean las más adecuadas para el puesto; sabrán lo que se espera de ellos, cómo cumplirlo y tú sabrás lo que se necesita para mantenerlos satisfechos.

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#4 Déjalos respirar: renueva tu política de flexibilidad

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Los empleadores que insisten en arrastrar a las personas de vuelta a la oficina se llevan una desagradable sorpresa: el personal buscará otras oportunidades bajo la dirección de gerentes que apoyen condiciones de trabajo más flexibles.

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Los gerentes, empleadores y líderes de equipo inteligentes tienen una cosa en común: escuchan a su gente con atención y la gente ha hablado: ¡las oportunidades de trabajar desde casa son cada vez más imprescindibles!

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La flexibilidad ya no debe ser un beneficio exclusivo, sino más bien una norma. Después de todo, si el trabajo se realiza a tiempo y con alta calidad, ¿por qué debería importarle cuándo o desde dónde trabajan?

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Y estas son solo algunas de las razones por las que las personas son más felices cuando trabajan de forma remota:

1. No hay de qué preocuparse por el tráfico; pueden dormir más, pasar más tiempo con la familia y ahorrar dinero (y nervios, por cierto).
2. Pueden diseñar su oficina en casa como prefieran y hacerla más acogedora y divertida.
3. Cambiar de lugar es fácil; ya sea en una cafetería local o en una playa soleada.
4. Abre nuevas puertas para las personas con discapacidad o con enfermedades crónicas.
5. Pueden concentrarse mejor que en una oficina abierta.

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Le aseguramos que el trabajo remoto mejorará la experiencia de los empleados; al fin y al cabo, permite a las personas adaptar las horas de trabajo y las instalaciones a su antojo.

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Con la supervisión de los empleados, la productividad y la flexibilidad van de la mano

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No tiene que elegir: su lugar de trabajo puede ser a la vez híbrido y muy productivo. La supervisión de las pantallas de los empleados te ayudará a controlar las cosas, incluso mejor que en la oficina tradicional.

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Si el empleador monitorea al personal que trabaja de forma remota, estas son las estadísticas que apuntan a niveles de productividad altos o bajos:

• Entrada/salida sincronizada — Indica cuándo han comenzado y terminado sus días de trabajo y turnos.
• Aplicaciones/sitios web visitados — Muestra lo que han usado durante sus horas de trabajo.
• Hora de descanso — Cuándo y cuánto duran los descansos.
• Tiempo de inactividad: revela los datos sobre la actividad de la computadora.
• Tiempo manual/trabajo sin conexión — Tiempo dedicado a trabajar sin ordenador.

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Puede dejar que su personal trabaje donde quiera, ya sea en una cafetería, en la playa o desde la comodidad de sus hogares. El software de monitoreo de los portátiles de los empleados monitorea su trabajo dondequiera que vayan y funciona silenciosamente en segundo plano para proporcionarle datos de productividad precisos.

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El software de supervisión de la actividad de los empleados puede reemplazar la oficina física o unirla con empleados de otros países y zonas horarias. ¿Un empleado rastreador de tiempo puede borrar eficazmente las fronteras.

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#5 Crea una hoja de ruta profesional para ellos

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Tener seguridad laboral no tiene precio. Mantiene a las personas a bordo incluso cuando las cosas están lejos de ser ideales y los problemas externos hacen que su empresa sufra un duro golpe.

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Entonces, ¿qué constituye un trabajo seguro?

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Varias cosas: saber que no van a ser abandonados cuando las cosas se pongan difíciles, una buena administración y un entorno de trabajo cómodo en el que su crecimiento y progreso sean inevitables.

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Una hoja de ruta profesional mostrará que son el activo más valioso de la empresa y que planeas quedarte con ellos durante un tiempo. Y lo que es más importante, les da a los empleados algo que esperar: una buena reputación profesional, perspectivas profesionales interesantes y un salario más alto.

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Una hoja de ruta de desarrollo profesional debe mostrar:

1. Valoración profesional o de posición actual — Una descripción actual del puesto, el nivel de habilidad y un análisis DAFO (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas).
2. Objetivos profesionales — Una descripción de dónde quieren estar en 6 meses, en un año, en dos años, etc.
3. Plan de acción — Qué deben hacer y aprender, así como los recursos que necesitan para progresar.

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Conclusión: herramientas para mejorar la experiencia de los empleados en el lugar de trabajo

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Para fomentar una cultura laboral saludable y crear una excelente experiencia para los empleados, asegúrese de:

1. Crea un espacio seguro para sus comentarios sinceros.
2. Implemente las sugerencias de los empleados.
3. Establezca una personalidad de empleado para evitar contratar a personas no aptas y establezca expectativas claras para el personal.
4. Introduzca el trabajo híbrido para una mayor comodidad y, al mismo tiempo, controle su productividad con seguimiento de empleados software.
5. Esboce un plan para su futuro dentro de la empresa.

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