Ya sea que se trate de una empresa totalmente remota o de que tenga equipos distribuidos y colocados, sin duda se encontró con más de un desafío. Sin embargo, la buena noticia es que la mayoría de estos desafíos se pueden resolver con las soluciones tecnológicas adecuadas.

Los desarrolladores de software presentan constantemente soluciones que facilitan la comunicación, hacen un seguimiento de las horas de trabajo, los plazos y los proyectos, pero también supervisan la gestión de proyectos y los niveles de productividad de los empleados. Gracias a esto, ahora tenemos una enorme selección de aplicaciones móviles y basadas en la web, así como soluciones que se pueden utilizar para controlar el tiempo y de forma exhaustiva software de monitoreo de empleados.

Crear y mantener una cultura corporativa en un entorno remoto es mucho más complicado que en un equipo integrado. Por eso es necesario pensar en formas eficaces de fomentar el espíritu de equipo, establecer una buena comunicación, mantener a todos comprometidos y realizar un seguimiento de la gestión de las tareas de todos.

Sí, es complicado, pero por suerte para ti, ¡estamos aquí para ayudarte con 5 consejos para gestionar empleados remotos en 2020!

La buena comunicación es la clave

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Desarrollar procedimientos de comunicación efectivos entre los miembros del equipo y los gerentes/líderes de equipo es imprescindible para el éxito. Además, debes pensar qué herramientas te ayudarán en este camino.

El contacto personal es la clave para mantener a los trabajadores remotos comprometidos y motivados. En un mundo ideal, podrías llevarlos a la oficina de vez en cuando para que puedan pasar el rato con el resto del equipo. O bien, si tu equipo trabaja de forma totalmente remota, puedes organizar eventos en toda la empresa al menos una vez al año. La colaboración y la comunicación serán mucho más fluidas si los empleados tienen la oportunidad de conectarse a nivel personal.

Hay algunas cosas que debes hacer para agilizar la comunicación:

• ‍ Reuniones periódicas
• Reuniones individuales
• Informes organizados

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Estas reuniones se pueden organizar a diario, en forma de reuniones o visitas diarias que no durarán más de 15 minutos. O, si crees que eso ocupa demasiado de tu valioso tiempo, puedes optar por una opción semanal que durará un poco más. Lo importante es que tengas un horario específico para estas reuniones y no te las saltes.

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Las videollamadas son probablemente la mejor forma de comunicación con los trabajadores remotos cuando se trata de reuniones. De esta forma, puede ver a los empleados con regularidad y recordar sus rostros.

Además, debes fomentar una relación personal con tus compañeros de equipo. Pregúnteles sobre su vida, permítales compartir sus ideas sobre temas relevantes, sus programas de televisión, libros o películas favoritos. ¿Sabes cómo te comportabas con los empleados de la oficina? Haz lo mismo con los trabajadores remotos, aunque estén lejos, esto hará que se sientan más conectados con el equipo.

Los gerentes/líderes de equipo de su empresa no deberían ser las únicas personas que se comuniquen con los empleados remotos. Debes animar a todos a participar en la conversación. Por ejemplo, tenemos un canal en Slack que utilizamos exclusivamente para hablar de asuntos personales, compartir vídeos divertidos y reírnos un rato juntos. Cuantas más personas se comuniquen con los miembros del equipo distribuidos, más unidos estarán todos.

Y no se trata solo de sentir que son parte del equipo. No cabe duda de que las charlas regulares mejorarán la forma en que las personas colaboran entre sí, así que también debes tener esto en cuenta.

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Prepárese para los problemas de zona horaria

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En un reciente investigación remota Según nuestra encuesta, el 10,8% de las empresas estuvieron de acuerdo en que las zonas horarias son el mayor desafío al que se enfrentan en el equipo.

Si está contratando fuera de su zona horaria, sin duda puede anticipar este problema. Esta es la razón por la que muchas empresas deciden contratar dentro de su zona, o solo de 2 a 3 horas de distancia.

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La intensidad del problema depende de la diferencia horaria en sí misma; sin embargo, es fundamental encontrar un horario que funcione para todos los miembros del equipo para poder tener reuniones de equipo periódicas y ponerse al día.

Si tus empleados están en el otro lado del planeta, no deberían ser los únicos que hagan sacrificios para que puedas tener una reunión. Sé amable y organiza una hora que sea adecuada para ellos, ya que eso podría incomodarte.

Un gran obstáculo causado por los problemas de zona horaria es el tiempo que se pierde en los proyectos mientras cierta parte del equipo duerme. Si todos los detalles no se comunican correctamente a todo el equipo, pueden surgir problemas incluso en el entorno de trabajo conjunto. Sin embargo, en caso de problemas de comunicación en un equipo distribuido, podrías perder horas trabajando en el proyecto porque la otra persona no está despierta para responder a tus mensajes.

Una solución para esto es un procedimiento claro sobre los resúmenes del proyecto, las actualizaciones, las instrucciones adicionales, etc. Lo mejor sería organizar una videollamada en conferencia para explicar el resumen del proyecto y, a continuación, dar seguimiento a esa reunión con un correo electrónico en el que se describa claramente quién está a cargo de cada segmento del proyecto. Si hay algún requisito especial, asegúrate de incluirlo todo en ese correo electrónico.

Además, si está utilizando un aplicación de seguimiento del tiempo de los empleados que te permite realizar un seguimiento de las tareas y los proyectos, puedes asignar la carga de trabajo a todos los miembros del equipo. De esta forma, cada persona estará al tanto (y será responsable) de su parte del trabajo, y tú siempre podrás comprobar quién está haciendo qué.

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Quizás se pregunte si realmente vale la pena, y no lo culpamos. Nos preguntábamos lo mismo. ¿Pero imagina que encontraras al candidato perfecto en la otra parte del mundo? Uno de los principales beneficios de la contratación remota es el hecho de que puedes contratar desde CUALQUIER parte del mundo... Entonces, ¿por qué te limitarías?

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Automatice la supervisión y la administración

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La tecnología funciona para las empresas y es hora de tratarla de esa manera. ¿No le gustaría contar con la tecnología que le ayude a simplificar ciertos procesos dentro de la empresa? Suponemos que ya está utilizando diferentes programas y complementos que, en cierta medida, le facilitan la vida.

Administrar y supervisar a los empleados no es diferente. No importa si tienes 10 o 50 empleados, no puedes pasarte el día paseando de uno a otro, mirando detrás de sus hombros para ver lo que están haciendo... ¡especialmente cuando hablamos de la fuerza laboral remota!

Afortunadamente, existen opciones de software que pueden ayudarlo a comprobar lo que hacen sus empleados sin molestarlos. Este tipo de software elimina la microgestión y el exceso de preguntas y ahorra tiempo que los empleados suelen dedicar a la elaboración de informes.

En general, los gerentes quieren controlar a sus empleados; sin embargo, ese control puede convertirse fácilmente en una microgestión. Probablemente todos hayamos sido testigos de los efectos tóxicos que tiene la microgestión. Crea una atmósfera de desconfianza, genera estrés y falta de motivación.

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Ahora, ahí es exactamente donde soluciones tecnológicas de seguimiento del tiempo y monitoreo de empleados pasa a ser el centro de atención. Muchas de estas soluciones le ofrecen la opción de enviar una invitación por correo electrónico a sus empleados remotos. Después, pueden configurar el software en menos de 30 segundos y empezar a usarlo de inmediato.

Este software le permite hacer un seguimiento de las entradas y salidas del tiempo de sus empleados, le proporciona datos sobre las aplicaciones y los sitios web que utilizan a diario, así como su nivel de progreso en sus proyectos y tareas. La privacidad de tus empleados seguirá estando protegida, ya que pueden detener el software cuando tengan que gestionar un asunto personal o cuando terminen su jornada laboral.

Uno de los muchos beneficios de tener un equipo remoto es, sin duda, el ahorro en espacio de oficina, mobiliario y equipo. Sin embargo, si tus empleados remotos siguen holgazaneando y tú sigues pagando sus horas por no hacer nada.

Además, ningún empleador debe centrarse exclusivamente en la cantidad de horas que sus empleados pasan en el trabajo. Lo que es más importante es su rendimiento y, con las soluciones de supervisión de los empleados, podrás ver su progreso todos los días. Es mucho mejor que ver solo lo que hace alguien una vez que ha terminado.

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Utilice la tecnología adecuada

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No hay forma de que el trabajo remoto funcione si no tuviéramos acceso a la tecnología que tenemos hoy, tanto al hardware como al software.

Con el conjunto de herramientas adecuado en tu caja de herramientas, puedes ayudar a tu equipo a sentirse más conectado y a entender los requisitos del proyecto con mucha más rapidez. Además, la colaboración a distancia no es un problema con todas las herramientas de colaboración en línea para diseñadores, especialistas en marketing, vendedores, analistas, escritores y todos los demás.

Por lo tanto, lo que necesitará probablemente abarque desde herramientas de comunicación hasta software de monitoreo de computadoras, pero repasemos las categorías y veamos cuáles son las herramientas de las que no deberías prescindir.

Lo primero que no debes hacer es confiar únicamente en el correo electrónico o las llamadas telefónicas para la comunicación del equipo. Estas requieren mucho tiempo, las llamadas telefónicas a otros países son muy caras. Además, hoy en día tenemos tantas herramientas de comunicación interesantes que sería una pena limitarse solo a correos electrónicos viejos y polvorientos. Las mejores herramientas de comunicación son las de chat instantáneo, que han demostrado ser excelentes para intercambiar ideas, intercambiar ideas, compartir archivos, etc.

No cabe duda de que Slack es la herramienta número uno en este ámbito, ya que recientemente descubrimos que más del 80% de las empresas remotas la utilizan. Pero puedes usar Google Hangouts o Skype for Business. Estos dos también son muy populares entre los equipos que realizan videollamadas frecuentes. Ya que estamos hablando del tema de las conferencias telefónicas, Zoom parece ser la herramienta elegida por muchos equipos remotos.

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Para comunicarse al instante, intercambiar ideas, debatir proyectos, enviar archivos, compartir conocimientos y experiencias y ayudarse mutuamente, muchas empresas utilizan aplicaciones de chat grupal como Slack o HipChat.

Sococo es una herramienta interesante: crea una oficina en línea donde «viven» todos los miembros de la empresa y tiene diferentes opciones para comunicarse y colaborar.

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A continuación, deberías pensar en las herramientas de gestión de proyectos. Algo en el que puedas hacer un seguimiento de todas las tareas y proyectos, crear listas de tareas pendientes para que sean personales o compartidas con el equipo, etc. Los más utilizados son Trello y Asana, pero Basecamp no se queda muy atrás.

Es posible que incluso puedas obtener algunos de ellos de forma gratuita, si tu equipo aún es pequeño y solo requiere funcionalidades básicas.

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Para la administración de archivos y el almacenamiento de documentos, lo mejor sería usar Google Drive o Dropbox, pero también puedes explorar otras opciones. Nos decantaríamos por Google Drive, por sus documentos, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y todas las demás herramientas adicionales que han demostrado ser un activo inestimable para nuestro equipo.

Y por último, pero no por ello menos importante, para garantizar que tu equipo mantenga la productividad y el control sobre tu equipo, debes utilizar el seguimiento del tiempo y monitoreo remoto de empleados herramientas que se han vuelto cada vez más populares en los últimos años. Este tipo de software le proporcionará información sobre cómo sus empleados remotos pasan sus días de trabajo, analizará su productividad y le permitirá ver dónde pueden mejorar. Además, si consigues una herramienta que sea como Perspicaz, puede ver informes de tiempo y asistencia, análisis de productividad, datos de asignación de tiempo y mucho más.

Estas son las herramientas básicas que necesitará para todos los equipos de su empresa remota. Además de estas, es posible que necesites buscar algunas herramientas de diseño en línea como Figma o CRM como Hubspot.

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Implemente un programa de reconocimiento

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A todos les gusta ser recompensados y reconocidos por su buen trabajo. Sin embargo, es fácil dejar pasar estas cosas cuando trabajas con un equipo distribuido. Una de las mejores maneras de mantener a tus empleados remotos comprometidos y motivados es implementar algún tipo de programa de reconocimiento. No significa que todos reciban una recompensa por el trabajo que se supone que deben realizar, sino crear un programa de recompensas para las personas que van más allá y superan las expectativas de todos.

Las recompensas deben estar vinculadas al rendimiento, ya que es una de las mejores maneras de garantizar el máximo rendimiento de todos los miembros del equipo.

Por supuesto, debes tomarte el tiempo para agradecer y elogiar a quienes están haciendo un buen trabajo. Incluso un simple gracias, o buen trabajo ¡puede llegar muy lejos! Además, deberías usar las reuniones individuales para compartir cualquier comentario que tengas, ya sea positivo o negativo. Asegúrate de aprender cuál es la mejor manera de ofrecer críticas constructivas, para que tus empleados no se sientan alienados, sino empoderados y preparados para mejorar sus habilidades.

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Con tu programa de recompensas, puedes añadir beneficios especiales y demostrar a través de ellos (además de los beneficios habituales) que defiendes el bienestar y el rendimiento de tu equipo. Además, puedes recompensar al equipo con bonificaciones, más días libres, etc.

Si tiene el software de monitoreo de empleados, puede ayudarlo enormemente con este programa. En su panel de control puede ver informes precisos y detallados sobre la productividad de todos. Y dado que tomarás una decisión basada en datos, no hay lugar para la subjetividad del gerente. Teniendo en cuenta los hechos, puedes crear fácilmente un programa de recompensas justo, basado exclusivamente en números.

Sea cual sea el tipo de programa de reconocimiento de empleados que desee implementar, debe tener en cuenta que no hay un enfoque único que pueda adoptar con todos los empleados. Todos ellos tienen intereses, preferencias y aspiraciones diferentes, por lo que debes conocer a cada uno de ellos y adaptar las recompensas a sus necesidades.

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Este artículo se escribió originalmente el 13 de febrero de 2018. Se actualizó el 25 de octubre de 2019.

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