¿Cómo crees que se sienten tus empleados cuando les dices que «rediseñen el sitio web» o «creen una campaña de marketing»? Con unos objetivos tan generales, es posible que no sepan por dónde empezar o cuánto tiempo les va a llevar, que se sientan frustrados si el plazo les parece demasiado corto o que ni siquiera tengan ganas de hacerlo si no tienen una hoja de ruta clara.

Las tareas largas y complejas están acabando con la productividad.

Así es como se consigue la procrastinación, la baja motivación y todo lo que ello conlleva. Y para empeorar un poco las cosas, los empleadores no saben cómo dividir las tareas; no es su especialidad, por lo que, comprensiblemente, no saben qué procesos intervienen en cada proyecto.

Por otro lado, los empleados solo siguen las órdenes, quieren terminar el trabajo y los plazos no les permiten dedicar tiempo a la planificación.

Afortunadamente, hay un par de cosas que puedes hacer para asegurarte de asignar a tus empleados pequeñas tareas manejables a las que querrán dedicarse de inmediato.

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Afila tu cuchillo

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Dividir proyectos complejos en partes más pequeñas es un esfuerzo de equipo y es casi seguro que requerirá algo de tiempo y práctica. Por un lado, tienes que hacer el trabajo inicial para que tus trabajadores no se mareen cuando tengan que realizar una tarea gigantesca que les va a llevar dos meses. Por otro lado, son los jefes de equipo y los empleados los que tienen que hacer todo lo posible porque son los que mejor conocen los pasos y los procesos.

Por lo tanto, cuando tengas un gran proyecto nuevo, primero trata de averiguar cómo dividirlo en fases. Si no estás familiarizado con los procesos involucrados en ese tipo de proyecto, puedes usar software de seguimiento del tiempo para analizar proyectos. Las aplicaciones de seguimiento de tareas te permiten ver lo que ocurre en las computadoras de tus empleados cuando realizan un determinado proyecto o tarea. Esto incluye los sitios web y las aplicaciones que utilizan, quién hace qué y cuánto dura cada proceso.

Tenga en cuenta los datos de este software de seguimiento de tareas al formular tareas. Le ayudará a decidir a quién asignar cada parte del proyecto. Como alternativa, puedes dividir el proyecto en función de las herramientas que se utilizan para cada parte del mismo. De esta forma, los empleados obtienen tareas que parecen al menos un poco más manejables y están listos para trabajar.

Lo que nos lleva al segundo paso. Ahora, seamos sinceros, tu contribución al proceso de división de tareas probablemente sea muy pequeña, buena para la motivación inicial, pero no para mucho más. Ahora es el momento de que los empleados se ensucien las manos.

Hay dos cosas que puede hacer en este momento. En primer lugar, confíe en el juicio de sus empleados: ellos son los expertos, ¿verdad? Bueno, al menos algunos de ellos. Y en segundo lugar, fomentar la planificación. Dé tiempo al equipo para que se reúna y planifique el trabajo que debe realizarse. Aliéntelos a determinar los pasos más pequeños del proceso y a asignar las tareas en función de su experiencia. Dígales que pueden hacer listas de tareas pendientes u organizarlo todo dentro de un sistema de gestión de proyectos. Dales un par de horas para esto, tal vez incluso un par de días para proyectos muy complejos. Esta inversión de tiempo se multiplicará por muchas.

(Consejo útil: si su sistema de seguimiento de tareas tiene una opción para dar a los empleados acceso a sus datos, asegúrese de informarles al respecto, ya que los informes de seguimiento del tiempo serán muy útiles a la hora de estimar cuánto tiempo dedicar a las diferentes tareas).

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Seguimiento

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El solo hecho de asignar tareas más pequeñas no significa que su trabajo esté terminado. Al igual que con cualquier cosa, debes asegurarte de que todo funcione. El seguimiento del progreso es una parte esencial de la optimización de los procesos. Y, afortunadamente, también puedes usar el software de seguimiento del tiempo de los proyectos de tus empleados para esto.

Controla qué tareas están en curso, cuáles están hechas y cuánto tiempo tardará todo en completarse. Y si ves que algo no funciona, ajústalo.

La tecnología actual incluso le permite implementar seguimiento automático del tiempo solución que hace que todo el proceso de seguimiento sea más fácil, preciso y sin errores.

Realizar un seguimiento de las tareas de forma metódica y precisa no solo garantizará que el equipo esté al día con el proyecto, sino que también generará un informe detallado sobre el progreso del cliente.

¿Cómo afecta todo esto a la productividad?

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Tareas más pequeñas mejorar la productividad de varias maneras.

En primer lugar, los empleados y los equipos están más organizados. Lo tienen todo planeado y siempre saben exactamente lo que tienen que hacer a continuación. La carga de trabajo organizada hace que estén más concentrados y sean más productivos.

En segundo lugar, los fragmentos más pequeños facilitan el seguimiento del progreso. Los empleados pueden marcar las tareas completadas para saber con precisión cuánto trabajo han realizado y cuánto queda por hacer. La sensación de progreso aumenta la motivación para avanzar.

Por último, cuando los empleados tienen tareas que son factibles en un futuro próximo (léase: hoy), están mucho más dispuestos a empezar en lugar de postergar las cosas, y es mucho menos probable que sucumban a las distracciones antes de terminar la tarea.

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Conclusión

Las tareas largas y complejas dan miedo. Sin un final a la vista, provocan la procrastinación con más frecuencia que la productividad. Sin embargo, la tecnología y la colaboración entre equipos están aquí para salvar el día. El uso de software de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo, junto con fomentar el sentido común de los empleados a la hora de organizar su carga de trabajo, abre las puertas a una nueva oleada de productividad, motivación y preparación para ponerse manos a la obra.

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