Para que los empleados prosperen, deben derivar un sentido de propósito de su trabajo y tener suficiente autonomía para expresarse como individuos.

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Al mismo tiempo, una productividad equivocada conduce a un desperdicio de energía, por lo que si los sistemas de su organización no están bien configurados, sus empleados podrían estar dando vueltas en círculo.

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Entonces, ¿cómo se sincroniza la productividad organizacional e individual para que todos estén en sintonía y el esfuerzo individual conduzca al progreso colectivo?

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Esa es la pregunta que abordaremos en esta guía, a medida que exploramos las mejores formas de empoderar a las personas de tu equipo y crear sistemas que impulsen el progreso de toda la empresa.

El aumento de la productividad individual

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Muchos estudios han demostrado el aumento de la productividad del que han disfrutado muchos empleados desde que empezaron a trabajar desde casa. Durante los últimos años, la productividad ha experimentado un aumento gradual a medida que salida por hora el número de empleados se disparó.

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¿Qué significa esto?

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En resumen, los empleados, cuando se les deja solos y se les pide que trabajen de forma aislada, obtienen un mayor rendimiento que cuando trabajan en una oficina.

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Es probable que esta drástica mejora en la productividad individual se deba a los siguientes factores:

• Menos distracciones en el lugar de trabajo
• Un aumento de la autonomía con respecto a los horarios de trabajo
• La falta de un viaje diario permite empezar más temprano
• Equilibrio más saludable entre la vida laboral y personal

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Esto solo puede ser positivo, ¿no?

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Te imaginas que un ejército de empleados remotos hiperproductivos solo sería algo bueno para tu empresa. Sin embargo, un aumento en la productividad individual no se correlaciona necesariamente con la productividad organizacional.

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Además, hay varias razones por las que la mejora de la productividad individual debe considerarse en un contexto más amplio:

• Hay pocas oportunidades de tutoría
• La falta de socialización puede provocar agotamiento y sentimientos de aislamiento
• La colaboración eficaz se vuelve más difícil

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La importancia de la productividad organizacional

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Para crear un entorno de productividad sostenible, es aconsejable dar un paso atrás y ver la productividad desde el punto de vista de la organización. No cabe duda de que, en última instancia, las personas obtendrán los resultados, pero solo si los sistemas implementados respaldan el tipo correcto de productividad.

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Piensa en cada miembro de tu equipo como si fuera un remero.

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Incluso si tienes un equipo de ocho remeros fuertes, si el timonel (la persona que guía a los remeros) carece de dirección o los remeros no están coordinados, no sirve de nada.

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Es mucho más probable que un equipo de remeros promedio con un timonel competente al mando y un sistema para remar en sincronía cruce la línea de meta primero.

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Todo esto quiere decir que necesitas establecer las condiciones para que los miembros de tu equipo tengan éxito; de lo contrario, su esfuerzo individual puede no valer para nada.

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Cómo preparar a tu equipo para el éxito

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Ahora que está claro por qué no se puede ignorar la productividad individual u organizacional, ¿cómo se concilian y se allana el camino para el progreso a largo plazo?

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¡Con los sistemas y herramientas adecuados, por supuesto!

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Aquí encontrarás todo lo que necesitas saber para crear las condiciones necesarias para el éxito colectivo y, al mismo tiempo, empoderar a todos los miembros de tu equipo para que alcancen su potencial:

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Establezca una comunicación clara

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Es fácil decir que la mala comunicación es la causa de la falta de productividad, por lo que le ahorraremos cualquier explicación adicional y pasaremos directamente al quid de la cuestión.

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«Trabajar por el trabajo» es responsable de una gran parte de la pérdida de productividad.

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El Anatomía del trabajo en Asana El informe revela el flagelo para la productividad que puede ser trabajar por el trabajo, ya que aleja a los empleados de un tiempo valioso para dedicarse a actividades significativas.

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Si bien podrías citar muchas razones posibles por las que los empleados se dedican a tareas triviales, una de las más importantes es la fatiga de las aplicaciones. Con un flujo constante de notificaciones y mensajes entrantes, es fácil agotarse y quedar atascado.

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¿La solución?

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Configure canales de comunicación que ahorren tiempo.

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Puedes liberar tiempo de los miembros del equipo y permitirles alcanzar niveles más altos de producción al reducir el número de aplicaciones que ocupan mucho tiempo y no ofrecen mucho a cambio. Con un software de seguimiento del trabajo de los empleados, como Insightful, puedes hacer un seguimiento del uso de aplicaciones específicas y tomar decisiones informadas sobre lo que vale la pena conservar.

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Insightful también funciona como un panel de productividad centralizado, ya que cuando monitorizas a los empleados puedes ver los resultados y el tiempo de inactividad en la pestaña de información en tiempo real.

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Optimice la colaboración

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En un entorno de trabajo virtual, es posible que el aumento de la productividad individual no se traduzca en una colaboración más eficaz. Si no cuenta con los sistemas adecuados que fomenten el trabajo en equipo armonioso, lo único que tiene es un equipo de personas en lugar de un grupo con una dirección compartida.

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Tanto si ya ha regresado a la oficina como si ha adoptado el entorno de trabajo virtual, el software de gestión de proyectos es una forma excelente de sistematizar la productividad.

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La plataforma de gestión de proyectos adecuada puede ayudarlo a aprovechar la productividad individual y dirigirla hacia un objetivo compartido.

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Por ejemplo, si tienes un proyecto conjunto que requiere la colaboración de varios miembros del equipo, la gestión de tareas del tablero Kanban puede acelerar la colaboración, ya que cada miembro puede pasar el testigo fácilmente junto con cualquier nota o comentario relevante.

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Un rastreador de empleados puede ayudarlo a medir el éxito de sus iniciativas. Durante el proceso de supervisión de la actividad informática, puede ver en tiempo real en qué están trabajando sus empleados, lo que puede ayudarle a configurar flujos de trabajo eficaces para la colaboración.

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Inculque la priorización como un valor

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La priorización es clave si se quiere convertir la productividad individual en un progreso colectivo significativo.

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¿Por qué?

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Porque si cada miembro del equipo considera que las diferentes tareas son más valiosas, esto puede arruinar el flujo de trabajo colectivo y dejar las tareas importantes en la bandeja.

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El Matriz de Eisenhower es uno de los mejores ejemplos de cómo priorizar las cargas de trabajo. Si consigues que tu equipo acepte el valor que deben asignar a las tareas individuales, es mucho más probable que crees una máquina bien engrasada.

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En la matriz de Eisenhower, tiene las siguientes cuatro categorías de tareas:

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1. Importante
2. Urgente
3. Importante pero no urgente
4. Urgente pero no importante

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Un problema común con la priorización es que en muchas culturas empresariales se hace hincapié en la urgencia. Si se acerca una fecha límite, esto puede generar ansiedad, que puede extenderse a todo el equipo y hacer que cada miembro cierre los ojos y se concentre únicamente en las tareas urgentes.

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El problema de este enfoque es que se centra en el corto plazo. Las tareas urgentes no siempre son las tareas más importantes para lograr un progreso significativo a largo plazo, por lo que si animas a los miembros del equipo a clasificar sus tareas, puedes abrirles los ojos para que se centren tanto en las tareas importantes como en las urgentes.

El seguimiento de aplicaciones web puede informarle sobre cuáles son las prioridades de los empleados. El software de monitoreo web como Insightful puede mostrarle qué aplicaciones específicas usan los miembros del equipo en el día a día. Si el software de monitoreo de PC revela que se pasa mucho tiempo en Slack, entonces quizás puedas concluir que sería mejor invertir el tiempo en otro lugar.