Cómo usar el software para realizar una «auditoría de productividad» en su equipo empresarial

Las auditorías de productividad ayudan a identificar las áreas de mejora en su organización. Pero, ¿cómo llevarlas a cabo? Vamos a echar un vistazo...

Hay muchos consejos y trucos de productividad por ahí. Dicho esto, la productividad es algo más que implementar trucos. La productividad es un proceso continuo. Depende de que aprendas qué sistemas funcionan para tu equipo, evalúes periódicamente su eficacia y realices los ajustes necesarios.

El punto de partida inevitable para evaluar el rendimiento es saber cómo calcular la productividad. Luego, cómo optimizarlo utilizando los hallazgos que recopile.

Una de las maneras más eficaces de evaluar su productividad de manera consistente es mediante auditorías de productividad. ¿Qué es exactamente una auditoría de productividad? ¿Y cuál es la mejor manera de llevarlas a cabo? Vamos a profundizar...

¿Qué es una auditoría de productividad?

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¿Alguna vez ha sentido que los sistemas y procesos de gestión que tiene implementados no están dando los resultados que esperaba? Para determinar cuáles son los principales problemas, un buen punto de partida es una auditoría de productividad.

Una auditoría de productividad es una evaluación exhaustiva de todas las herramientas, sistemas y procesos de los que dispone en su empresa para identificar problemas en estas áreas. Al priorizar la realización de estas auditorías con regularidad, puede establecer soluciones que aumenten la productividad con el tiempo.

En las fuerzas de trabajo remotas e híbridas, las auditorías de productividad han adquirido una importancia aún mayor. Esto se debe a que la naturaleza inherente de las funciones de los equipos remotos o divididos puede provocar una mayor prevalencia de pérdidas de productividad.

Pero, ¿cómo se lleva a cabo una auditoría de productividad? Analicemos algunos consejos sobre cómo llevar a cabo una auditoría de productividad exitosa.

Cómo realizar auditorías de productividad para su organización

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1. Asegúrese de contar con un sistema efectivo de monitoreo de la productividad

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No puedes medir la productividad de tu equipo si no tienes las herramientas adecuadas para rastrearla desde el principio. El primer paso que debes dar es encontrar un software de productividad laboral eficaz para tu organización.

Su herramienta de software de productividad en el lugar de trabajo proporcionará la base de su auditoría de productividad. Para ello, proporciona datos de productividad basados en la actividad de los empleados, el tiempo dedicado a las tareas y los proyectos, los puntos de referencia de rendimiento, etc.

Disponer de este sistema fundamental centrado en los datos significa que su auditoría de productividad se basará en datos objetivos y precisos, lo cual es vital para cualquier auditoría. Y eso es imprescindible para su éxito.

2. Realice un seguimiento del tiempo pasado en línea y fuera de línea

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En su mayor parte, muchos consideran que el tiempo que pasan frente a una computadora es la única productividad que necesitan evaluar. ¿La verdad? El trabajo realizado en la computadora no es el único tipo de trabajo que importa a la hora de medir la productividad de los empleados.

No realizar un seguimiento de otras tareas, como las reuniones, las tareas organizativas o de planificación y otras actividades basadas en el trabajo, significa perder una productividad que contribuye absolutamente a su organización. En otras palabras, cualquier auditoría que realices quedará incompleta si se pasa por alto el tiempo sin conexión.

Asegúrese de contar con sistemas para realizar un seguimiento de la productividad de sus empleados tanto en línea como fuera de línea. De esta forma, puede estar seguro de que tiene una imagen completa de la productividad que tiene (y de la que está auditando).

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3. Evalúe la productividad contextualmente

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La tecnología es una parte integral para todos los equipos, pero es especialmente crucial para los lugares de trabajo híbridos, ya que estas herramientas son el tejido conectivo que mantiene unidos a los trabajadores remotos y a los trabajadores en la oficina.

Dicho esto, no todas las herramientas son productivas para todos los roles.

Tómese el tiempo para evaluar sus herramientas actuales y comprender si contribuyen o no a la productividad de ciertos equipos. Hacerlo es fundamental para formarse una imagen precisa de la productividad como parte de la auditoría.

Con una mejor comprensión de cómo las diferentes herramientas o recursos afectan a la productividad de los diferentes miembros del equipo, puedes realizar una auditoría de productividad más precisa con menos variables que sesguen los resultados.

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4. Identifique la duración y la repetición de las tareas

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Cuando te propones crear un cálculo de la productividad de los empleados para cada miembro del equipo, normalmente encontrarás tendencias en cuanto al tiempo que tardan los empleados en completar tareas específicas.

Una vez que sus sistemas estén configurados, comience a separar las tareas por empleado y grupo y compruebe cuánto gasta cada empleado individual en dichas tareas mediante la elaboración de informes de productividad para los empleados.

El objetivo de una auditoría de productividad en este caso es encontrar tareas rutinarias que pueden diferir en cuanto al tiempo que tardan en completarse. O bien, tareas con un bajo ROI que consumen una cantidad desproporcionada de tiempo para tu equipo.

Una vez que descubras las tendencias que están reduciendo la productividad de tu equipo, debes decidir si subcontratar, automatizar o crear procedimientos operativos estándar (SOP) para mejorar la eficiencia. (O, si se consideran redundantes, elimínelos por completo).

Con el tiempo, puede seguir aprovechando estos datos de medición de la productividad de los empleados para mejorar aún más la productividad de su organización.

Con una mejor comprensión del tiempo que tardan los empleados en completar determinadas tareas, puede aprovechar sus auditorías de productividad para identificar los puntos en los que ciertos empleados se retrasan en su trabajo.

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5. Cree puntos de referencia de productividad de los empleados

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Cuando comience a analizar los datos de una auditoría de productividad, es posible que se sienta abrumado por los datos recopilados a través de su software de productividad de la fuerza laboral. La buena noticia es que cuantos más datos tenga, antes podrá crear puntos de referencia de productividad de los empleados.

Estos establecerán los estándares de cuánto tiempo espera que dure una determinada tarea. Luego, puedes usar tus puntos de referencia para recompensar a los empleados que los cumplen.

Pero, ¿qué pasa con los empleados que pueden estar un poco atrasados? Los datos de una auditoría de productividad se pueden usar para identificar dónde pueden existir problemas. Luego, con este conocimiento en sus manos, puede brindar apoyo adicional a los empleados para ayudarlos a alcanzar los puntos de referencia establecidos. También es posible que desees brindar apoyo adicional mediante actividades de gestión del tiempo para mejorar la productividad de los empleados.

En el contexto de las auditorías de productividad, tener puntos de referencia permite identificar áreas de mejora entre individuos y equipos. Esto le ayuda a crear una cultura de mejora continua en su equipo.

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6. Encuentre las causas sistémicas de los cuellos de botella

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A veces, un desempeño que no cumple con los puntos de referencia no es indicativo de una baja productividad de los empleados. Más bien, puede ser el resultado de problemas con el propio sistema. Algunos ejemplos que pueden reducir la productividad general del lugar de trabajo incluyen la falta de capacitación, la falta de recursos o las cargas de trabajo desequilibradas.

Cuando analice los datos, póngase en contacto con sus empleados para ver dónde pueden enfrentarse a resistencias u obstáculos. Le brindarán la información que necesita para entender los datos de cálculo de la productividad de los empleados y avanzar con más éxito.

Con una mejor comprensión de los cuellos de botella que afectan a la productividad, puede eliminar sus causas sistémicas.

7. Alinee sus prioridades con los KPI

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Incluso cuando tienes un plan de trabajo establecido, las tareas del día a día a veces pueden obstaculizar e impedir que alcancemos nuestros hitos. Y, con frecuencia, es necesario dar un paso atrás y realizar una auditoría de productividad para hacer un balance. Es decir, realinear la actividad diaria con sus KPI.

Naturalmente, el primer paso es contar con KPI para garantizar que los empleados alcancen ciertos hitos a diario, semanalmente o mensualmente. De lo contrario, tomarse el tiempo para aprender a hacer un seguimiento de la productividad no producirá los resultados que necesita.

Con los KPI establecidos, tendrá prioridades claras para lograrlos. Además, al realizar auditorías de productividad periódicas, puede determinar si se respetan estas prioridades. Y, si no lo hacen, los resultados de la auditoría le ayudarán a hacer algo al respecto.

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Las auditorías de productividad dan como resultado ganancias de productividad

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La realización de auditorías de productividad periódicas le permite ver las tendencias, los retrasos y las deficiencias de la productividad de su equipo. Luego, mediante el uso de herramientas especializadas, sistemas mejorados y cálculo de la productividad de los empleados, se vislumbra una mejor productividad.

Utilice la guía anterior para establecer todos los sistemas que necesita para convertir las auditorías de productividad en un elemento fijo de su lugar de trabajo y llevar su desempeño al siguiente nivel.