Software de monitoreo de empleados es una gran herramienta para muchas cosas, incluido el aumento de la productividad, el control y la visión general de las tareas y proyectos, además de proporcionar un cierto grado de automatización y optimización de los procesos comerciales. Sin embargo, hay otra cosa en la que el monitor de actividad del programa puede ser una gran ventaja: la seguridad de los datos.

Proteger los datos confidenciales y la información de los clientes es de suma importancia para cualquier empresa que quiera retener a esos clientes y mantener su reputación. Y las empresas reconocen que las amenazas internas son un problema grave. Aunque deberías (y probablemente ya las tengas) contar con medidas preventivas, una capa adicional de seguridad nunca es suficiente. Esta función puede ser desempeñada perfectamente por software de monitoreo para empleados.

Entre sus muchas funciones, hay cuatro en particular que pueden resultar invaluables para proporcionar esta seguridad adicional para los datos de su empresa:

1. Monitoreo en tiempo real

El software de monitoreo para empleados le permite controlar lo que hace cada uno de sus empleados en un momento dado. En Insightful, por ejemplo, puedes ver un panel de control claro con todos los empleados y equipos en un solo lugar, junto con la información sobre la aplicación que utilizan actualmente o el sitio web en el que se encuentran. Pero hablaremos de esto más adelante.

Por ahora, nos centraremos en el hecho de que todos los datos de seguimiento de los usuarios de las computadoras se proporcionan en tiempo real. Lo que esto significa en la práctica para la seguridad de los datos es que su reacción ante cualquier comportamiento digital sospechoso puede, en teoría, ser instantánea.

Decimos «en teoría» porque el éxito de su esfuerzo aún depende de su capacidad para reconocer qué aspecto tiene un comportamiento sospechoso. Pero si defines claramente lo que buscas, podrás detectarlo de inmediato y trabajar para prevenir o, al menos, contener la amenaza.

Una cosa más a tener en cuenta es el hecho de que, según las investigaciones, una cuarta parte de las brechas de seguridad se deben a un error humano, lo que significa que son accidentales. Esta es una razón más por la que la monitorización en tiempo real puede resultar útil, tanto para detectar la posible filtración como para tener la oportunidad de educar a los empleados sobre este comportamiento peligroso.

2. Uso de aplicaciones y sitios web

Como prometí, pasemos a analizar cómo la capacidad única del software de vigilancia de escritorio para detectar qué aplicaciones y sitios web se utilizan puede ayudar a descubrir las amenazas a la información confidencial.

Básicamente, dado que conoces la función laboral exacta de cada empleado y los programas que suelen utilizar, es fácil descubrir cualquier desviación de este patrón de trabajo en tu software de supervisión para empleados. Así es como puedes definir el comportamiento sospechoso. Por ejemplo, puede tratarse de un software informático totalmente ajeno al nicho profesional de un empleado en particular o de cualquier tipo de sitio web que no sea de confianza, como un sitio para compartir archivos que su empresa no utilice.

Estos datos del software que rastrea el uso de la computadora, junto con la posibilidad de monitoreo en tiempo real, le permiten reconocer el riesgo potencial y reaccionar rápidamente.

3. Capturas de pantalla

Otra característica de algunos de los mejor software de monitoreo de PC es la posibilidad de tomar capturas de pantalla de los ordenadores de los empleados de forma manual en cualquier momento o automáticamente en determinados intervalos sin que puedan saber que se ha realizado la captura de pantalla.

Es posible que haya notado que, hasta ahora, cuando hablamos sobre el descubrimiento de infracciones, solo mencionamos las «amenazas potenciales». Esto se debe a que no se pueden hacer suposiciones sobre cada una de las desviaciones. Sin embargo, la supervisión de las capturas de pantalla por parte de los empleados puede ayudar a confirmar o ignorar tus sospechas.

De esta manera, puede monitorear de cerca las actividades riesgosas sin molestar innecesariamente a los empleados. Si tiene motivos razonables para sospechar que una determinada persona o grupo de empleados representa un riesgo para la seguridad de la información, puede configurar capturas de pantalla periódicas para aumentar el control. Pero ten cuidado de no exagerar; todavía hay algo llamado privacidad de los empleados que debes respetar.

4. Mapeo automático del tiempo

Por último, si quieres tener una visión general precisa de quién accede a qué archivos exactos y no solo a qué aplicaciones, el seguimiento automático del tiempo puede ser exactamente lo que necesitas. Esta funcionalidad del software de monitoreo del sistema detecta quién accedió a qué archivo o documento y cuánto tiempo pasó allí.

Por lo tanto, que un empleado abra un archivo que no forma parte de su proyecto puede ser una señal de alerta que podrás notar de inmediato.

Conclusión

La seguridad de los datos y la protección de la información de los clientes se encuentran entre las principales preocupaciones prioritarias para casi todas las empresas, por lo que es crucial vigilar este aspecto del negocio, ya que nunca se puede estar demasiado seguro. El software de supervisión para los empleados se puede utilizar como una capa adicional de protección de datos que puede ayudarle a detectar de forma temprana posibles amenazas internas, accidentales o intencionadas.

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