Los mejores trucos y consejos para sacar el máximo provecho de Slack

Slack es un centro de comunicación para intercambiar mensajes rápidamente dentro de un equipo o departamento. Es un pilar del rendimiento y la productividad de los empleados para muchas empresas que priorizan la colaboración interfuncional.

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Con la comunicación basada en canales, puedes mantener separadas todas tus conversaciones relacionadas con el trabajo. Como resultado, los proyectos no convergen en una larga cadena de correo electrónico y no hay mensajes de diferentes equipos que inundan tu bandeja de entrada y ocultan información clave.

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Si bien el uso de Slack puede haber simplificado la forma en que interactúas con tus compañeros de trabajo, es muy probable que no estés aprovechando al máximo este potente software. Esta guía es una recopilación de los mejores consejos, trucos y trucos para sacar aún más provecho de Slack.

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1. Crea listas de acciones con recordatorios

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Todos conocemos la utilidad de Slack como plataforma de comunicación, pero también puede ayudar a mejorar la productividad personal y de equipo.

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¿Por qué es tan importante la productividad?

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Una fuerza laboral productiva es aquella que logra avances significativos en los proyectos día tras día. Por eso, centrarse en maximizar la productividad es una gran idea para generar impulso y alcanzar los objetivos de la empresa.

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¿Cómo puede ayudar Slack?

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Con un simple comando: /remind

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Este comando te permite configurar recordatorios de Slackbot, que puedes usar para solicitar ciertas acciones o recordarte los próximos eventos. Si utilizas bien esta función, puedes crear listas de acciones y asegurarte de ejecutar cada elemento de acción de manera oportuna.

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Mejor aún, puedes combinar los recordatorios con varios hashtags y canales en Slack para mantener a tu equipo actualizado sobre las últimas novedades.

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Todo lo que tienes que hacer es usar la siguiente fórmula:

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/remind + (tu tarea)

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Por ejemplo, esta es una que puedes configurar si diriges un equipo de marketing:

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/remember #marketingteam para hacer una publicación en las redes sociales sobre el último artículo de EOD Wednesday

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Para programar el recordatorio para una fecha futura, usa el siguiente formato: MM/DD/AAAA

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¿Has olvidado los recordatorios que tienes y los que aún no has programado?

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No hay problema, el siguiente comando mostrará todos los recordatorios que hayas configurado:

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/lista de recordatorios

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2. Expandir y contraer archivos

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Este es un consejo rápido que podría ahorrarle mucho tiempo.

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La próxima vez que te encuentres buscando información importante en Slack, no intentes filtrar todos los GIF y publicaciones multimedia.

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Utilice los siguientes comandos para bloquear el exceso de ruido blanco:

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/expandir

/colapsar

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El primero abrirá todos los mensajes multimedia, mientras que el segundo los ordenará para que puedas examinar solo los mensajes de texto.

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3. Usa atajos de teclado

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¿Recuerdas la vida antes de conocer «ctrl C» y «ctrl V» («cmd-c» y «cmd-v» para usuarios de Mac)?

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Hacer clic manualmente con el botón derecho en todo lo que querías copiar y pegar consumía mucho tiempo y era innecesario.

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¿Y si te dijéramos que Slack tiene sus propios atajos de teclado?

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Bueno, sí, y deberías aprenderlos lo antes posible si quieres empezar a ahorrar tiempo hoy mismo. Si crees que es demasiado esfuerzo aprender todos los atajos, aplica el Principio 80/20 para destacar las funciones que más utilizas en Slack.

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Estos son tres de los atajos de teclado más importantes de Slack:

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Iniciar un mensaje nuevo - Ctrl/Cmd+N

Cargar un archivo - Ctrl/Cmd+U

Iniciar una búsqueda - Ctrl/Cmd+G

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Échale un vistazo a Slack lista de métodos abreviados de teclado para obtener más comandos que saquen esquinas.

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4. Organiza los canales

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Los canales son la mejor manera de organizar la comunicación específica de un proyecto o un equipo en Slack, pero si no los controlas, pronto pueden resultar abrumadores.

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De repente, puede encontrarse en el extremo receptor de un torrente de notificaciones y mensajes que llegan desde todas las direcciones. Demasiados canales desorganizados hacen que sea casi imposible encontrar rápidamente información importante.

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Hay tres maneras de organizar tus canales de Slack para una comunicación óptima:

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Identifique los canales importantes - Pon «estrella» a tus canales más importantes para no perderlos de vista.

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Silenciar cuando sea necesario - No necesitas estar al día con todos los canales de Slack, así que puedes silenciar los que sean menos importantes.

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Crear secciones personalizadas - Agrupa tus canales de una manera que tenga sentido para ti con secciones personalizadas.

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5. Fije tareas de alta prioridad

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Puede parecer obvio, pero si eres propenso a postergar las tareas importantes y urgentes (¿no es así todos?) entonces es una buena idea colocarlas en un alfiler.

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Cuando asignas tareas de alta prioridad, estas ocupan un lugar central y permanecen visibles incluso cuando tú y tus compañeros de trabajo se meten en la madriguera de un GIF.

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Fijar mensajes no solo es eficaz para la productividad personal, sino que también puede ayudar al equipo a centrarse en una tarea o proyecto en particular y servir como recordatorio diario.

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El mejor consejo: Usa un registro del tiempo de trabajo para asegurarte de que los miembros del equipo dedican suficiente tiempo a las tareas de alta prioridad. Los rastreadores de horas de los proyectos pueden darte una idea clara de dónde dedican el tiempo los miembros de tu equipo.

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6. Activa la opción «No molestar» para concentrarte

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Seamos sinceros: a veces, Slack puede resultar abrumador.

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Arrancas el ordenador y, en lugar de centrarte en el trabajo, te enfrentas a una multitud de mensajes de Slack.

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Lo peor es que estamos programados para recibir un golpe de dopamina cuando vemos notificaciones o mensajes, por lo que es casi imposible ignorarlos.

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Para asegurarte de que Slack consume menos energía cognitiva, no dudes en utilizar la función «no molestar» para garantizar varias horas de concentración real e ininterrumpida.

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A continuación se explica cómo activar el modo «no molestar»:

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• Haz clic en tu foto de perfil
• Haz clic en «pausar notificaciones»
• Establece la cantidad de tiempo que deseas activarlo

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7. Busque con el filtro avanzado

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Como ya te habrás dado cuenta, muchos de estos trucos te ayudan a bloquear las distracciones en Slack o facilitan la búsqueda de información importante.

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Este consejo entra en la última categoría.

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La función de búsqueda avanzada está infrautilizada, pero le ayuda a reducir el ruido y a localizar información específica rápidamente.

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Hay varios tipos de comandos de búsqueda avanzada que puedes usar en función de lo que intentes encontrar.

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Estos son algunos ejemplos:

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De: nombre de usuario - Reduce los criterios de búsqueda a los mensajes de un solo usuario

Tiene: enlace - Te permite buscar cualquier publicación con un enlace específico

Antes de: - Le permite encontrar información que se publicó antes de una hora determinada, por ejemplo, «ayer» o «hoy»

En: Nombre del canal - Permite limitar la búsqueda a un canal

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8. Implemente integraciones para agregar funciones

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Slack por sí solo es una excelente herramienta de comunicación, pero en combinación con otras aplicaciones, puede convertirse en un centro para la gestión de proyectos sin problemas.

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Hay 19 categorías de integraciones y más de 2400 aplicaciones compatibles con Slack. Si ya utilizas varias soluciones, añadirlas como integraciones reduce al mínimo el cambio de pestañas y te ayuda a reducir el gasto trabajo sobre trabajo.

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Estas son algunas de las principales integraciones que puedes usar con Slack:

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• Calendario de Google - Sincronice su agenda y los recordatorios de eventos con su calendario de Google o el de su equipo.

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• Zoom - Configura videollamadas siempre que necesites compartir información detallada o registrarte.

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• Encuesta sencilla - Recopila los comentarios y opiniones de tu equipo con encuestas.

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• Zapier - Automatice las funciones para ahorrar tiempo.

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• Telar - Graba vídeos tutoriales cortos y publícalos en los canales pertinentes.

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También puedes usar soluciones de seguimiento de empleados de terceros, como Perspicaz para obtener una visión completa de cómo los miembros de su equipo dedican su tiempo.

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9. Configure las notificaciones de palabras clave

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Hay ocasiones en las que quieres estar atento a desarrollos específicos con diversas tareas y proyectos. En estos casos, navegar entre un mar de mensajes del canal no es suficiente.

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En su lugar, lo que puedes hacer es configurar las notificaciones para una palabra o frase en particular para que cada vez que alguien la escriba, lo sepas.

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Por ejemplo, si quieres estar al tanto de las publicaciones del blog, puedes configurar las notificaciones para «publicación de blog» o «artículo».

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Así es como puedes configurar las notificaciones de palabras clave:

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• Haz clic en tu nombre
• Selecciona «preferencias» en el menú desplegable
• Haga clic en «Configuración de notificaciones» y luego en «Resaltar palabras»
• Introduzca la palabra o frase en el cuadro de texto que aparece

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10. Abra los canales con el conmutador rápido

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Si tienes poco tiempo y eres miembro de muchos canales de Slack, la mejor manera de navegar a los canales es mediante el conmutador rápido.

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Para abrirla, usa el siguiente comando:

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Cmd/Ctrl+K

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Aparecerá un cuadro de texto que puedes usar para escribir el nombre del canal al que deseas acceder.

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