Una guía de resolución de problemas para la gestión de equipos híbridos y remotos de RRHH

Todas las complejidades del trabajo de RRHH se duplican en los lugares de trabajo híbridos y remotos.

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Hay mucho más que tratar en cada aspecto, especialmente si los empleados y los trabajadores contratados viven en el extranjero. Desde tareas con horarios limitados en zonas horarias opuestas hasta normas laborales legales extranjeras, la conversión de divisas para la nómina y el compromiso de los empleados sin más que una pantalla para mantenerlos involucrados.

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Sin embargo, ¡eso no es motivo para perder la esperanza! Puedes gestionar un equipo disperso tan bien como si estuvieran en la oficina, y no hace falta mucho para hacerlo.

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En el blog de hoy, repasaremos las complejidades de los recursos humanos para equipos totalmente remotos e híbridos y explicaremos:

• Cómo combinar varias zonas horarias para las reuniones, el trabajo y la coordinación de proyectos.
• La forma de conectar todos los datos de los trabajadores en un único panel para una nómina precisa.
• Cómo cumplir con las normas y reglamentos extranjeros para los empleados que viven en otros países.
• Cómo supervisar a los empleados que trabajan desde casa o desde otros lugares remotos.
• Qué se necesita para mantener comprometidos a los empleados desconectados.
• Cómo superar las diferencias culturales en un equipo.
• Cómo mantener los datos a salvo de las infracciones cuando las personas no utilizan redes seguras.
• Las reglas de la automatización.

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Y lo que es más importante, vamos a explicar cómo software de monitoreo remoto para empleados puede ayudarlo a administrar mejor su fuerza laboral remota.

Trabajando en diferentes zonas horarias

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No cabe duda de que la flexibilidad es emocionante para otros empleados, pero para RRHH, no será tan emocionante.

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El primer desafío que se me ocurre es organizar una reunión para los miembros del equipo que viven en 3 zonas horarias diferentes. Uno se está preparando para ir a dormir, el otro aún no ha empezado la jornada laboral y el tercero espera pacientemente a que termine la jornada laboral para poder relajarse.

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¡Hay una solución fácil para esto! Planificador de reuniones World Clock es una excelente herramienta que hace una comparación paralela de las horas de citas aceptables, identificando la hora exacta en la que es mejor organizar una reunión en línea para diferentes zonas horarias.

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Tan lejos como coordinación del trabajo en lo que respecta, puedes arreglárselas con tu combinación habitual: Slack, Google Drive, Trello/ Asana/ Jira, Zoom y/u otros clásicos del trabajo remoto que elijas.

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Software de monitoreo del desempeño de los empleados es otra gran herramienta que ayuda a coordinar el trabajo de la fuerza laboral remota. Puede mostrar:

1. Lo que cada uno hace en cada momento.
2. Las horas y el presupuesto dedicados a determinadas tareas.
3. El estado de progreso de los diferentes proyectos.
4. Si hay margen de mejora.

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Además, crea un espacio de trabajo virtual unificado y no importa dónde estén sus empleados, siempre y cuando el trabajo esté hecho.

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Gestión de empleados con diferentes contratos, en diferentes entornos legales

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Los empleados de su organización trabajan en condiciones distintas; algunos están en período de prueba, otros tienen contratos a tiempo completo y otros trabajan como autónomos o contratistas independientes. Sus salarios pueden ser por hora o fijos, por proyecto o mensuales.

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Para aumentar la confusión, es posible que provengan de diferentes países, donde se aplican leyes laborales específicas que lo hacen susceptible a todo tipo de sanciones.

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Mantenerse al tanto de las regulaciones estatales específicas requiere un seguimiento diario de cualquier cambio que se produzca en la ley; hay varias maneras de hacerlo:

• Uso de las alertas de Google es uno de los trucos más antiguos del libro y es bastante simple: basta con introducir palabras clave relacionadas con el país y las leyes en cuestión, y Google te enviará artículos relacionados siempre que contengan esas palabras clave. Para no perderte nada, pide a tu departamento legal o empleado responsable que supervise los sitios web oficiales y los cambios en las leyes.
• Organización de empleadores profesionales de contratación (PEO) y subcontratar al país de origen de los empleados. Se encargará de la nómina, los beneficios, los impuestos, la administración y otros asuntos de recursos humanos.
• Contrata a un abogado local para consultas periódicas. Para un profesional doméstico es fácil hacer un seguimiento de todos los cambios e informarle a medida que se producen.

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Uso de software de monitoreo de empleados lo ayudará a cumplir con las leyes laborales de EE. UU. y de toda Europa, así como de otros países en los que usted o sus empleados operan. Realiza un seguimiento de las horas de trabajo, los descansos, los descansos y las pausas entre turnos, todo ello de acuerdo con normas específicas exigidas.

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Es importante tener en cuenta que, en Europa, los sistemas de seguimiento del tiempo son obligatorios para demostrar que no se trabaja demasiado ni se paga menos a los empleados. El Tribunal de Justicia Europeo (TJCE) lo hará multar a las empresas que no cumplan con hasta 15 000 euros.

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Además de llevar un registro de las horas de trabajo, esta herramienta puede ayudarte a:

• Seguimiento de la actividad informática de los empleados.
• Evaluación de los niveles de productividad.
• Supervisar los proyectos actuales.
• Encontrar puntos de mejora.

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¿Cómo monitorear a los empleados que trabajan desde casa?

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La instalación de un sistema de seguimiento de empleados requerirá algunos pasos clave:

1. Notifique a sus empleados sobre la decisión de obtener su consentimiento informado.
2. Asegúrese de configurar el sistema de acuerdo con leyes de privacidad locales.
3. Opte por configuraciones que mantengan su comodidad y privacidad, a la vez que protejan los activos de la empresa y analicen los niveles de productividad.
4. Crea tus propias reglas y criterios y decide qué es productivo y qué no.

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Diferencias culturales

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¿Sabías que un signo con el pulgar hacia arriba equivale a un dedo medio en los países de Oriente Medio? Y que tu gesto habitual de «ok» es bastante obsceno en Brasil? Usarlas para reaccionar a los mensajes de Slack sin duda provocará algunas risas, pero algunos errores culturales pueden ser muy perjudiciales, especialmente si son políticos.

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Una capacitación o un curso de sensibilidad en línea es uno de los primeros medios que utilizan los recursos humanos. Sin embargo, rara vez se implementan como medida preventiva. Los gerentes las usan para ahuyentar el comportamiento que no cumple con las normas, como castigo y como medida reactiva.

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Esto no debería disuadirte de utilizar la capacitación sobre sensibilidad, pero solo funcionará si corriges los errores anteriores: prográmalos cuando sea realmente necesario hacerlo y alienta a los empleados a que se eduquen por sí mismos.

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Para recursos permanentes pueden volver a ellos en cualquier momento y crear un documento de Notion o Confluence con descripciones y sugerencias extensas. De esta forma, pueden echarle un vistazo siempre que tengan dudas o quieran aportar algo.

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Problemas de privacidad y seguridad en el trabajo remoto

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Trabajar desde varias ubicaciones y utilizar conexiones WiFi dudosas expone los datos confidenciales de la empresa, lo que la hace susceptible a ciberataques y violaciones.

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Hay varias maneras de proteger su base de datos, y le recomendamos encarecidamente que las utilice todas:

1. Limite el acceso a los datos para los empleados — Bríndeles solo la información necesaria para su trabajo; no porque no confíes en ellos, sino porque, en caso de que alguien piratee sus cuentas, su acceso es más limitado de forma predeterminada.
2. Proporcione dispositivos y aplicaciones a la empresa: Separar los dispositivos empresariales de los personales es la forma más práctica de mantener seguros tanto la información personal de los empleados como los datos de la empresa. Con el software preinstalado y las herramientas aprobadas por la empresa, hay menos riesgo de que utilicen programas dudosos. Además, su departamento de TI puede acceder de forma remota a sus ordenadores y resolver los problemas en un instante.
3. Supervise el uso del ordenador de forma remota — Realice un seguimiento de los sitios web visitados para saber al instante si los empleados han visitado sitios inseguros o han caído en estafas de suplantación de identidad, de modo que pueda actuar con rapidez.
4. Implemente un administrador de contraseñas — Estos proporcionan seguridad y comodidad con las contraseñas en caso de que alguien tienda a olvidarlas.
5. Utilice el cifrado de datos, la autenticación multifactor (MFA) y el inicio de sesión único (SSO): estos son los procedimientos de seguridad estándar que utilizan muchas empresas para proteger los datos clasificados.
6. Implemente una VPN para proteger las redes domésticas — Puede que sea imposible evaluar todas las redes que utilizan sus empleados remotos, pero puede estar seguro cuando trabajan desde casa.
7. Garantice el cumplimiento del GDPR o el cumplimiento de otras regulaciones relevantes.

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Automatización de las tareas de RRHH

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La automatización de los recursos humanos es un proceso que automatiza las tareas repetitivas con herramientas digitales y software basados en inteligencia artificial. Cuando se implementa correctamente, la automatización de los recursos humanos utiliza inteligencia artificial guiada por el toque humano para gestionar automáticamente la búsqueda, la divulgación, la evaluación, la incorporación, la nómina y la administración de los candidatos.

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Un profesional de recursos humanos con experiencia aún necesita configurar y supervisar estas herramientas y encontrar la mejor manera de utilizar los datos que proporcionan. Al igual que en otros casos, la automatización aún no puede reemplazar a las personas por completo y no funciona en piloto automático.

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Beneficios y propósito de la automatización de recursos humanos

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El argumento inicial en contra de la automatización es que dejará a las personas sin trabajo, pero eso está lejos de la verdad. El verdadero propósito de la automatización de los recursos humanos es devolver la alegría al trabajo dejando atrás el trabajo monótono y sin sentido para dar rienda suelta a la creatividad y explorar nuevas ideas.

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Antes de que la automatización de los recursos humanos basada en la inteligencia artificial se disparara, los gerentes y administradores solían dedicar unas 14 horas a la semana a tareas administrativas pesadas. Los que no se embarcaron en el tren de la automatización tuvieron que enfrentarse a una menor productividad, a unos costes operativos más altos y a cometer numerosos errores.

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En resumen, la automatización permitirá:

• Ayudarle a asignar su tiempo y sus recursos financieros de manera inteligente.
• Disminuya significativamente el número de errores humanos.
• Dirige el esfuerzo de tu equipo de RRHH hacia tareas creativas y conscientes.
• Capture los datos contextualizados y estudie los detalles que no había notado antes.

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¿Qué debe automatizar?

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Puede delegar todas estas tareas a las herramientas de automatización:

• Creación y publicación de ofertas de trabajo.
• Selección, selección y divulgación de candidatos en la primera ronda.
• Ciertas partes de las pruebas de candidatos: los recursos humanos a veces tienen dificultades para estimar el nivel de habilidad preciso para puestos específicos y altamente complejos en el sector tecnológico, por ejemplo; plataformas como DevSkiller tienen pruebas prediseñadas que ayudan a resolver este problema.
• Incorporación de candidatos.
• Manejando la mayor parte de la administración y la nómina.
• Seguimiento del trabajo y análisis de productividad con software de monitoreo de empleados.

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Cuando automatizas las tareas de RRHH, busque herramientas que puedan integrarse fácilmente, no importa lo complejo que sea.

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Las integraciones personalizadas pueden parecer atractivas, pero la API REST es sin duda el mejor y más popular método de integración. Es ligera, escalable, flexible y mantiene la independencia del cliente y el servidor.

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Trampas de automatización que se deben evitar

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No todo lo relacionado con la automatización de RRHH es tan guay.

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Si te das cuenta de que no te hace la vida tan fácil como lo anuncian, tal vez estés cuidar las herramientas de automatización demasiado.

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Si sigues rondando y jugando con ellos todos los días, no están cumpliendo su propósito. Analiza la forma en que están integradas para detectar posibles errores o considera configurarlos de forma diferente. Slack, por ejemplo, tiene una integración muy útil con Google Calendar: puede enviar enlaces directos a las reuniones, avisarte antes de que comiencen o enviar notificaciones si algo cambia, silenciarlas o silenciarlas.

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Automatizar demasiado es otro uso indebido común de la automatización.

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Puede que te encante, pero ¿los candidatos? No tanto. Algunos candidatos informaron que se sentían incómodos e infravalorados cuando «cantaban y bailaban para la IA».

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La IA aún no puede entender el humor, las sutiles señales verbales y no verbales, las diferencias culturales ni sentir empatía por los candidatos tímidos, introvertidos y reservados. Además, utilizar la IA en lugar de hablar con los candidatos es una falta de respeto, como si no quisieras dedicar ni media hora a un posible compañero de trabajo. Los candidatos no pueden expresarse, especialmente si su forma de pensar y resolver problemas es original.

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Teniendo en cuenta estas cuestiones, deberías pensarlo dos veces y probablemente renunciar a la automatización:

1. Evaluación detallada de los candidatos más allá del CV y las palabras clave: es posible que algunos de ellos se olviden de incluir un detalle clave que puede darte una contratación 100% adecuada.
2. Rondas finales de entrevistas de trabajo, porque alguien que parece adecuado puede ser un ajuste cultural totalmente incorrecto.
3. Procesos orientados a los empleados no debería estar completamente automatizado. La interacción humana es clave para entender los sentimientos sinceros y es una parte integral de la incorporación, la evaluación de los empleados y el compromiso de los empleados.

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