¿Son las evaluaciones de desempeño un mal necesario?

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¿O es necesario en absoluto?

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¿O... malvado?

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¡Nada de lo anterior, en realidad!

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Por supuesto, una mala evaluación del rendimiento puede provocar varios problemas. Los empleados denuncian con frecuencia prejuicios, injusticias y represalias en el lugar de trabajo, además de la inutilidad general de las evaluaciones de desempeño. Los gerentes que no ponen el esfuerzo y la reflexión detrás de sus evaluaciones de desempeño corren el riesgo de crear una atmósfera tóxica en el lugar de trabajo, de agotamiento de los empleados y de renunciar a gran escala.

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Afortunadamente, todos estos problemas se pueden evitar siguiendo un par de reglas simples, y vale la pena cumplirlas a lo grande. Una evaluación de desempeño bien hecha puede:

• Descubra y elimine los bloqueadores, haciendo que el personal trabaje de manera más eficiente.
• Impedir que surjan conflictos potenciales o subsanar los existentes.
• Alinee los objetivos de la empresa y las aspiraciones profesionales de los empleados, haciendo que se comprometan e inviertan.

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Hoy, te ayudaremos a lograr este éxito y te contaremos lo básico sobre las evaluaciones de desempeño: los consejos esenciales que debes seguir en cada momento, que garantizan que tus evaluaciones de desempeño sean útiles y apreciadas.

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#1 ¡Considera siempre el contexto!

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Recopilar información y reseñas es la parte más fácil: poner todo en la perspectiva correcta es el verdadero desafío.

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Disponer de amplios datos de rendimiento y productividad es imprescindible, pero no es suficiente para llegar a las conclusiones correctas. Responde a la pregunta»¿Qué se hizo?», pero vas a necesitar diferentes tipos de información para tener una visión completa.

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Indique las 5 W (adaptadas a 5 W's + How), las preguntas esenciales que debes hacerte para recopilar información completa sobre cualquier tema:

1. Qué
2. Quién
3. Cuándo
4. Dónde
5. Por qué‍

+ Cómo

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El concepto de 5 W se remonta a los tiempos de Aristóteles Ética nicomaquea, entonces conocidos como Elementos de Circunstancia (o Septem Circumstantiae).

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Añadir el «cómo» al concepto fundamental de Aristóteles amplía el nivel de detalle al que tendrás acceso. En pocas palabras, si preguntar «cómo» es suficiente para el periodismo de investigación y las investigaciones policiales, ¡seguro que también es genial para las reseñas de rendimiento! Este método de investigación ha resistido el paso del tiempo gracias a su exhaustividad.

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Las respuestas a estas preguntas son todo lo que necesita para poner toda la información en contexto. Hay una razón detrás de cada comportamiento, de cada tarea tardía, de cada éxito o de cada fracaso. Si no se descubren las causas, solo se pueden tratar las consecuencias. Pero al conocer las causas fundamentales, la prevención es mucho más fácil.

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Hay varias maneras de recopilar estas respuestas fácilmente:

• Chequeos periódicos del equipo — Mientras las tareas aún estén pendientes y se estén agotando, reúnase con los miembros de su equipo una vez a la semana para una sesión informativa. Durante no más de media hora, habla sobre lo que han estado haciendo durante los últimos días, comprueba su progreso y resuelve los problemas a medida que vayan apareciendo.
• Utilice software para rastrear el trabajo de los empleados — La supervisión del desempeño laboral funciona muy bien para mostrar la cadencia de trabajo de los empleados, qué aplicaciones y sitios web utilizan y qué se puede hacer para mejorar su productividad general.
• Haz mejores preguntas — Si estás usando Retroalimentación de 360 grados como parte de tu investigación, haz que tenga sentido. Pide ejemplos específicos, vincula tus preguntas a situaciones específicas y haz preguntas abiertas.

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#2 Disecciona el pasado, concéntrate en el futuro

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El pasado es un valioso material de aprendizaje. Para honrar tus experiencias y esfuerzos pasados y los de ellos, debes darles un buen uso.

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Actúa como el entrenador de tu equipo y adopta un enfoque individual para cada miembro del equipo. Una evaluación del desempeño es el momento ideal para mantener una conversación individual honesta y repasar sus experiencias laborales, tareas y resultados recientes. Analizar las respuestas que obtuviste al responder a las preguntas que mencionamos anteriormente creará una base estable para las acciones futuras.

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Su plan de acción debería tener este aspecto:

1. Resuma los hallazgos y exponga las conclusiones más importantes de la evaluación del desempeño.
2. Compare sus hallazgos con la evaluación de desempeño anterior y tome nota de cualquier cambio, progreso o exacerbación; analice las causas.
3. Establezca metas para el futuro teniendo en cuenta los resultados tangibles, no se limite a aumentar la carga de trabajo por el simple hecho de hacerlo.
4. Crea un nuevo plan de acción con tareas diarias, semanales y mensuales manejables que se alinean con los objetivos de la empresa.
5. Trabaja en el compromiso de los empleados y vaya más allá del análisis de la productividad: vincule los esfuerzos orientados a la empresa con la trayectoria profesional deseada e incluya tareas atractivas para su beneficio personal.

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#3 Aumente el número de evaluaciones de desempeño

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En el mejor de los casos, podrás distribuir suficientes recursos para las revisiones de rendimiento trimestrales. Son cuatro conversaciones anuales con tu empleado, lo que ni remotamente parece suficiente.

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No te preocupes; tener más evaluaciones de desempeño no tiene por qué sobrecargar tus recursos.

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Comentarios frecuentes en sesiones breves ayuda a que las revisiones de rendimiento a gran escala y perfectamente orquestadas funcionen mejor. Pasar 10 minutos en Slack es mejor que dejar que tu personal se quede sin trabajo, y contribuye a que los empleados que trabajan a distancia se comprometan: solo un «¿qué tal tu día?» puede animar a las personas a abrirse y reducir la distancia física entre vosotros.

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Además, estas rápidas actualizaciones sirven como elementos básicos para las revisiones periódicas del desempeño y hacen que las evaluaciones anuales y trimestrales sean infinitamente más fáciles.

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#4 Los anuncios publicitarios están bien: usa sin guión si es necesario

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Estas son algunas ideas para las preguntas de evaluación del desempeño:

• ¿Qué salió bien y qué salió mal? ¿Por qué?
• ¿Cómo creen que las cosas podrían haber ido mejor?
• ¿Qué les impidió alcanzar su máximo potencial y cómo evitarlo en el futuro?
• ¿Están de acuerdo con los planes futuros? ¿Hay algo que debas cambiar para adaptarlos mejor?
• Cuál es su trayectoria profesional
• Historias de éxito para destacar y compartir con otros

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Aun así, no importa cuánto te prepares, tendrás preguntas que no habías previsto, y deberías dejar algo de tiempo y espacio para ellas en tu agenda de evaluación del desempeño.

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Para empezar, emplea tus habilidades de escucha activa y pida más detalles, descripciones y aclaraciones; leer entre líneas revela que las cosas funcionan mejor que las declaraciones oficiales que podrían haber practicado de antemano.

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Pídeles su opinión, también. Dado que dedican sus horas más productivas a temas específicos, se debe confiar en su experiencia. Los gerentes deben conocer los entresijos por defecto, pero los comentarios que reciben del personal a menudo no se tienen en cuenta y contienen ideas y perspectivas que pueden salvar vidas.

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Por último, siéntete libre de incluir preguntas no relacionadas tienes un presentimiento al respecto. Cultiva tu intuición gerencial: al fin y al cabo, eso es lo que te hizo destacar entre los demás. Es posible que nunca sepas cuál es la causa de un problema: ¡puede que se trate de algo personal que no se sientan del todo cómodos compartiendo o de un impacto que haya tenido otro sector!

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#5 Sé justo usando un software de monitoreo de empleados, ¡pero correctamente!

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¿Qué es lo complicado del software de monitoreo del desempeño de los empleados? 

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Es tan bueno como lo son sus usuarios.

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Soluciones de monitoreo de la actividad de los usuarios son mal utilizados por los gerentes y dueños de negocios todo el tiempo. Estos gerentes revisan el programa que rastrea la actividad de la computadora durante todo el día, con la esperanza de atrapar a alguien «en el acto». Lo utilizan para infundir miedo, presionar a los empleados para que se tomen menos descansos y ven todo a través de la lente de los números: cuanto más alto, mejor.

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No seas esa persona.

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Ese tipo de comportamiento provoca el agotamiento de los empleados, altas tasas de rotación de empleados, una mala reputación de la empresa, una disminución de la productividad y, a veces, incluso demandas por acoso laboral.

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Qué debes hacer en lugar de es:

• Utilice el monitoreo de la actividad de la computadora como un medio para recopilar información objetivamente correcta e indiscutible siempre que la necesite.
• Microgestione menos. La mejor manera de hacer un seguimiento del desempeño de los empleados es comprobar el progreso y las actividades actuales por su cuenta, en lugar de interrumpirlos para preguntarles cómo van las cosas.
• Enseñe a los empleados a utilizar el sistema de supervisión de empleados en su beneficio. En caso de que haya afirmaciones contrarias sobre su trabajo, nadie podrá refutarlas: las estadísticas revelarán los hechos. Para los trabajadores remotos, la supervisión de los empleados es otra prueba de su trabajo que les permite trabajar según su propio horario, desde cualquier lugar.
• Use soluciones de monitoreo de empleados para reaccionar rápidamente en caso de que algo salga mal.

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