Tres consejos para perfeccionar el arte de la gestión de la carga de trabajo

La gestión eficaz de la carga de trabajo puede marcar una diferencia significativa en lo que respecta a la productividad empresarial.

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A medida que las organizaciones crecen hacia el nivel empresarial, la desconexión entre el liderazgo y la administración a menudo crece al mismo tiempo.

Cuanto más grande es la organización, más abordan sus ejecutivos las principales iniciativas desde una perspectiva estratégica a gran escala. El director y los gerentes a cargo de estas iniciativas tienen que interpretarlas en proyectos de pequeña escala asignados a equipos específicos.

Los líderes responsables de traducir las grandes iniciativas estratégicas en proyectos discretos y bien definidos confían en las habilidades de gestión de la carga de trabajo para garantizar el éxito de los proyectos. El objetivo no es solo garantizar que las entregas se terminen a tiempo, sino también garantizar que cada miembro del equipo asuma una parte justa del trabajo.

La administración de la carga de trabajo afecta a toda la organización

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Cuando se trata de gestionar la forma en que los equipos distribuidos complejos gestionan su papel en un entorno empresarial más grande, hay mucho en juego. A menudo existe una gran interdependencia entre los proyectos que constituyen un esfuerzo estratégico mayor. El incumplimiento de una fecha límite puede hacer que otros equipos no cumplan con la suya propia.

El incumplimiento de los plazos obviamente afecta a los resultados y a la productividad de su empresa. Pero ese no es el único riesgo asociado a una gestión deficiente de las cargas de trabajo. Los empleados con exceso de trabajo son propensos al agotamiento, y los empleados infrautilizados pueden perder el compromiso.

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Es fácil entender por qué es así. La gran desigualdad entre las cargas de trabajo de los empleados genera resentimiento. Los empleados con mejor desempeño pueden ser más difíciles de motivar si sienten que están soportando una carga desproporcionada causada por empleados con bajo rendimiento que evaden sus responsabilidades. A menudo, este problema pasa desapercibido hasta el último momento, cuando la gente empieza a marcharse.

Técnicas de administración de cargas de trabajo que utilizan software de rastreo de computadoras medir el compromiso de los empleados y analizar el desempeño ayuda a los líderes a abordar estos riesgos. El mejor software de gestión del desempeño de los empleados permite a los líderes monitorear la actividad informática de forma individual y usar esos datos para distribuir las cargas de trabajo.

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Cómo mejorar la gestión de la carga de trabajo a nivel empresarial

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Los líderes de las empresas que desean mejorar su capacidad de administrar y distribuir las cargas de trabajo deben implementar cambios tecnológicos y culturales para tener éxito. La implementación de la combinación correcta de soluciones de seguimiento remoto de los empleados y la formación y el desarrollo en todo el departamento es clave para una gestión eficaz de la carga de trabajo.

Algunas de las cosas específicas que los líderes empresariales pueden hacer para lograr esto incluyen:

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Obtenga visibilidad de las actividades y el desempeño de los empleados

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Para corregir un flujo de trabajo desequilibrado, primero debe poder identificar el problema. Sin un sistema de seguimiento de los empleados que proporcione visibilidad en tiempo real, tendrá que esperar a que los problemas de carga de trabajo interrumpan las operaciones diarias, momento en el que ya es demasiado tarde.

Muchos líderes ya monitorear la actividad de la computadora para rastrear y cumplir los objetivos de desempeño. La gestión eficaz de la carga de trabajo requiere herramientas que vayan más allá del software de hojas de horas para generar datos detallados sobre el desempeño de los empleados en tareas específicas. Este tipo de aplicación de supervisión de empleados es vital para la gestión de la carga de trabajo.

El software de seguimiento de su computadora debe proporcionar visibilidad sobre una serie de métricas útiles:

• Qué tareas deben completar los empleados individuales
• El tiempo estimado que tarda cada tarea en completarse
• La cantidad de tiempo dedicado a completar las tareas
• Las herramientas específicas que utilizan los empleados para completar las tareas

Hay muchas herramientas de administración de proyectos diferentes que pueden administrar y asignar tareas a los empleados, pero son relativamente pocas las que incluyen la capacidad de monitorear la actividad de la computadora al mismo tiempo. La supervisión de los datos es lo que permite asignar tareas de manera que se distribuyan equitativamente los flujos de trabajo complejos entre los equipos distribuidos.

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Aborde rápidamente las señales de advertencia del desequilibrio de la carga de trabajo

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Incluso con el mejor software de seguimiento informático disponible, puede resultar difícil responder a las señales de desequilibrio de la carga de trabajo. Y, incluso cuando se identifican, puede resultar difícil repartir las responsabilidades entre los miembros del equipo de una manera discreta y productiva. Como resultado, muchos líderes dudan en actuar con rapidez.

Por lo general, la vacilación solo lleva a que los desequilibrios se vuelvan más arraigados y más difíciles de rectificar. A menudo, los líderes tendrán que actuar con decisión para garantizar que sus proyectos cumplan con plazos estrictos. Los líderes que saben cómo mover a los empleados de un proyecto a otro con tacto tienen un activo poderoso a su disposición.

Una de las mejores maneras de hacerlo es enmarcar la redistribución de la carga de trabajo en términos de la experiencia de los empleados. Si un empleado tiene un rendimiento inferior en una determinada tarea, es muy probable que no disfrute de la tarea en sí. Darles la oportunidad de cambiar a tareas en las que puedan desempeñarse mejor es una medida que genera beneficios positivos.

Al mismo tiempo, el uso de los datos de rendimiento para asignar empleados a los proyectos predice una mejor retención dentro de los propios proyectos. Si identificas a un empleado con habilidades extraordinarias mediante una aplicación en particular, asignarlo a proyectos que hagan uso de esas habilidades ayudará a establecer una carga de trabajo más equilibrada para todos.

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Prepárese para los desafíos de antemano

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Una vez que comience a recopilar datos sobre el desempeño de los empleados y a analizarlos con regularidad, obtendrá un tesoro de información valiosa para las necesidades futuras de administración de la carga de trabajo. Por ejemplo, puedes identificar los picos estacionales de determinadas cargas de trabajo, como el ajetreado período de compras navideñas para minoristas, fabricantes y empresas de logística.

Pero no solo hay que prestar atención a las vacaciones. Muchas empresas tienen estos períodos de intensa actividad, en los que ciertas habilidades tienen una gran demanda durante todo el año. Estos pueden estar relacionados con los plazos de cumplimiento, las campañas anuales o los acuerdos con proveedores externos.

Su software de visibilidad para la gestión del flujo de trabajo puede ayudarlo a identificar los períodos de tiempo en los que necesita una mayor afluencia de habilidades específicas. A partir de ahí, es sencillo predecir el próximo período de tiempo en el que podrías necesitar esa afluencia de habilidades. Una vez que descubras la tendencia, puedes contratar nuevos talentos de forma proactiva o contratar a un proveedor de servicios externo para que la supere.

Esta capacidad de gestión de la carga de trabajo permite a los líderes de la empresa predecir los desafíos a los que se enfrentarán sus proyectos con mucha antelación. Planificar con antelación le permitirá acceder a los recursos que puede utilizar para hacer frente a los desafíos antes de que surjan, lo que puede ser una ventaja competitiva significativa.

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Construya una cultura basada en el desempeño

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Los empleados no siempre piden ayuda cuando aparecen los primeros signos de desequilibrio en la carga de trabajo. Es posible que ni siquiera se den cuenta de que están cada vez más agotados hasta que sea demasiado tarde. El uso de la tecnología de monitoreo de los empleados para ayudarlos a identificar de manera temprana los signos del agotamiento es una herramienta poderosa que puede usar para crear una fuerza laboral empresarial sólida.

Los primeros pasos para establecer esta cultura incluyen establecer expectativas claras y comunicar el propósito de las herramientas de monitoreo de los empleados a los miembros del equipo. Hazles saber que estás de su lado y que tener más visibilidad sobre el rendimiento ayuda a todos a disfrutar de una carga de trabajo más equilibrada.