6 trucos de productividad que todas las empresas deben usar

Los equipos empresariales suelen enfrentarse a mayores desafíos de productividad que las empresas más pequeñas. ¿La buena noticia? ¡Esto se puede gestionar!

A medida que una organización crece, es normal experimentar problemas de crecimiento. Sin embargo, los problemas de productividad a los que se enfrentan los equipos empresariales más grandes pueden tener un impacto enorme. Esto se debe a que las empresas más grandes tienen más trabajo por hacer y más personas colaboran para realizar el trabajo.

Cuando varias personas se quedan atrás, toda la organización puede sufrir. Además, las deficiencias de productividad pueden agravarse y convertirse en sistémicas en las grandes empresas.

¿La buena noticia? Los problemas comunes de productividad a los que se enfrentan las empresas se pueden solucionar con la orientación adecuada. Para ayudarte con los tuyos, analicemos los seis trucos de productividad que todas las empresas deben utilizar.

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6 trucos de productividad para optimizar las operaciones de su equipo empresarial

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Cuando uno de nosotros se queda atrás, todos nos quedamos atrás.

Para los equipos más pequeños, la recuperación puede ser bastante sencilla. Sin embargo, unos pocos minutos de pérdida de productividad para varios empleados de una empresa más grande pueden significar cientos de minutos de tiempo perdido para todo el equipo. En pocas palabras, la pérdida de productividad en los equipos más grandes se agrava y tiene un efecto mucho más dramático.

Si esto es algo con lo que estás muy familiarizado en tu organización, aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a aumentar la productividad de tu equipo.

1. Establezca y haga cumplir criterios estrictos para la celebración de reuniones

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Las reuniones son necesarias si quieres informar a tu equipo sobre los nuevos desarrollos y responder a cualquier pregunta. Sin embargo, muchos equipos suelen organizar reuniones que solo suponen una pérdida de tiempo en lugar de añadir valor.

El costo de las reuniones innecesarias puede ser extremo. Especialmente en las grandes organizaciones.

Por ejemplo, tomemos a un empleado que dedica un promedio de 15 horas a la semana a reuniones. Si le pagan 50 dólares por hora, eso equivale a 750 dólares en pérdida de productividad cada semana. Multiplique esto en un equipo de miles de personas y el coste de la pérdida de productividad puede ascender a millones.

Como una fuerza laboral más grande, es importante establecer criterios estrictos para la celebración de reuniones. Antes de planificar una reunión, pregúntese:

• ¿Podría comunicarse esto de manera efectiva en un correo electrónico o mensaje privado?
• ¿El tema es tan complejo que se requiere una comunicación cara a cara con mi equipo?
• ¿Tengo que enseñarle a mi equipo algo nuevo que requiera una reunión?
• ¿Es este un tema que requiere una discusión significativa de ida y vuelta?

En pocas palabras, si puedes comunicar fácilmente nueva información a tu equipo en un mensaje y no hay temas complejos involucrados, puedes saltarte la reunión y mantener la productividad de tu equipo.

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2. Comience la mañana con una sesión de sincronización de equipo

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Es importante que todos estén en sintonía cuando se trabaja con un equipo empresarial grande. Cualquier confusión que exista en tu equipo solo hará perder tiempo y retrasará los proyectos.

Para asegurarte de que tu equipo esté sincronizado, comienza cada mañana con una sesión de sincronización rápida. Aquí podrás hablar con tu equipo sobre los objetivos diarios, responder a cualquier pregunta o duda con antelación y elaborar un breve plan para el día siguiente.

Cuando todos están a bordo y listos para abordar su trabajo, ¡el día es mucho más tranquilo! Especialmente cuando se refuerza con el mejor software de productividad para tu equipo.

Sin embargo, tenga cuidado de no dejar que estas sesiones de sincronización duren más de 10 a 15 minutos y se conviertan en reuniones completas. Deben ser rápidas, nítidas y centrarse en las prioridades más importantes.

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3. Planifique sus semanas, meses y trimestres con anticipación

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La clave de cualquier buen negocio es la planificación. Si no establece sus objetivos antes de tomar medidas, corre el riesgo de trabajar sin tener en cuenta ningún resultado final específico. Esto puede provocar una pérdida importante de productividad.

Establezca objetivos y KPI semanales, mensuales y trimestrales para su equipo con anticipación para que sepan exactamente lo que deben esforzarse por lograr. Luego, usa los datos sobre el desempeño de tu equipo de tu aplicación de seguimiento de la productividad para hacer un seguimiento del progreso y realizar los ajustes necesarios para aumentar tu productividad.

Si bien tus objetivos pueden cambiar a medida que avanzas, tener objetivos por los que trabajar garantiza que estás progresando, incluso si necesitas ser flexible en el futuro.

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4. Brinde a los empleados la oportunidad de trabajar en un entorno libre de distracciones

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El trabajo en la oficina no siempre equivale a un trabajo productivo. Es posible que algunos empleados consideren que el lugar de trabajo es demasiado ruidoso o les distrae, especialmente cuando se trata de realizar un trabajo intenso. Afortunadamente, la solución para esto es fácil.

Ofrezca a sus empleados la posibilidad de trabajar de forma privada en casa u ofrezca espacios tranquilos y dedicados en su oficina cuando sientan que necesitan dedicarse a un trabajo profundo.

Un entorno hogareño puede ser mucho más propicio para la productividad, ya que hay un mínimo de distracciones y la capacidad de concentrarse durante el tiempo que sea necesario. Del mismo modo, las áreas de trabajo exclusivas y silenciosas en la oficina pueden ser un refugio acogedor para el trabajo productivo.

Acomodar a los empleados de esta manera no significa que su desempeño vaya a pasar desapercibido. Puedes seguir controlando a tus empleados y supervisar su progreso mediante una aplicación específica de seguimiento de la productividad. En otras palabras, puede cuantificar que realmente se está logrando un trabajo más productivo tal como se diseñó.

Esta flexibilidad es la razón por la que el modelo de fuerza laboral híbrida es tan eficaz y popular tanto entre los empleados como entre los líderes de la empresa. Por diseño, la fuerza laboral híbrida brinda a los empleados un espacio privado y la tranquilidad que necesitan para llevar a cabo sus proyectos. Pueden trabajar dentro y fuera de la oficina según un cronograma acordado y sus necesidades de carga de trabajo.

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5. Establezca plazos ambiciosos pero alcanzables

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Los plazos demasiado flexibles pueden llevar a los empleados a posponer ciertos artículos hasta que se les acerque la fecha límite. Para evitarlo, puedes recurrir a la Ley de Parkinson, que establece que «la cantidad de trabajo se amplía hasta cubrir el tiempo disponible para completarlo».

Para ayudar a impulsar una mayor productividad entre tus compañeros de equipo, establece plazos ambiciosos pero alcanzables. Reducir el tiempo dedicado a las tareas obliga a los empleados a concentrarse más y a esforzarse más para completar la tarea antes de la fecha límite. Verá cómo esto mejora su rendimiento cuando aproveche las mejor software de productividad disponible.

Con eso en mente, estos plazos aún deben ser alcanzables. Establecer plazos inalcanzables puede ser tan perjudicial para la productividad como establecer plazos demasiado generosos.

¿Por qué? Cuando estableces expectativas poco realistas, puedes creer que hay un problema con la productividad de tu equipo cuando empiezas a supervisar la productividad. En realidad, esto es solo el resultado de objetivos que tu equipo no puede alcanzar.

Asegúrate de impulsar a tu equipo a ser más productivo sin pedirles que se desempeñen de una manera que no sea posible. Puedes hacer un seguimiento de su desempeño con un aplicación de seguimiento de productividad ¡para establecer una base para el éxito, comparar el rendimiento y establecer expectativas realistas!

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6. Encuentre herramientas de productividad que puedan ayudarlo a administrar su fuerza laboral híbrida

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Realizar un seguimiento de la productividad de tu equipo dentro y fuera de la oficina es la única manera de ver cuál es su posición y cómo puedes realizar mejoras. Sin embargo, sin algún tipo de software de productividad, esta tarea carecerá de precisión real.

¿La buena noticia? Hay muchas buenas aplicaciones y programas de productividad entre los que elegir. En la mayoría de los paquetes de software de productividad, obtendrás soporte, como el seguimiento de proyectos y tiempos, la posibilidad de establecer puntos de referencia de productividad del software y análisis para ayudarte a obtener más información sobre el desempeño de tu equipo.

Estos son solo algunos ejemplos de software de productividad que vale la pena mencionar. Una vez que tengas tus herramientas listas, ¡solo es cuestión de tomar esos datos y trabajar para mejorar constantemente la productividad de tu equipo!

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La productividad no tiene por qué ser más difícil a escala

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Los equipos más grandes suelen ser mucho más difíciles de gestionar, y los problemas de gestión de proyectos y equipos pueden provocar caídas de productividad que repercuten en gran medida en el rendimiento de la organización. Afortunadamente, los equipos grandes pueden resolver estos problemas si cuentan con los sistemas adecuados.

¿Mantener la productividad de su equipo empresarial es una prioridad para usted? Si es así, los consejos que se ofrecen anteriormente le proporcionarán más información sobre los problemas de productividad más comunes y cómo puede resolverlos con éxito.

¡Considera respaldar las ideas anteriores con el mejor software de productividad para sacar aún más provecho de tus esfuerzos!