8 formas infalibles de optimizar su negocio remoto

Conclusiones clave:

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• Establecer objetivos estratégicos para las personas y los equipos es una excelente manera de crear un entorno de trabajo cohesivo en el que todos avancen en la misma dirección.
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• Proporcione a sus equipos remotos las herramientas digitales, como software de monitoreo de escritorio remoto, tienen que hacer su trabajo de manera eficiente.
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• Optimice su proceso de incorporación con documentación y procesos claramente definidos.

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Tiempo de lectura: 6 minutos

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Muchos de nosotros ya nos hemos acostumbrado al concepto de trabajar desde casa; ya no es una tendencia pasajera. Muchos de nosotros hemos conseguido adaptar nuestra forma de trabajar y ahora iniciamos sesión de forma remota con éxito todos los días de trabajo.

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A pesar de que muchas personas están deseando volver a la oficina, algunas empresas buscan hacer del trabajo remoto una solución a largo plazo.

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Si su empresa es una de ellas, es probable que se pregunte cómo hacer que las cosas funcionen sin problemas con todos sus empleados repartidos por su ciudad, país o, posiblemente, por el mundo. ¿Es posible mantener los estándares más altos que tenía en su empresa?

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Si sabes cómo supervisar a los empleados que trabajan desde casa, diríamos que es absolutamente así.

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Estas son ocho formas en las que puede optimizar su negocio remoto y hacer que todo funcione sin problemas y, al mismo tiempo, mantener estándares más altos con software de monitor de computadora.

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1. Establezca metas regulares

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Una de las mejores maneras de que su jornada laboral se desarrolle sin problemas es planificarla con antelación. Planificar con antelación es crucial, ya que nunca se sabe lo que va a suceder y lo que puede hacer que te desvíe del camino.

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Para evitar esto o al menos minimizar el daño, debe establecer un cronograma y objetivos diarios específicos.

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Puede establecer objetivos de acuerdo con:

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• Individuos
• Equipos
• Iniciativas de la empresa

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En lo que respecta al horario, asegúrate de que todos tus empleados sean conscientes de la importancia de establecerlo, pero deja que lo hagan por su cuenta, ya que no es posible saber qué es lo que funciona para todos.

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Si estás ampliando tu negocio y estás estableciendo objetivos para un equipo específico o para toda la empresa, deberías tener una reunión cada mañana en la que discutas y escribas los objetivos. Cuando estableces objetivos a mayor escala, no es fácil estimar cuánto tiempo tardarán tus empleados en completar sus tareas.

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Para estimar con éxito el tiempo de todos, es necesario aprender cómo supervisar a los empleados que trabajan desde casa. La mejor manera de hacerlo es utilizar un software de monitoreo de empleados como Perspicaz. Con Insightful, puede realizar un seguimiento sin esfuerzo de sus empleados y del trabajo que realizan. Solo si sabe cómo supervisar a los empleados que trabajan de forma remota podrá planificar con éxito los objetivos diarios de todos.

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Consejo profesional: Una de las maneras más fáciles de establecer objetivos diarios es reservar unos minutos al principio de cada día de trabajo, escribir todas las tareas y el tiempo que tardarás en hacerlas. Esto te ayudará a reducir las brechas del día y a hacer un seguimiento fácil de tus objetivos diarios.
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2. Aproveche los recursos digitales para lograr la eficiencia

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Hoy en día, cuando casi todas las empresas intentan trasladar sus operaciones del mundo real al digital, es crucial proporcionar a sus empleados tantos recursos como sea posible.

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Asegúrate de que tengan acceso a todas las herramientas que necesitan, ya sea Slack para la comunicación, Trello para la productividad o Insightful para la responsabilidad personal y la gestión del tiempo.

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Proporcionar recursos a sus empleados ayudará a facilitarles el trabajo remoto. Al mismo tiempo, debes dejar de imponer a tus empleados procesos incómodos, ya que eso solo los ralentizará y dificultará que se adapten al trabajo remoto permanente.

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Al eliminar los procedimientos complicados, verá rápidamente cómo sus flujos de trabajo se simplificarán más. Por eso es importante revisar y perfeccionar tus procesos con regularidad para asegurarte de que estás trabajando de la manera más óptima posible.

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3. Adopte la automatización para lograr la escalabilidad

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Una de las mejores maneras de optimizar su negocio remoto es automatizar el trabajo de su equipo en la medida de lo posible. Esto estructurará tu trabajo y te ahorrará el tiempo que normalmente dedicarías a reuniones y idas y venidas.

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La mejor manera de automatizar partes de su negocio es hacerlo gradualmente, en lugar de hacerlo todo de una vez. Para automatizar, primero debes elegir qué aspectos de tu negocio son adecuados para la automatización y, luego, pensar en cómo puedes implementar la automatización en tus procesos.

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Las aplicaciones de automatización más populares son Zapier e IFTTT. Zapier funciona con API abiertas y prediseñadas que conectan muchos de los programas más populares. IFTTT es una herramienta de automatización sencilla que funciona según el concepto de «si esto, entonces aquello». Examine ambas aplicaciones y compruebe cuál funciona para su caso exacto.

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4. Demuestre flexibilidad

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Una de las razones por las que a tanta gente le encanta trabajar de forma remota es la flexibilidad que normalmente permite. Si está haciendo la transición de su empresa a una forma de trabajo remota, considere la posibilidad de introducir un horario de trabajo flexible. Un horario de trabajo flexible ayudará a tus empleados a trabajar mejor, ya que podrán adaptar sus horarios de trabajo a sus vidas y no al revés.

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Con un horario flexible, debes concentrarte más en el desempeño de tus empleados y en los resultados que obtienen, en lugar del tiempo que dedican a trabajar. Si sus empleados pueden terminar todas sus tareas en seis horas en lugar de ocho, ¿por qué los obligaría a quedarse dos horas más? No hay necesidad de hacer eso.

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5. Unifique las herramientas de comunicación

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No cabe duda de que, si bien el trabajo remoto ha sido en gran medida un positivo neto para muchas empresas y empleados, ha creado nuevos desafíos que superar.

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Uno de esos desafíos es cómo mantenerse en contacto con los miembros del equipo cuando se encuentra en diferentes zonas horarias y en diferentes partes del mundo.

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A medida que las fuerzas de trabajo remotas se fragmentan cada vez más, es fácil perder la comunicación y, como resultado, provocar complicaciones en la empresa.

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Una de las mejores soluciones para ello es incorporar las herramientas de comunicación unificada a la ecuación. Al centralizar la comunicación del equipo mediante plataformas como Slack, Microsoft Teams o Discord, puedes promover eficazmente la conversación en tiempo real entre los miembros del equipo.

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Esto puede ayudar a mantener una comunicación rápida y fluida.

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Para las reuniones diarias, el uso de herramientas como Zoom o Microsoft Teams puede tener un gran impacto. Pueden reemplazar eficazmente las reuniones presenciales y ayudar a todos los miembros del equipo a mantenerse en contacto y concentrados en sus tareas.

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6. Establecer políticas y procedimientos

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Si quieres que todos los miembros de tu negocio remoto canten desde la misma hoja de himnos, es esencial que establezcas políticas y procedimientos claros.

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Eso significa elaborar SOP (procedimientos operativos estándar) detallados para todas las tareas importantes. La buena noticia es que, incluso en un entorno de trabajo remoto, puede almacenar y compartir fácilmente estos SOP con sus equipos.

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¿Cómo?

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Con una aplicación de almacenamiento y administración de archivos, como Notion, Dropbox o Confluence. También puedes crear una base de conocimientos a la que los miembros del equipo puedan acceder proyecto por proyecto.

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Luego, puede ofrecer una capacitación regular que guíe a los nuevos empleados o miembros del equipo a través de estos POE y abra la puerta a la retroalimentación y el debate.

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También es importante establecer expectativas claras para que nadie tenga dudas sobre cuáles son sus responsabilidades y objetivos. Establezca las bases para los plazos, los entregables y las expectativas generales para asegurarse de que todos los miembros del equipo estén en sintonía.

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7. Optimice la incorporación de trabajadores independientes

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Si tienes un negocio remoto, es muy probable que hayas aprovechado el mercado de talentos independientes una o dos veces antes.

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¿Y por qué no lo harías?

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Con acceso a una cantidad ilimitada de talento especializado de todo el mundo, tiene sentido reforzar su fuerza laboral, ya sea a corto o largo plazo, con los trabajadores independientes adecuados.

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Sin embargo, si decides seguir esta ruta, necesitas un proceso de incorporación simplificado.

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Esto es lo que podría parecer:

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• Proporcionar acceso a documentación importante, como procedimientos operativos estándar y archivos de proyectos
• Educar a los autónomos sobre los valores de tu trabajo y la voz de tu marca
• Utilizar recursos multimedia, como vídeos y guías interactivas, para que se pongan al día con la forma en que trabajan sus equipos

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En última instancia, su proceso de incorporación dependerá de su negocio específico y de su forma de trabajar. Sin embargo, en el caso de los autónomos, debes asumir que tendrán poca o ninguna experiencia previa en tu empresa (a menos que seas una gran empresa), lo que significa que debes hacer todo lo posible para ponerlos al día lo antes posible.

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Utilice una variedad de recursos para acelerar el proceso de aprendizaje y adaptarse a varios estilos de aprendizaje. Algunos preferirán leer las guías en PDF, mientras que otros responderán mejor a los vídeos tutoriales instructivos.

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8. Implemente software colaborativo

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Abrir líneas de comunicación en su empresa remota es una cosa, pero no cometa el error de pensar que esto garantizará automáticamente una colaboración eficaz.

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Si quieres que los miembros de tu equipo remoto se integren y trabajen bien juntos (teniendo en cuenta que algunos de ellos también pueden ser autónomos), es importante establecer los sistemas y procesos correctos.

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Dado que los empleados casi siempre caen a los niveles de los sistemas que usted instala, tiene sentido configurar sus sistemas para que la colaboración sea un éxito.

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¿La forma más rápida de hacerlo?

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Elija el software colaborativo adecuado.

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Estos son algunos ejemplos de los diferentes tipos de herramientas de colaboración que los equipos utilizan para trabajar juntos de forma eficaz:

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• Miró - permite a los miembros del equipo intercambiar ideas juntos en un entorno virtual
• Figma - hace posible la colaboración virtual en el diseño para los equipos creativos
• Trello - proporciona funciones de gestión de proyectos para flujos de trabajo de equipo eficientes
• Noción - le permite crear espacios de trabajo personalizados que alojan información relevante del proyecto
• GitHub - ofrece soluciones de gestión de código para la edición y los cambios en tiempo real

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La herramienta adecuada depende del tipo de trabajo que realicen sus equipos, por lo que si administra varios departamentos, tiene sentido invertir en diferentes soluciones de software para cada uno.

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También tendrás que considerar cómo educar a los miembros del equipo sobre las soluciones colaborativas que elijas. Ya que será importante a la hora de incorporar a nuevos miembros y educar a aquellos que no hayan utilizado el software antes.

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La configuración remota se ha realizado correctamente

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No importa si el trabajo remoto es solo temporal para su empresa, o si está considerando seriamente convertir el trabajo remoto en una opción permanente, debe ser flexible y hacer ajustes en su forma de trabajar si quiere tener éxito.

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La optimización de sus operaciones y flujos de trabajo es crucial si desea que su negocio prospere en un entorno remoto.

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Actualizado el 27 de diciembre de 2023