Optimice sus procesos con la gestión de procesos empresariales

La investigación de varias fuentes, incluido el Instituto de Neurociencia de la Universidad de Princeton, ha concluido que la desorganización, en este caso un escritorio desordenado, agota nuestros recursos cognitivos, reduce nuestra capacidad de concentración, desencadena los mecanismos de defensa y evitación, conduce a un aumento de la procrastinación y disminuye en general productividad.

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Cuando se organiza, el cerebro humano se concentra más y es más capaz de procesar la información, lo que se traduce en un aumento de la productividad. No sería exagerado suponer que la desorganización en el lugar de trabajo, especialmente cuando se trata de llevar a cabo tareas y procesos rutinarios, tendría el mismo efecto en toda la fuerza laboral.

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Los efectos negativos de la desorganización en nuestra psique dan como resultado comportamientos y actitudes que pueden perpetuar el caos. Si las empresas no emplean mecanismos que apoyen la rutina y la cohesión, sus procesos empresariales están abocados a la disrupción y seguirán deteriorándose si no se controlan.

El alto costo de la desorganización

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Eche un vistazo a algunas de las formas en que la falta de organización puede afectar a su empresa:

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• Productividad sofocada: Sin un sentido claro de orientación y sin una comprensión de las tareas que emprenden, la productividad de los empleados se verá afectada.
• Falta de moral y compromiso: Sin un propósito y una comunicación claros, su fuerza laboral comenzará a perder rápidamente la moral, lo que a su vez pondrá en peligro aún más la productividad de los empleados y disminuirá el compromiso.
• Costos más altos: La disminución del compromiso y la productividad debido a la desorganización disminuirá la eficiencia general de la empresa. Los procedimientos ineficientes eventualmente conducen a costos más altos.
• Marca del empleador dañada: Los posibles candidatos descubrirán una reputación por falta de organización en su lugar de trabajo, quienes pueden dejar pasar oportunidades en su empresa en favor de una con una marca de empleados más acreditada. Además, las empresas desorganizadas pueden tener más dificultades para retener el talento y el bienestar de los empleados se verá afectado.
• Relaciones con los clientes en peligro: La falta de organización dentro de la empresa dañará la reputación de la empresa y repercutirá en el producto y/o servicio que recibe el cliente.

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La desorganización puede acumularse y tener un impacto desastroso tanto en la eficiencia operativa como en la productividad, lo que a su vez afecta negativamente a su servicio o producto y a la satisfacción del cliente. No solo eso, sino que los costos pueden ser sustanciales. Según una encuesta realizada a 18 000 líderes empresariales, se descubrió que la desorganización en toda la empresa cuesta al 57% de los encuestados 6 horas de trabajo a la semana, lo que equivale a más de una quinta parte de su salario.

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Si está decidido a mejorar el rendimiento de su empresa y se compromete a racionalizar sus procesos para obtener mejores resultados, la gestión de los procesos empresariales es esencial.

¿Qué es la gestión de procesos empresariales?

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La gestión de procesos empresariales (BPM) es una forma de mejorar y estandarizar los procesos de una organización mediante la utilización de métodos para descubra, modele, analice, mida, mejore, optimice y automatice los procesos empresariales.

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Al modelar los procesos empresariales según las mejores prácticas y medirlos y mejorarlos continuamente, las empresas definen rutinas que garantizan que sus empleados puedan llevar a cabo sus tareas de manera eficiente y de la manera más conocida.

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Los procesos empresariales son todas las tareas y actividades que se llevan a cabo en toda la organización para ayudar a alcanzar los objetivos empresariales; son activos estratégicos. La capacitación, las pruebas de servicios y productos, el mantenimiento de las relaciones, la recopilación de comentarios de los clientes son todas estas acciones parte de un proceso empresarial más amplio dividido en procesos más pequeños. Algo tan mundano como enviar un correo electrónico rutinario forma parte de su proceso empresarial.

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El BPM garantiza que todos estos procesos se lleven a cabo de manera estandarizada al determinar cómo se diseñan, implementan, ejecutan, prueban, analizan y actualizan. En resumen, el BPM describe cuáles deben ser los procesos de su negocio, cómo y cuándo deben realizarse y quién debe hacerlo. Además, una parte fundamental del BPM es garantizar que todos los procesos estén logrando lo que deberían; de lo contrario, volvemos a la mesa de diseño.

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El BPM es un manual vivo sobre cómo funciona su empresa.

Cómo el BPM beneficia a su empresa

Al organizar y agilizar los procesos, sus equipos pueden realizar las tareas de manera más eficiente, superar los desafíos y adaptarse mejor a los cambios. Tener un buen BPM es particularmente útil en situaciones estresantes, como cuando un empleado deja la empresa, se interrumpe la comunicación o un gerente está ausente o es ineficaz. Y lo que es más importante, cualquier persona puede llevar a cabo un proceso claramente definido si se presenta la situación.

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El BPM ayuda a eliminar las brechas en los procesos y ofrece los siguientes beneficios:

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• Soporta la transformación digital: Las herramientas de BPM facilitan la transformación digital con mayores capacidades de inteligencia empresarial y automatización que pueden reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas y rutinarias.
• Mejora la agilidad empresarial: La capacidad de cambiar y adaptar los procesos empresariales de forma continua permite a las empresas responder mejor y comprender el impacto de los cambios en sus procesos.
• Fortalece las relaciones: Los procedimientos bien definidos son una forma de mejorar la comunicación entre los equipos y los líderes. Cuando los procesos empresariales son más eficientes, el resultado se hace visible en el producto o servicio final, y la satisfacción del cliente también aumenta.
• Mejora el bienestar de los empleados: La organización ayuda a reducir el estrés de los empleados y aumenta la satisfacción y la moral de los empleados, lo que les permite trabajar de manera más saludable y productiva.
• Simplifica las operaciones: El BPM estandariza y define claramente los procedimientos para simplificar. El software de BPM también contiene herramientas de automatización que pueden ayudar a reducir los procesos excesivamente complicados y eliminar por completo la necesidad de completar tareas rutinarias y repetitivas.
• Aumenta la eficiencia: El BPM da como resultado una mejora E2E en los procesos al optimizar las tareas repetitivas y eliminar las innecesarias. Además, el aumento de la visibilidad permite a los propietarios de los procesos modificarlos rápidamente cuando sea necesario y realizar un seguimiento de los resultados de los cambios.
• Mejora la seguridad: Los procedimientos paso a paso y los protocolos de seguridad claramente definidos reducen el riesgo de errores humanos, y las herramientas de BPM automatizadas ayudan a su empresa a cumplir con las leyes y reglamentos.
  
  

Además, puede esperar una reducción de los costos, una mayor visibilidad y procesos más oportunos. Eso no es todo: según Upwork, el 22% de la fuerza laboral estadounidense trabajará de forma remota en 2025, y la tendencia no se limita a los EE. UU. La transición a sistemas remotos y obra híbrida Los entornos proporcionan aún más motivación a las empresas para garantizar que cuentan con un BPM sólido.

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Para una empresa que monitorea a los empleados de forma remota, la capacidad de mantener la organización y garantizar que los procesos estén claramente definidos y ejecutados es absolutamente fundamental. Cuando herramientas como el software de seguimiento de las tareas de los empleados se combinan con el BPM y las herramientas asociadas, las empresas pueden aumentar considerablemente su capacidad para mantener el flujo de los procesos sin problemas.

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Los beneficios del BPM son demasiado importantes como para ignorarlos. ¿Los procesos de su empresa son tan eficaces como podrían ser? Siga leyendo para descubrir cómo implementar el BPM en su empresa y empezar a aprovechar los beneficios de unos procesos empresariales más optimizados.

Cómo implementar el BPM en su negocio

1. Procesos de diseño: El objetivo de la etapa de diseño es obtener una comprensión del procedimiento comercial actual mediante revisiones y entrevistas con las partes interesadas. Identifique los procesos actuales y los cambios propuestos, y analice los resultados deseados con la gerencia para garantizar que estén alineados con los objetivos comerciales.
   
   
2. Procesos modelo: El objetivo de la etapa de modelado es identificar, definir y hacer una representación de nuevos procesos que respaldan los procedimientos comerciales actuales. Utilice un análisis hipotético para modelar el cambio propuesto en múltiples variables
   
   
3. Procesos de ejecución: El objetivo de la etapa de ejecución es pilotar nuevos procesos empresariales en un grupo de prueba pequeño seguido de un grupo más grande.
   
   
4. Supervise los procesos: El objetivo de la etapa de monitoreo es haga un seguimiento de las métricas comparándolas con los KPI establecidos uso de informes y paneles. En esta etapa, es importante hacer un seguimiento de todo el proceso, así como de los componentes individuales del proceso.
   
   
5. Optimice los procesos: El objetivo de la etapa de optimización es agilizar y mejorar la eficiencia del proceso y la alineación con la estrategia mediante un rediseño constante. La elaboración de informes eficaces es importante para impulsar esta etapa.

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Para aprovechar estos beneficios, es importante invertir continuamente en sus recursos: personas y tecnología. La capacitación regular y las líneas de comunicación abiertas son esenciales para fomentar a su fuerza laboral y mantenerse al día con las mejores prácticas.

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El BPM está habilitado y respaldado por el uso de la tecnología. Esto garantiza la viabilidad del enfoque gerencial cuando se encuentra bajo restricciones y la capacidad de la organización para adaptarse al cambio. Para respaldar esto, el BPM se basa tanto en los esfuerzos humanos como en las herramientas de automatización y análisis.

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Apoye el BPM con tecnología

Hay software y herramientas disponibles para el monitoreo y las métricas, lo cual es esencial para la etapa de ejecución del proceso de BPM. Además, existen muchas opciones integrales de software de BPM que pueden ayudarlo a usted y a su empresa a facilitar una mejor organización de sus procesos.

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También hay una variedad de herramientas complementarias que pueden respaldar diferentes aspectos de la implementación de BPM, como los sistemas de administración de datos, software para monitorear la computadora la actividad de los empleados remotos, el software de seguimiento y programación del tiempo, las herramientas de inteligencia empresarial y software de monitoreo de productividad. Las herramientas de monitoreo de empleados también son populares para BPM. El software de monitoreo de empleados está disponible para Windows, Linux o como software de monitoreo de empleados para Mac Tools.