Para una empresa con procesos operativos que necesitan urgentemente una reforma, la tarea de encontrar una solución puede resultar abrumadora, especialmente en una organización grande con muchos departamentos, ubicaciones y operaciones.

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Lo que algunas empresas no se dan cuenta es que la mayoría de los problemas operativos se superponen y pueden combinarse bajo un enfoque unificado y holístico: mediante la implementación de un sistema de gestión de operaciones (OMS).

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El objetivo de la gestión de operaciones es maximizar la producción de una organización y ofrecer resultados garantizando que los procesos operativos se diseñen y lleven a cabo de manera que se aprovechen al máximo los recursos de la empresa.

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Los procesos operativos se centran en la forma en que su empresa entregará su producto o servicio y estos procesos afectan directamente a sus clientes. No gestionar los procesos operativos de forma adecuada puede tener consecuencias desastrosas para su empresa.

¿Qué es la gestión de operaciones?

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La gestión de operaciones (OM) se define como el diseño, la operación y la mejora de los sistemas que crean y entregan los principales productos y servicios de una empresa.

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Un sistema de gestión de operaciones (OMS) es el marco utilizado para mejorar las operaciones diarias mediante la mejora de los procesos operativos. Por ejemplo, una función fundamental de la gestión de operaciones es gestionar el inventario en toda la cadena de suministro. Para gestionar los procesos operativos, es importante entender qué procesos son esenciales, cómo interactúan con otros procesos de la cadena y eliminar los procesos redundantes o innecesarios.

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Definir los procesos operativos significa encontrar las formas más eficientes de administrar las materias primas, los sistemas de producción, el control y el análisis de calidad, los servicios de TI, el marketing, las políticas de la empresa, etc. Esto se logra mediante la implementación de una cultura empresarial uniforme de mejora continua, que alienta a los empleados de todos los niveles de la organización a esforzarse por mejorar y a desarrollar y compartir las mejores prácticas.

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Al igual que la gestión de procesos empresariales, un OMS establece los objetivos y describe cómo llegar a ellos, como un manual para su empresa. En la OMS, la responsabilidad de todos y cada uno de los empleados de cumplir esos objetivos está claramente definida, al igual que los procesos operativos necesarios para lograrlos.

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Un enfoque holístico de la gestión de operaciones

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Un enfoque holístico de la gestión de las operaciones quizás pueda producir la mayor cantidad de resultados en nuestro clima económico actual. El propósito de este enfoque holístico es comprender y administrar sistemas operativos complejos mediante el análisis de todo el sistema para comprender mejor las partes.

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Este enfoque es beneficioso porque puede ayudarlo a mejorar el rendimiento del sistema ante la incertidumbre y los cambios constantes, gracias a una mayor comprensión de cómo cualquier cambio pequeño puede afectar a todo el sistema. Además, un ciclo de retroalimentación constante ayuda a su organización a monitorear de manera efectiva los efectos de cualquier cambio realizado y a realizar ajustes rápidamente cuando sea necesario.

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Con un enfoque holístico, las mejoras propuestas se basan en teorías desarrolladas a partir de casos de uso, encuestas, investigación-acción y experimentos de campo, y la toma de decisiones se basa en modelos cualitativos, no solo cuantitativos.

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Los beneficios de un sistema de gestión de operaciones

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Un sistema de gestión de operaciones no es solo una estructura para mejorar los procesos operativos, es una forma de trabajar, una mentalidad que involucra a toda la fuerza laboral y crea una cultura empresarial uniforme.

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Excelente colaboración, compromiso y propósito de los empleados

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Al centrarse en la mejora continua en toda la organización, cada empleado se convierte en un agente de cambio. Esto ayuda a la organización a mejorar poco a poco desde cero mediante el uso de las mejores prácticas. Este intercambio de conocimientos promueve una mayor colaboración en toda la organización y da a los empleados un mayor sentido de propósito, lo que a su vez aumenta el compromiso.

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Mayor productividad y eficiencia con menos errores

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No es ningún secreto tan fuerte compromiso de los empleados se traduce en un aumento de la productividad de los empleados. Cuando esto se combina con procesos operativos más simplificados, la estandarización de los procedimientos ayuda a reducir los errores humanos y aumenta la eficiencia operativa general.

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Más proactivo, más automatizado y menos redundancias

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La implementación de un OMS también apoya la transformación digital. OM sitúa la TI en el centro de las operaciones de manera que los profesionales de TI sean más proactivos que reactivos, lo que les permite identificar y gestionar los riesgos con mayor rapidez.

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Además, una OMS cuenta con el respaldo de herramientas digitales que aumentan la automatización y ayudan a eliminar las tareas mundanas y redundantes. Una vez más, esto aumenta la satisfacción de los empleados y ayuda a acelerar el tiempo de comercialización para dar a su empresa una ventaja competitiva.

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Un lugar de trabajo más seguro y adaptable

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Al emplear métricas para estar al tanto de todas las operaciones, la gestión del cambio mejora significativamente. Cualquier problema que surja se puede detectar y tratar de manera eficaz y rápida para aumentar la adaptabilidad de su negocio. Herramientas como monitoreo de software para empleados o la optimización del flujo de trabajo puede ayudar a su empresa a aprovechar métricas valiosas. Esto es esencial para mantener la competitividad en un mercado en constante evolución.

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Por último, pero no por ello menos importante, la utilización de las mejores prácticas y la tecnología de supervisión de los empleados refuerza la seguridad de su lugar de trabajo. Además, la estandarización de los procedimientos, el aumento de la colaboración y la transparencia que proporciona una OMS mejoran las relaciones internas y externas.

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Herramientas digitales para respaldar su sistema de gestión de operaciones

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Una buena OMS depende de las empresas para rastrear, monitorear y medir las métricas clave dentro de la organización. Esta es una práctica común en casi cualquier empresa, pero el grado en que permite a las empresas gestionar eficazmente sus procesos operativos depende de las herramientas que empleen.

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Si bien existe un software OMS completo, también puede aumentar la eficiencia de su organización al aprovechar al máximo los recursos y las herramientas que ya tiene a su disposición. Por ejemplo, si su empresa ya utiliza herramientas de inteligencia empresarial, software de monitoreo de sistemas empresariales, software de seguimiento del tiempo o incluso herramientas para monitorear el uso de las computadoras de los empleados, todas estas herramientas pueden aprovecharse para ayudar a mejorar sus procesos operativos.

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En general, el software OM ayuda a su empresa a planificar, monitorear y coordinar los procesos operativos, al tiempo que identifica y mitiga problemas como los cuellos de botella.

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Eche un vistazo a estas 5 útiles herramientas disponibles para ayudarle a optimizar sus operaciones -

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Integrificar

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»Integrify automatiza muchas de las tareas repetitivas que usted y sus compañeros de trabajo tienen que realizar todos los días, al tiempo que hace que el resto de su organización sea mucho más eficiente. Interify proporciona un software basado en la nube con bajo código que ayuda a automatizar los procesos y a optimizar el flujo de trabajo».

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Praxia

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»Praxie es una gran comunidad de software de procesos empresariales con las mejores prácticas, herramientas y plantillas en línea para la estrategia, la gestión de la innovación, las operaciones de fabricación, la gestión del cambio y mucho más».

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Zapier

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»Zapier es una herramienta potente y fácil de usar que permite a los usuarios finales integrar las aplicaciones web que utilizan y automatizar los flujos de trabajo. Puedes conectar dos aplicaciones (o varias aplicaciones) para automatizar tareas repetitivas sin escribir ningún código para crear las integraciones. A partir de 2021, se conecta a más de 4.000 aplicaciones, con planes gratuitos y de pago».

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Próximo asunto

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«Next Matter es una plataforma de operaciones integral que permite a los equipos capturar, visualizar, automatizar y ejecutar sus procesos de principio a fin. Con Next Matter, los equipos transforman sus operaciones manuales basadas en el correo electrónico en procesos digitales automatizados que reúnen a los miembros del equipo, las herramientas, los flujos de trabajo, las instrucciones y mucho más en un sistema fácil de usar, sin código o con poco código».

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Perspicaz

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Perspicaz El software de análisis y productividad de la fuerza laboral ayuda a su empresa a desbloquear la eficiencia operativa a través del poder de los datos laborales. Insightful es un paso adelante con respecto al estándar software de monitoreo de empleadores. Insightful ayuda a su empresa a reducir los cuellos de botella y optimizar los flujos de trabajo, crear procesos más eficientes y fomentar la productividad. Las funciones de monitoreo de computadoras de Insightful pueden proporcionar transparencia y visualización que ayudan a identificar, implementar y evaluar las mejoras operativas.

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