En el entorno empresarial cada vez más globalizado de hoy, hay un marcado aumento en la demanda de servicios de subcontratación de procesos empresariales (BPO). Un estudio reciente mostró que el tamaño del mercado mundial de la BPO se valoró en más de 200 000 millones de dólares en 2020, lo que subraya la rápida expansión del sector.

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Este crecimiento se debe a que las empresas de todo el mundo reconocen el valor de perfeccionar sus competencias principales y, al mismo tiempo, confiar tareas no centrales a profesionales especializados. Para las mentes emprendedoras que desean aprovechar esta trayectoria ascendente, establecer una empresa de BPO puede ofrecer perspectivas incomparables.
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Este artículo describe los pasos sistemáticos para iniciar un esfuerzo de BPO próspero y cómo software de monitoreo remoto de empleados puede ayudar.

¿Qué es la subcontratación de procesos empresariales (BPO)?

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La BPO es un movimiento estratégico adoptado por muchas organizaciones. En esencia, la BPO es la práctica de contratar a otra empresa para que se encargue de operaciones comerciales específicas, especialmente aquellas que no son fundamentales para las actividades principales de la empresa. Piense en ello como delegar tareas en las que no está especializado a quienes sí lo están.

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Ahora, profundizando un poco más, el BPO tiene varios sabores, cada uno de los cuales satisface diferentes necesidades:

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Servicios de TI: Esto implica subcontratar tareas relacionadas con la tecnología de la información, como la administración de bases de datos, el soporte de infraestructura y el desarrollo de software.

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Recursos humanos: Las empresas pueden subcontratar los procesos de contratación, la nómina, la formación u otras funciones relacionadas con los recursos humanos.

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Atención al cliente: Este es uno de los servicios de BPO más populares. Las empresas delegan funciones de servicio al cliente, incluidos los centros de llamadas, el soporte por correo electrónico y los servicios de chat, lo que garantiza una experiencia de cliente fluida.

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Finanzas y contabilidad: La subcontratación de los procesos financieros, como la facturación, la recaudación de ingresos y las operaciones contables, puede resultar eficiente para muchas empresas.

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Adquisiciones y cadena de suministro: Algunas empresas subcontratan sus actividades de adquisición, incluida la gestión de proveedores, el abastecimiento de productos y la gestión de inventario.

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Externalización de procesos de conocimiento (KPO): La KPO, un subconjunto de la BPO, se ocupa de los procesos relacionados con el conocimiento que requieren experiencia y conocimientos especializados. Esto incluye tareas como la investigación de mercado, el análisis empresarial y la consultoría financiera.

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Cómo iniciar un BPO en seis pasos

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Paso 1: Determinar el tipo de BPO

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Las BPO, si bien tienen un alcance amplio, no son universales para todas las necesidades. Al identificar sus puntos fuertes, puede atender a sectores específicos con precisión. Ya sea que su destreza resida en las finanzas, en la gestión de procesos de atención médica complejos o en el multifacético panorama tecnológico, identificar esta especialización será la piedra angular de su empresa. Por ejemplo, si dominas tareas como el análisis financiero, la gestión de historiales médicos o el soporte de TI, vale la pena basar tu BPO en estos sectores respectivos.

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Sin embargo, la especificidad de la industria no es el único punto de decisión. También tendrás que elegir entre una orientación de BPO horizontal y vertical. Los BPO horizontales son los que realizan múltiples tareas y ofrecen servicios como el procesamiento de nóminas que se aplican en una miríada de sectores. Por otro lado, las BPO verticales son las expertas del sector y se centran en soluciones a medida para distintos sectores, como los requisitos matizados de la atención médica.

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Mientras que las BPO horizontales capturan un mercado más amplio, las BPO verticales capitalizan la experiencia profunda y específica del sector. A medida que se embarque en su proceso de BPO, esta decisión doble (centrarse en el sector y centrarse en la BPO) será fundamental para configurar la identidad y la trayectoria de su empresa.

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Paso 2: Desarrollar un plan de negocios

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Un plan de negocios sólido es la columna vertebral de cualquier empresa exitosa, ya que actúa como la hoja de ruta que guía su progreso y el ancla que sustenta sus aspiraciones. Este plan no solo da vida a la visión y misión abstractas de su BPO, sino que también delinea meticulosamente las estrategias que catalizarán su camino hacia estos objetivos. Con un plan completo y bien documentado, usted proporciona claridad y confianza a los posibles inversores, lo que demuestra la viabilidad de su iniciativa y su compromiso para llevarla a cabo.

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Sin embargo, este plan no solo tiene que ver con el presente, sino que también es un telescopio para el futuro. Al fijar la mira en dónde quieres que esté tu empresa en los próximos 5 a 10 años, estás creando una narrativa de crecimiento y ambición. Esta perspectiva a largo plazo, enriquecida con objetivos claros y presupuestos planificados con astucia, ofrece una trayectoria que es a la vez ambiciosa y sólida. Por lo tanto, al trazar el rumbo de su BPO, recuerde que un plan de negocios detallado no es solo un paso fundamental, sino una referencia continua que mantiene su empresa alineada con sus objetivos principales y la impulsa hacia el horizonte previsto.

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Paso 3: Haga los trámites necesarios

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Navegar por el laberinto de iniciar una BPO no solo tiene que ver con la estrategia y la visión, sino también con garantizar que cada ladrillo colocado se base en una base sólida y legal. Antes de profundizar en las operaciones, es imprescindible que se familiarice con el tapiz legal de su ubicación. Las diferentes regiones vienen con sus propios requisitos de registro, y eludir cualquiera de ellos puede resultar costoso a largo plazo. Al registrar correctamente su empresa de acuerdo con las leyes y reglamentos aplicables, no solo protege su empresa, sino que también establece una base transparente que fomenta la confianza y el profesionalismo.

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Más allá del simple registro, está el ámbito de las certificaciones y licencias. En el mundo de la BPO, los sellos de aprobación, como los de NASSCOM o los de una licencia OSP, no son meros adornos, sino indicadores de credibilidad y experiencia. Al obtener estas certificaciones, está enviando un mensaje claro a los clientes potenciales: su BPO no es solo un actor más sobre el terreno, sino una entidad certificada comprometida con la excelencia y la confiabilidad. En una industria repleta de competencia, estas validaciones pueden marcar la diferencia entre integrarse y destacar.

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Paso 4: Invierta en el equipo y la tecnología necesarios

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La columna vertebral de sus operaciones serán los equipos y la tecnología en los que invierta, que constituyen la base de los servicios que prestará. En un nivel fundamental, esto implica configurar un sistema fiable que incluya ordenadores, servidores, líneas telefónicas y material de oficina ergonómico. Estos elementos esenciales garantizan no solo que sus tareas fluyan sin problemas, sino que sus empleados también trabajen en un entorno cómodo y propicio para la productividad.

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Sin embargo, en una era dominada por la transformación digital, tener lo básico no es suficiente. La BPO moderna debe estar equipada con herramientas de comunicación dinámicas para reducir la distancia entre los clientes, los equipos y los departamentos. La integración de plataformas como Zoom, Slack y Microsoft Teams puede revolucionar la forma en que colaboras y te comunicas. Con estas herramientas en tu arsenal, te aseguras no solo de hacer tu trabajo, sino de hacerlo con una sinergia que se amplifica eficiencia del lugar de trabajo y la satisfacción del cliente.

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Paso 5: dota de personal a tu BPO

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La fortaleza y el éxito de su BPO dependen en gran medida de las personas que trabajan para él. Reunir al equipo adecuado es fundamental; es como sentar las bases de un gran edificio. El primer paso debe centrarse en la contratación. Busque candidatos que no solo tengan las calificaciones requeridas, sino que también muestren un potencial de crecimiento. Una vez incorporados, la formación continua garantiza que se mantengan a la vanguardia de las prácticas del sector, preparados para ofrecer excelencia de manera constante.

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Sin embargo, las habilidades y la formación son solo una cara de la moneda. En un mundo empresarial cada vez más globalizado, la diversidad es más que una palabra de moda: es una ventaja estratégica. Al fomentar una fuerza laboral diversa, se introduce un crisol de perspectivas, ideas y soluciones. Un equipo talentoso y diverso no solo cumple requisitos, sino que reúne un mosaico de culturas, experiencias y habilidades, lo que hace que su BPO sea adaptable, innovador y universalmente identificable.

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Paso 6: Promocione su negocio y atraiga clientes

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Ahora que ha sentado las bases, el siguiente paso fundamental es centrar la atención en su BPO. La elaboración de una estrategia de marketing sólida es fundamental para ello. Sumérjase en el ámbito del marketing digital; aproveche el poder del SEO para amplificar su presencia en línea, invierta en campañas de PPC específicas y utilice las plataformas de redes sociales para generar participación y fidelizar seguidores. Recuerda que en la era digital, la visibilidad es la moneda de cambio.

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Sin embargo, si bien el frente digital es vital, el poder de las conexiones humanas sigue siendo incomparable. La creación de redes es su puerta de entrada a esto. Al asistir a eventos y seminarios web centrados en la industria, no solo se mantiene al tanto de las tendencias, sino que también forja relaciones invaluables. Fomente asociaciones, colabore y deje que el boca a boca amplifique su reputación. Después de todo, en la industria de la BPO, la confianza es un factor impulsor importante, y ¿qué mejor manera de ganarse esa confianza que a través de relaciones genuinas y mutuamente beneficiosas?

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Perspicaz: El siguiente nivel de impulso para los BPO

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Lanzar una empresa de BPO es una aventura emocionante pero desafiante. En una industria que se nutre de la eficiencia y la productividad, contar con las herramientas adecuadas puede diferenciarlo. Entra en Insightful, una empresa de vanguardia software de monitoreo de empleados que trabajan desde casa herramienta diseñada pensando en los BPO.

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La función Insightful Integrations, actualmente en versión beta, cambia las reglas del juego. Al integrarse sin problemas con gigantes de la gestión de proyectos como Jira y Basecamp, los BPO pueden disfrutar de una gestión de datos optimizada y un mejor seguimiento del tiempo. Esto no solo implica simplificar los procesos, sino que se traduce directamente en un aumento de la productividad al ofrecer información valiosa sobre las horas de trabajo y el rendimiento general del equipo.

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Con Insightful Alerts, los BPO cuentan con notificaciones en tiempo real adaptadas a los problemas de asistencia y seguridad. Estas alertas, junto con la página de descripción general de las alertas y la página de registro de alertas, garantizan que cualquier discrepancia se resuelva rápidamente, lo que hace que las operaciones sean más fluidas y eficientes.

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Además, la supervisión en tiempo real y el seguimiento de la actividad actúan como los ojos vigilantes del BPO, manteniendo una visión general constante de las operaciones. Esto garantiza que la fuerza laboral esté constantemente alineada con los objetivos de la empresa, fomentando una cultura de eficiencia y diligencia.

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Con el software de monitoreo de empleados para PC y Mac de Insightful a tu disposición, no solo estás monitoreando, sino que estás optimizando, entendiendo y evolucionando constantemente para satisfacer las demandas de una industria dinámica. El mundo de la BPO está plagado de potencial y, con Insightful como socio, estás en el buen camino para elaborar tu narrativa de éxito.

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