No es fácil dirigir un negocio.

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La preocupación constante por conseguir nuevos clientes, mantener contentos a los antiguos, mejorar el producto, observar a la competencia, pagar las cuentas a tiempo: esto es lo que llena los días, las semanas, los meses...

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Añádase a eso la necesidad constante de monitoreo de empleados, y has echado gasolina al fuego, lo que se llama gestión de operaciones comerciales.

Con tantas cosas en las que pensar sin descanso, administrar un negocio puede ser muy estresante sin importar la experiencia que tenga. Sin embargo, cuanto más tiempo estés presente en el juego, más fácil será, al menos en teoría.

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A veces es el personal el que puede causar el peor dolor de cabeza, tanto para los propietarios como para los gerentes de las empresas. Si desconfías por naturaleza, o simplemente no quieres dejar nada al azar, probablemente hayas considerado implementar una herramienta que pueda ayudarte a monitorear el uso de los ordenadores de los empleados.

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Por qué los gerentes no confían en los empleados

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Una de las principales razones por las que se piensa en supervisar a los empleados de la empresa es la desconfianza que proviene del gerente.

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Una investigación muestra que, si bien el 50% de los empleados confían en sus gerentes, solo el 33% de los gerentes sienten lo mismo por su personal.

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Entonces, ¿cuál es la causa de tal actitud hacia los colegas que pasan varias horas al día juntos?

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Falta de formación

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Una de las razones por las que los gerentes no confían en sus empleados es su propia falta de capacitación y la consiguiente incapacidad para hacer frente a los problemas de los empleados.

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En términos generales, los gerentes rara vez reciben algún tipo de entrenamiento sobre cómo liderar un equipo de personas bajo su control, y no es exactamente algo que se pueda aprender a través de herramientas de monitoreo de empleados.

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Una encuesta mostró que solo el 35% de los gerentes recibieron capacitación relacionada con esta parte de su trabajo, mientras que el 40% nunca la recibió. El 25% dijo que solo recibió capacitación después de comenzar oficialmente el puesto, mientras que el 5% dijo que fue un año después.

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Si bien más del 80% de los gerentes que han recibido capacitación declararon que se sentían debidamente preparados para ella, queda una pregunta pendiente: ¿cómo influyó la capacitación en su comprensión del puesto?

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La mayoría de los gerentes no se sienten cómodos tratando (o incluso discutiendo) los problemas de los empleados: poco más del 10% de los gerentes se sentían seguros a la hora de gestionar los problemas reportados por el software de seguimiento del tiempo.

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Sin embargo, esto no significa que los gerentes no se ocupen realmente de los problemas reportados.

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¿Y por qué no deberías hacerlo tú?

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Considera por qué has contratado a personas para tu equipo. Entonces, confiabas en sus habilidades para gestionar la carga de trabajo asignada, ¿verdad? Por lo tanto, deja que justifiquen la confianza que depositaste cuando evaluaste si eran la persona adecuada para el puesto.

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A menos que hayan hecho algo para romper tu confianza, no hay necesidad de pasar el ratón por encima de cada uno de sus movimientos y microgestionar sus tareas. Incluso si diriges un equipo distribuido, siempre puedes usar software de gestión remota de empleados para aliviar sus preocupaciones, pero deje que ellos hagan el trabajo para el que fueron contratados.

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Inteligencia emocional

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En lo que respecta a la inteligencia emocional en los directivos, las puntuaciones no son muy altas: la mayoría obtuvo cuatro de seis.

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Al darse cuenta de que los niveles de productividad de un miembro del equipo en particular están bajos, muchos de ellos simplemente no se dan cuenta de que la causa pueden ser problemas personales o que puede haber un caso de falta de comunicación en el equipo, por ejemplo.

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Incluso cuando lo hacen, muchos simplemente no reaccionan de manera útil. Ya sea que crean que es solo una excusa para eludir sus compromisos laborales, que no saben cómo ayudar o que simplemente les preocupa cruzar la línea de un comportamiento inaceptable, muchos gerentes simplemente ni siquiera se molestan en llegar a la raíz del problema que señalan las herramientas de supervisión de los empleados de la empresa.

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Si bien la inteligencia emocional no es algo que se pueda aprender, es bueno detenerse y preguntarse cuáles pueden ser las posibles razones detrás del comportamiento inusual de un miembro del equipo. A veces, incluso mostrar interés en los problemas del personal ayuda a resolverlos y, con el tiempo, a aumentar la productividad de los empleados.

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Sin sentido de camaradería

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Todos los demás empleados no comparan a sus colegas con sus amigos, especialmente sus gerentes.

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Y si bien esto es completamente comprensible (a algunas personas simplemente les gusta separar su vida personal de la profesional), a menudo puede influir en el ambiente de la oficina y en la forma en que se gestionan los problemas.

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El monitoreo de los empleados puede adoptar diferentes formas: desde observar a los empleados en el trabajo con especial diligencia, hablando con ellos de una manera específica, hasta usar software especializado para ese propósito. Y cada uno tiene su propio conjunto de ventajas y desventajas.

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Pero tratar los problemas casi siempre será más fácil si existe una relación sana entre el gerente y el empleado. No es necesario que beban juntos ni que conozcan a los cónyuges, pero tampoco deben ser desconocidos trabajando juntos.

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Recuerde que crear un entorno agradable puede contribuir en gran medida a aumentar la productividad en el lugar de trabajo.

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¿Cómo pueden ayudar las herramientas de monitoreo de empleados?

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Las herramientas especializadas, como Insightful, pueden ayudar a los gerentes a vigilar el comportamiento de sus empleados en el lugar de trabajo.

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Eso no significa que deban usarse para espiar al personal, pero el acceso a estas herramientas puede ser de gran ayuda para asegurarse de que sus empleados realmente estén trabajando en sus tareas cuando se supone que deben hacerlo y no vean su reality show favorito.

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¿Cómo pueden ayudar exactamente?

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Bueno, Insightful, por ejemplo, ofrece seguimiento del tiempo (monitorización del tiempo de entrada y de salida), captura de pantalla, supervisión del uso de sitios web y aplicaciones, medición del tiempo de inactividad y actividad, etc. Además, tiene acceso a los informes de cada empleado con una visión completa de sus actividades y la gestión de tareas durante el período de tiempo designado. También puedes configurar el sistema de alertas para recibir notificaciones sobre el uso inapropiado de Internet por parte de los trabajadores y los largos períodos de inactividad.

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No solo eso, sino que los gerentes tienen la capacidad de etiquetar ciertos sitios web y aplicaciones que utilizan sus empleados como productivos, improductivos y neutrales en función de sus deberes y responsabilidades.

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Como uno de los mejores programas de facturación y seguimiento del tiempo del mercado, encontrará que Insightful es inmensamente valioso para asegurarse de que cada empleado reciba el pago que se merece y contribuye.

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Reflexiones finales

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Asegúrese de siempre dígales a sus empleados por qué este tipo de herramienta es indispensable para su equipo y empresa en general y cómo puede ayudarlos a trabajar de manera más productiva. Señale todo lo que pueden aprender del software de monitoreo sobre su forma de trabajar y anímelos a utilizar la información por el bien de la empresa.

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Sin eso, corres el riesgo de que la gente se sienta traicionada e infravalorada. Esto, a su vez, puede hacer que la supervisión de los empleados sea contraproducente para usted y perder la confianza, el esfuerzo y el entusiasmo de las personas por trabajar.

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Este artículo fue escrito originalmente el 19 de agosto de 2019 por Aleksa Misic. Fue actualizado el 1 de julio de 2020 por Aleksandra Djordjevic.

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