¿Te imaginas un escenario en el que todos los miembros de tu equipo pudieran trabajar al más alto nivel e ignorar cualquier pequeña distracción que se presente? ¡Parece un sueño!

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Por desgracia, este sueño es inverosímil. Nadie puede mantenerse al día 8 horas al día, 5 días a la semana. Además, a veces es demasiado difícil ignorar esa notificación de Facebook... Y cuando no lo hacen, los empleados pierden inmediatamente la concentración y luego se esfuerzan por recuperar durante otros 30 minutos.

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Ya sabes que existen teléfonos, redes sociales, sitios de noticias y otras distracciones provenientes de Internet, y hay algunas cosas que puedes hacer al respecto. Sin embargo, en este artículo nos centraremos en otros factores que afectan a la productividad, herramientas de trabajo remoto, y cómo aplicaciones de seguimiento del tiempo de los empleados puede ayudarlo a mantenerlos al mínimo.

Reuniones sin sentido

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¿Cuántas veces después de una reunión pensaste: «Podría haber sido un correo electrónico» o «Fue una pérdida total de tiempo»? Bueno, la verdad es que tus empleados también piensan lo mismo.

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No estoy diciendo que debas abandonar las reuniones por completo, piénsalo dos veces antes de reservar una sala de conferencias. Además, es posible que no todos los empleados tengan que estar presentes en la reunión. Si tienes que hacer un anuncio, hazlo por correo electrónico, pero si quieres hablar sobre nuevas estrategias de marketing, reúne a tus directores de marketing en una reunión. No es necesario que el equipo de diseño se quede sin hacer nada antes de que decidas qué camino tomar.

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Organice reuniones solo cuando sea necesario, para no interrumpir su flujo de trabajo ni el flujo de trabajo de sus empleados.

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Correos electrónicos y mensajería instantánea

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El tiempo que sus empleados dedican a leer innumerables correos electrónicos que no ofrecen un valor real es una pérdida de tiempo. Cada vez que cambien de pestaña para comprobar si han recibido un mensaje nuevo, perderán la concentración y el tiempo. Sin mencionar los minutos que dedicarán a leer los correos electrónicos y a crear una respuesta perfecta.

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Lo mismo ocurre con herramientas de trabajo remoto como Slack u otras herramientas de mensajería instantánea. Sí, son extremadamente útiles para colaborar y crear una cultura de equipo en un equipo remoto, y es fantástico que las utilices. Por suerte, la mayoría de estas herramientas tienen la opción de «no molestar», que es bastante práctica, y podrías indicar al equipo que utilice esa opción siempre que quieran centrarse al 100% en lo que están haciendo.

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Si piensas que tu equipo no dedica tanto tiempo a una comunicación inútil, piénsalo de nuevo. Y consulta los informes de tu aplicación de seguimiento del tiempo de los empleados - sin duda contará una historia diferente.

Falta de descanso

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Dado que los humanos no pueden permanecer concentrados durante más de 2 horas, debes permitir que tus empleados se tomen descansos cuando los necesiten. Los descansos son momentos para recargar energías, entablar relaciones con los miembros del equipo, recuperar la concentración, comer, relajarse, jugar una partida de futbolín, etc.

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En tu seguimiento del tiempo de los empleados en la aplicación podrás ver cuántos descansos tomó cada uno de tus empleados. Una vez que notes que alguien no ha estado tomando descansos con regularidad, puedes hablar con esa persona. Hágales saber que no le importan los descansos y que su bienestar llegará antes de la próxima fecha límite.

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Si sacas a un trabajador de su almuerzo antes de que termine, seguirá pensando en la comida y, por urgente que sea tu tarea, no podrá completarla correctamente. En primer lugar, se enfadarán si lo apartas de la mesa para comer, y luego se centrarán en pensar en lo hambrientos que están.

Equilibrio deficiente entre la vida laboral y personal

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Del mismo modo que la falta de descanso puede reducir la cantidad de tiempo que tu equipo es productivo durante la jornada laboral, un equilibrio deficiente entre la vida laboral y personal puede tener un impacto similar.

El agotamiento de los empleados es el resultado de una distribución desigual de la carga de trabajo que deja a unos pocos empleados con una gran carga. Sin embargo, también puede deberse a la falta de límites claros entre la vida laboral y personal.

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Si los empleados sienten que su trabajo los sigue hasta casa y que los mensajes asincrónicos llegan a todas horas, es poco probable que puedan «desconectarse» después del trabajo. Esto puede resultar agotador mentalmente y hacer que parezca que nunca tienen tiempo para sí mismos.

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Promover un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal es la clave para una productividad sostenible, y comienza con una distribución justa de la carga de trabajo. Con una herramienta como Insightful, puedes ver exactamente en qué está trabajando cada miembro del equipo y, si ves a alguna persona al frente del equipo, puedes reasignar el trabajo en consecuencia.

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Multitarea

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La multitarea: un motivo de orgullo para algunos, pero la pesadilla de la productividad para muchos.

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Si bien puede parecer una habilidad (un as más a tu favor), la multitarea es uno de los mayores asesinos de la productividad en el lugar de trabajo que existen.

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Siempre que haya miembros del equipo que intenten completar varias tareas simultáneamente, puede esperar que cada una de ellas termine de manera deficiente. El problema de la multitarea es que solo funciona si tienes una tarea de alta carga cognitiva combinada con una tarea de baja carga cognitiva.

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Por ejemplo, es probable que puedas terminar de redactar un informe de trabajo mientras escuchas música. O atiende la llamada de un cliente mientras engrapas algunos documentos. Pero lo que no puedes hacer es hablar con un cliente durante una llamada mientras escribes un informe.

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Esto se debe a fenómeno psicológico conocido como «costo de cambio», que indica que hay una pérdida de enfoque cada vez que cambias de una tarea a otra.

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Anima a tus empleados a priorizar sus tareas para que la única tarea en la que estén trabajando en este momento sea la más importante que podrían estar haciendo en ese momento. Si es necesario, usa tu software de seguimiento del tiempo para comprobar si los miembros del equipo permiten que la multitarea obstaculice la productividad.

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Las soluciones como Insightful te permiten ver en tiempo real qué sitios web y aplicaciones utilizan los miembros de tu equipo, lo que puede darte una idea de cómo dividen su tiempo.

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Falta de objetivos y prioridades claros

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Una de las razones por las que los empleados pueden quedar atrapados en la multitarea es que no tienen objetivos o prioridades claros.

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Si tienes todo un día de trabajo por delante y docenas de tareas en las que podrías trabajar, ¿cómo determinas con qué empezar?

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Para muchos, este es un problema común y conduce a la multitarea. Sin un enfoque claro o un sistema de priorización, todas las tareas asumen el mismo valor, por lo que es fácil dedicar tiempo a varias sin lograr avances significativos en nada en particular.

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Ayudar a tu equipo a priorizar su trabajo es una de las mejores maneras de aumentar su productividad. Ya sea que utilices una matriz de Eisenhower para diferenciar entre lo urgente y lo importante, o si adoptas la mentalidad de «cómete esa rana», por la que animas a tu equipo a abordar la tarea más importante por la mañana, necesitas un sistema que todos puedan seguir para ser productivos.

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Seguimiento manual del tiempo

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‍ El seguimiento manual del tiempo es realmente el asesino silencioso de la productividad. Pasar de un proyecto a una tarea o encender y apagar el temporizador 100 veces al día es, obviamente, un trabajo que debe automatizarse.

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Además de reducir la productividad, el seguimiento manual del tiempo no es inmune a los errores humanos. Es posible que sus trabajadores se olviden de encender/apagar el temporizador o de cambiar la tarea o el proyecto en el que estaban trabajando, y usted podría perder horas facturables gracias a esto.

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Por suerte, nuestra aplicación de seguimiento del tiempo de los empleados ofrece mapeo de tiempo automático lo que les da a usted y a sus empleados una forma de salir de esta situación. Dependiendo de su sector y de sus solicitudes, ¡Insightful puede detectar en qué proyecto están trabajando sus empleados basándose en el nombre del archivo! ¿Qué tan impresionante es eso?

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