Cómo decidir qué aplicaciones y sitios web son productivos al monitorear la actividad informática de los empleados

Los sistemas de seguimiento de empleados se han vuelto extremadamente avanzados y automatizados últimamente y ahora utilizan software para monitorear la computadora del empleado las actividades se han convertido en mucho más que eso.

Una de las muchas y poderosas capacidades de monitoreo de software de actividad está rastreando la productividad de los empleados. Esto incluye información sobre qué parte del tiempo de oficina de los empleados es productivo y si su productividad aumenta o disminuye con el tiempo. La utilidad de estos datos está fuera de toda duda, pero ¿cómo se obtienen realmente?

La columna vertebral de cualquier software de seguimiento de la productividad de los empleados es la categorización personalizada de las actividades informáticas registradas en «productivas», «improductivas» y «neutrales». El factor clave es que están personalizadas.

Lo que esto significa es que eres tú, como gerente o ejecutivo, quien decide si el tiempo de cada empleado en una aplicación o sitio web específico contará para su productividad o como una distracción de su trabajo. Y, a pesar del peligro inminente de parecer cursi, un gran poder conlleva una gran responsabilidad.

Hay dos cosas que debes tener en cuenta al hacer la categorización: la función laboral específica del empleado y los posibles usos de la aplicación o el sitio web en cuestión. A veces, la decisión es bastante clara, pero otras veces la línea entre lo productivo y lo improductivo es borrosa.

Por lo tanto, cuando monitorizas las actividades informáticas de los empleados, ¿cómo decides qué aplicaciones puedes considerar productivas y cuáles debes calificar como una pérdida de tiempo? ¿Y qué haces con los casos límite?

Es hora de profundizar y ver algunos ejemplos.

Casos claros de actividades productivas

Por actividades «productivas», debes considerar cualquier cosa que ayude a los empleados a realizar su trabajo, incluso si solo se trata de una plataforma para compartir o enviar mensajes instantáneos con otros miembros del equipo.

Cuando supervises las actividades informáticas de los empleados, verás que una parte de su tiempo lo dedican a trabajar en un software profesional. Por ejemplo, tu equipo de desarrollo trabaja en editores de código, tus diseñadores utilizan Photoshop y tú tienes Revit para arquitectos o Excel para analistas de datos. Entiendes la idea.

Evidentemente, este es un momento productivo.

Lo mismo ocurre con cualquier plataforma en línea que sus empleados utilicen para trabajar: los especialistas en marketing digital pueden pasar mucho tiempo en Facebook y es probable que el servicio de atención al cliente frecuenta las plataformas de correo electrónico. A propósito, no olvides incluir cualquier aplicación de comunicación digital que utilice tu empresa, como Slack, porque la colaboración también forma parte de productividad laboral.

Actividades que son claramente improductivas

Del mismo modo, las aplicaciones y sitios web «improductivos» de tus herramientas de seguimiento de la productividad deberían ser aquellos cuyo uso definitivamente no figure en la descripción del puesto del empleado. Por el contrario, se suelen utilizar para asuntos privados (mensajería, redes sociales, compras) o para entretenerse (blogs, noticias, vídeos, música, juegos).

Por ejemplo, su soporte técnico para leer revistas en línea difícilmente puede considerarse que funcione. O el gerente de tu oficina viendo Netflix. O cualquiera que juegue a Minesweeper.

Además, ¿recuerdas lo que dijimos acerca de que Facebook es productivo para los vendedores digitales? ¿Deberíamos seguir considerando productivo que las aplicaciones que supervisar la actividad informática de los empleados ¿Le mostró a uno de tus contadores usándolo? Por supuesto que no. Y este es un excelente ejemplo de la importancia de tener en cuenta las funciones laborales al hacer un seguimiento de la productividad.

Casos límite

Hasta ahora, ha sido fácil. ¿Este empleado necesita esta aplicación para su trabajo? Sí, productivo; no, improductivo. Sin embargo, no todo está tan claro. Cuando monitorizas la actividad informática de los empleados, debes pensar en todos los usos potenciales de una aplicación o sitio web antes de clasificarlos como «improductivos». Porque a veces las aplicaciones son tan versátiles y, aunque parezcan una pérdida de tiempo, en realidad pueden resultar útiles para ciertos tipos de trabajos.

Un par de ejemplos son la mejor manera de ilustrar este acertijo.

Por lo general, YouTube es una plataforma de entretenimiento, pero es posible que uno de tus becarios de TI la haya abierto para ver algunos tutoriales sobre cómo realizar su tarea. O Reddit, por ejemplo, es una fuente de diversión, ¿verdad? Sí, pero también tiene muchos temas e hilos dedicados a ayudar y resolver problemas en muchos sectores diferentes. Hay muchos otros ejemplos específicos de líneas borrosas: diseñadores que buscan inspiración en Instagram, redactores de contenido que visitan sitios web y blogs de noticias como parte de su investigación, etc.

Está claro que se trata de actividades productivas, pero no puedes clasificar YouTube como productivo por la posibilidad marginal de que se utilice para tutoriales. Eso permitiría a todo el mundo pasar todo el día viendo vídeos graciosos de gatos y cobrar por ello. Entonces, ¿qué debe hacer con estos casos límite?

Bueno, tienes dos direcciones generales en las que puedes ir. La primera es la forma más difícil pero más precisa: pregunta directamente a tus empleados qué están haciendo si ves que utilizan una aplicación sin categoría durante un período prolongado. O bien, si hay muchos casos de este tipo, muchos empleados o ambos, usa la función de captura de pantalla para ver rápidamente si esta actividad debe añadirse a su tiempo productivo o a su descanso.

Obviamente, aunque esto te da una buena idea de lo que está sucediendo, lleva mucho tiempo. Otra opción es simplemente clasificar todas las aplicaciones y sitios web de los que no estés seguro como «neutrales» y cubrir ambos escenarios. No es óptimo, pero sin duda es mucho más fácil.

Conclusión

El uso de la categorización cuando monitorizas la actividad informática de los empleados es una función extremadamente útil sobre la que tienes un control absoluto. Disponer de datos precisos sobre cuánto tiempo se utiliza de forma productiva le proporcionará informes de productividad que pueden informar sus decisiones sobre la optimización de procesos, la mejora del rendimiento y mucho más. Así que asegúrate de hacerlo bien.

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