En la industria de la salud, cada segundo cuenta.

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Cada minuto que pasa puede marcar literalmente la diferencia entre la vida y la muerte, por lo que no hay margen de error ni tiempo para demoras.

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Sin embargo, lamentablemente, hay algunos procesos que consumen mucho tiempo en el entorno clínico y que pueden agotar los recursos de la empresa. Es necesario solucionar los puntos conflictivos y los cuellos de botella de estos procesos para agilizar las operaciones diarias.

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En esta guía, analizaremos cómo puede usar los datos del software de monitoreo de empleados para mantenerse al tanto de las interacciones entre empleados y pacientes y potenciar sus sistemas para lograr una eficiencia óptima. Además, utilizaremos el proceso de preadmisión de los pacientes como un microejemplo de cómo se pueden optimizar las interacciones a un nivel macroeconómico.

El proceso de preadmisión del paciente

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Para las instituciones de salud, el proceso de preadmisión del paciente puede suponer una pérdida de tiempo y dinero. El proceso, cuando requiere la introducción manual de datos por parte de los pacientes, es lento y engorroso, y puede costarle valiosos segundos y minutos.

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En el proceso promedio de preadmisión, los pacientes están obligados a completar la siguiente información:

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• Información personal y de contacto
• Historial de salud
• Cobertura de seguro médico

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Cada uno de estos puntos puede causar confusión y requerir que el paciente revise correos electrónicos, documentos personales y más para encontrar la información necesaria. Esto contribuye a que el proceso de preadmisión lleve mucho tiempo y al quebradero de cabeza para la alta dirección de las instituciones de salud.

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Entonces, ¿cuál es la solución?

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Para muchas instituciones de salud, un enfoque ágil es lo mejor para superar los desafíos que presentan la entrada manual de información y la preadmisión del paciente. La renuencia a adaptarse a las nuevas tecnologías y software puede agravar el problema, por lo que es importante mantener una actitud abierta.

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La preinscripción es una solución que funciona, ya que pone la tarea de introducir la información del paciente en manos de los trabajadores de la salud. Este proceso de preinscripción se puede realizar por teléfono, en persona o en línea para ahorrar tiempo.

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Sin embargo, asumir la responsabilidad de esta tarea de entrada de datos solo funciona si tienes un equipo dedicado que trabaja las 24 horas del día. Cuando este es el caso, ¿cómo puede estar seguro de que el trabajo se está realizando de la manera más eficiente posible?

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La solución de software basada en datos

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Si bien la preinscripción es sin duda una solución viable al problema de la lentitud de la preadmisión de los pacientes, aún podría perfeccionarse para lograr una mayor eficiencia.

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En la era moderna, los datos impulsan el progreso. Si no confía en los datos para tomar decisiones empresariales importantes, es probable que no dé en el blanco con las nuevas iniciativas y campañas de marketing.

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Hay una forma clara de aportar datos a este problema común en las instituciones de salud, y se presenta en forma de software de seguimiento del tiempo de los empleados. Este tipo de software de seguimiento del tiempo para empleados está diseñado para proporcionarle una visión completa de la productividad de sus empleados, en función de la métrica crítica del tiempo.

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Un rastreador de horas de empleados Una herramienta como Insightful puede transformar la forma en que recopilas y utilizas los datos en todos los niveles de tu organización.

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Análisis de tiempo

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La primera forma de utilizar un seguimiento del tiempo en línea para los empleados puede ayudarlo a refinar su proceso de preinscripción es mediante la recopilación de datos horarios.

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El software de cronometraje de los empleados le proporciona una visión general de cómo sus empleados dedican su tiempo durante las horas de trabajo, así como de los desgloses individuales. Puede utilizar esta información para identificar el tiempo de inactividad y el tiempo productivo.

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Los datos temporales le permiten detectar tendencias antes de que se conviertan en un problema importante. Por ejemplo, si descubres que un empleado experimenta una caída constante de la productividad alrededor de las 11 de la mañana, puedes programar una reunión para tratar el tema. Tal vez la reducción de la productividad se deba a un problema técnico, pero tal vez esté relacionada con el bienestar o el agotamiento de los empleados.

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Cuando convocas una reunión en función de los datos de tiempo, puedes llegar al fondo del problema con la persona en cuestión. De esa manera, puedes abordarlo en consecuencia, ya sea que eso signifique ofrecer un horario de trabajo flexible o apoyo social.

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Evaluación del desempeño

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El software de seguimiento del tiempo de los empleados también puede proporcionar información clave sobre el desempeño individual y del equipo.

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Las evaluaciones del desempeño son una parte necesaria de cualquier empresa, ya que permiten evaluar la forma en que un empleado está haciendo frente al trabajo que tiene entre manos. En el sector de la salud, el estrés y el agotamiento son más propensos que en otros sectores, por lo que es importante ponerse en contacto con los empleados con regularidad.

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El software de gestión del tiempo de los empleados puede informar sus evaluaciones de desempeño y permitirle realizar los cambios necesarios. Por ejemplo, una organización ágil podría introducir iniciativas de formación personalizadas para reforzar las habilidades de sus empleados de acuerdo con sus puntos fuertes individuales.

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Identificación de cuellos de botella

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En cualquier proceso, existe la posibilidad de que se produzcan cuellos de botella que interrumpan el progreso y te desvíen del buen camino.

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En lo que respecta al proceso de preinscripción, el obstáculo podría ser la recopilación eficaz de la información del paciente. Si dependes de las llamadas telefónicas, las llamadas perdidas podrían ralentizar tus esfuerzos. Si confías en las reuniones presenciales, una cancelación o una llegada tardía pueden retrasar el proceso.

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Puede utilizar esta información recopilada de una herramienta de seguimiento de las horas de los empleados para desarrollar soluciones innovadoras.

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Quizás la solución sea desarrollar una aplicación móvil que agilice el proceso de preinscripción tanto para los trabajadores de la salud como para los pacientes. La creación de una aplicación puede simplificar el proceso de introducción de datos y hacer posible que tanto el paciente como el empleado aborden la tarea. Esto minimizará los riesgos de que se produzcan cuellos de botella que consumen mucho tiempo.

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Sin embargo, por supuesto, incluso con una solución innovadora como una aplicación móvil, seguirás necesitando un software de seguimiento del tiempo de los empleados para comprender mejor qué tan eficiente es. Tener acceso a los datos del software de gestión del tiempo abre la puerta a la toma de decisiones basada en datos, una piedra angular de cualquier empresa ágil.

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Reflexiones finales: cómo las instituciones de salud pueden optimizar las interacciones entre empleados y pacientes

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No puede crear flujos de trabajo y procesos excepcionales en su institución sanitaria sin apoyarse en la información relevante de los datos. Los sistemas de gestión del tiempo de los empleados le permiten tomar el control de sus datos y realizar un seguimiento eficaz del tiempo.

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La administración y visualización de datos es clave para establecer qué obstáculos podrían impedir que su empresa funcione de manera óptima. El software de seguimiento de las horas de trabajo de los empleados puede marcar la diferencia entre una preadmisión lenta y una preinscripción rápida.

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