Mejores prácticas para capacitar a la fuerza laboral remota en 2023

Para crear una fuerza laboral remota eficaz, necesita un proceso de incorporación y un régimen de formación sólidos que transformen a los nuevos reclutas en empleados modelo.

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Pero, ¿qué se necesita para crear un programa de formación que ayude a aumentar la productividad de la empresa y a apoyar a los trabajadores remotos de alto rendimiento? ¿Cómo puede seguimiento remoto ¿ayuda?

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En esta guía, analizaremos los entresijos de la capacitación remota de la fuerza laboral y abordaremos las mejores prácticas para que pueda desarrollar un régimen que funcione para su empresa.

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Identifique las áreas de conocimiento clave

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Antes de crear módulos atractivos, elaborar recursos específicos para el puesto o cualquier otra cosa, dedique un tiempo a identificar las áreas de conocimiento clave asociadas con el puesto en cuestión.

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Pregúntese lo siguiente:

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• ¿Qué necesita saber este candidato sobre sus responsabilidades para desempeñar sus funciones de manera efectiva desde el primer día?
  
  
• ¿Qué información, si no se conoce, podría generar confusión?
  
  
• ¿Cómo son los procesos y flujos de trabajo diarios para este rol?

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Para facilitar la organización y el resumen de esta información, puedes hacer que el equipo de RRHH cree una carpeta para cada función a fin de que sea más fácil acceder a ella.

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Con esta información, el siguiente paso es crear bases de conocimiento internas, documentos de proceso y vídeos tutoriales que constituirán los componentes fundamentales de su régimen de formación. A partir de ahí, podrás configurar un sistema de seguimiento del rendimiento personalizado en función de las expectativas que expongas.

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Procesar documentos

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En cualquier empresa, habrá una forma general de llevar a cabo las actividades relacionadas con el trabajo y procesos específicos para las funciones individuales.

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Con los documentos de proceso, su objetivo es diseñar ambos de manera clara y sucinta.

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Estos son algunos ejemplos de lo que debe incluir en la documentación de su proceso:

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• Procedimientos operativos estándar
  
  
• Plantillas para tareas principales
  
  
• Subraye los procesos clave específicos de cada función y resuma detalladamente

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El mejor consejo:

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Al detallar los procesos, no deje nada en manos de conjeturas. Haga explícitas todas las etapas del proceso y, cuando sea posible, utilice capturas de pantalla o recursos multimedia para aclarar las tareas.

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Vídeos tutoriales

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Érase una vez, buscábamos libros y otros recursos escritos para aprender a escribir una nota empresarial, elaborar un informe o aprender a usar una nueva herramienta.

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En estos días, la multimedia es la reina.

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Ahora vivimos en una época en la que, a menudo, nuestro primer instinto, cuando no sabemos cómo hacer algo, es abrir YouTube y encontrar un vídeo instructivo.

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Si quieres contratar en 2023, es aconsejable aprovechar esta información y utilizarla para que tu régimen de entrenamiento sea lo más efectivo posible. Si la comunicación de la información es más atractiva e instructiva a través del vídeo, entonces deberías esforzarte por crear tantos tutoriales en vídeo como sea necesario.

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Estos son algunos ejemplos de cómo el vídeo puede ayudar a incorporar nuevos empleados:

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• Un tutorial completo en vídeo de las herramientas de software que utilizarán
  
  
• Un breve vídeo explicativo de los valores y expectativas de la empresa
  
  
• Una serie de vídeos cortos sobre cómo navegar por los sistemas internos para ayudar a los empleados a familiarizarse con su nueva configuración de trabajo

Bases de conocimiento

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Una base de conocimientos debe ser la culminación de todo lo que haya elaborado en función de la información que haya identificado para el puesto en cuestión.

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Como tal, debe contener de todo, desde documentos de proceso y vídeos tutoriales hasta información de referencia sobre los diferentes departamentos y equipos.

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Este es un desglose paso a paso para crear y mantener una base de conocimientos altamente informativa:

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1. Describa todas las áreas clave de información a las que se dirigirá con la base de conocimientos y las funciones laborales que cubrirá.

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2. Decide si vas a crear una base de conocimientos centralizada a la que puedan consultar todos los empleados o si hay información muy específica a la que cada equipo debe acceder, en cuyo caso puedes crear varias para cada departamento.

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3. Determine la estructura de la base de conocimientos. Puede crear una basada en un rol, un tipo de actividad, una experiencia de usuario o un tipo de producto.

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4. Elige una herramienta para crear tu base de conocimientos desde cero.

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5. Complete su base de conocimientos con toda la documentación de incorporación y asigne a alguien para que mantenga la información actualizada.

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Manténgalo atractivo

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En el caso de los puestos de trabajo remotos o híbridos, hay que tener en cuenta un desafío único a la hora de crear los materiales de formación: la capacidad de atención.

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Es difícil mantener a alguien involucrado en tus cursos y materiales de capacitación cuando está sentado en la comodidad de su hogar. Las distracciones pueden ser abundantes, y si tus materiales parecen demasiado secos o densos, tendrás dificultades para captar la atención de los candidatos.

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Al igual que en el lugar de trabajo, retirada durante la formación es un gran problema y es casi seguro que conducirá a niveles más bajos de retención de la información.

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Para que la capacitación sea atractiva, hay varias cosas que puede hacer:

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Atiende a períodos de atención cortos

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En la era digital, la capacidad media de atención es corta.

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Si bien esto puede ser una generalización, no es descabellado sugerir que la tecnología se ha infiltrado en nuestras vidas hasta el punto de que nuestra capacidad de concentración durante largos períodos de tiempo ya no es lo que solía ser.

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Cuando nos enfrentamos a un torrente de correos electrónicos y a una avalancha de notificaciones móviles todos los días, no es de extrañar que nos cueste navegar por tutoriales largos y monótonos o por paredes de texto densas e interminables.

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Para crear materiales de capacitación excelentes, concéntrese en:

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• Brevedad
• Digestibilidad
• Diversidad

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¿Qué aspecto tiene eso en la práctica?

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Cuando sea posible, haz que tus documentos sean fáciles de escanear dividiéndolos en listas con viñetas legibles y párrafos cortos. En el caso de los vídeos, manténgalos breves y centrados en temas específicos.

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Use una variedad de materiales multimedia en sus recursos de capacitación para mantener el interés y la atención. Incluso puedes implementar la gamificación para que los candidatos sientan otro nivel de interacción con los materiales a medida que los revisan.

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Implemente el aprendizaje práctico

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No hay nada como el aprendizaje práctico para aumentar la tasa de retención de la información y crear una fuerza laboral sobresaliente.

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Esto es especialmente cierto si tienes software para trabajadores remotos con los que quieres que los nuevos empleados se familiaricen desde el primer día.

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El mayor error que puede cometer cuando se trata de incorporar a nuevos empleados es asumir un nivel de alfabetización digital. Incluso si los candidatos se han topado con las herramientas que utilizabas en puestos anteriores, siempre expón lo básico y proporciona los conocimientos básicos para usar cada una de ellas.

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La forma en que tu empresa y tus equipos utilizan ciertas herramientas puede ser diferente a la de otras, por lo que es importante guiar a los nuevos empleados a través de tus procesos.

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La mejor manera de hacerlo es hacer que se familiaricen con las herramientas a medida que los guíes sobre cómo usarlas.

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Toma supervisión de la productividad como ejemplo.

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El software de monitoreo de la productividad de los empleados Insightful es una herramienta que ha sido reconocida por su dedicación a la privacidad del usuario y, como tal, es un excelente rastreador de productividad bidireccional.

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Esto significa que tanto el líder de su equipo como el nuevo empleado tienen acceso a los datos de productividad de este último mediante la supervisión de la actividad en Internet, la mejora de la responsabilidad general y la facilitación de las evaluaciones del desempeño.

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Si utiliza una herramienta de software de monitoreo del uso de computadoras como esta, su capacitación podría incluir un recorrido de 20 minutos por el software de vigilancia de computadoras. Indique a los candidatos las principales funciones del software de monitoreo de estaciones de trabajo, cómo pueden ver sus datos horarios y las principales formas en que pueden usarlos para crecer en su nuevo puesto.

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