6 pasos a seguir antes de comprar un software de monitoreo de empleados

Antes de asignar una parte de su presupuesto de software a un software de monitoreo de empleados herramienta, hay varios factores que debes considerar, como tu posición trabajo remoto vs oficinatrabajo basado.

‍

A menos que quiera arriesgarse a perder las mejores funciones para su empresa, vale la pena sopesar las opciones y adoptar un enfoque mesurado en el proceso de toma de decisiones.

‍

En esta guía, lo guiaremos a través de lo que creemos que son los 6 pasos más importantes que debe tomar antes de invertir en una herramienta de monitoreo de empleados.

‍

Paso 1: Comunícate con tus empleados

‍

Naturalmente, la introducción e implementación de una nueva herramienta de software puede provocar fricciones entre su fuerza laboral.

‍

Algunas personas tendrán una forma determinada de hacer las cosas y creerán que una nueva herramienta podría interrumpir su productividad. Otras pueden tener dudas en relación con la privacidad, ya que algunas herramientas de supervisión de los empleados hacen poco para proteger los datos de los empleados.

‍

Para sortear este potencial campo minado y mantener a sus empleados a bordo, es imprescindible mantenerlos informados en todas las etapas del proceso de toma de decisiones. Para que la transición sea lo más fluida posible para todos los involucrados, habla abiertamente sobre el software e invita a tu equipo a opinar sobre la implementación, si corresponde. Al comunicarte con tus empleados, puedes:

‍

• Alivie las preocupaciones sobre la privacidad individual y la protección de datos
• Convénzalos de los beneficios del software de monitoreo de empleados para ellos
• Analice las formas de implementar el software en los flujos de trabajo existentes

‍

¿Cuáles son las mejores maneras de hacer llegar tu mensaje?

‍

Enviar una nota - Lo primero es lo primero: notifica a tu equipo que estás pensando en utilizar un software de supervisión de empleados para que lo tengan en cuenta. Esta nota puede ser tan sencilla como enviar un correo electrónico y puede organizar una reunión de seguimiento con tu equipo para tratar el tema.

‍

Programar una reunión de grupo - Si has regresado a la oficina, reúne a tu equipo o si trabajas de forma remota, organiza una videoconferencia. Durante esta reunión, podrás explorar las ventajas de utilizar un software de supervisión de los empleados, por ejemplo, cómo los empleados pueden utilizarlo para hacer un seguimiento objetivo de sus niveles de rendimiento.

‍

Organice un foro abierto - Por último, dé la palabra a las preguntas en un ambiente informal. Puede ser un canal grupal de Slack o una reunión informal presencial. Es natural que los miembros del equipo tengan dudas y preguntas a las que quieran responder. La objeción más común suele ser que supervisar a los empleados equivale a espiar, por lo que debes garantizar a tu equipo que, con la herramienta adecuada, su privacidad estará protegida.

‍

Pídele a tu equipo su opinión, permíteles investigar y compartir sus hallazgos, y luego podrás reunir todo para tomar la decisión final.

‍

Paso 2: Explore sus opciones

‍

Hay innumerables software de monitoreo de empleados herramientas del mercado en 2023 con todo tipo de prestaciones.

‍

La mayoría de ellos ofrecen funciones básicas como el seguimiento del tiempo y el uso de las aplicaciones, pero algunos, como Insightful, también ofrecen funciones avanzadas como el monitoreo de capturas de pantalla y trabajo remoto vs oficina comparaciones de rendimiento.

‍

Antes de empezar a elegir entre diferentes herramientas de supervisión, establezca sus expectativas en consecuencia.

‍

• ¿Qué funciones son necesarias para tu equipo?
• ¿Necesita un seguimiento del tiempo automatizado que asigne tiempo a los proyectos mediante el uso de la IA?
• ¿Le preocupan las medidas de seguridad y la protección de datos?

‍

Si bien algunas herramientas solo ofrecen un seguimiento basado en la nube, otras te permiten elegir una solución local. Las soluciones locales suelen ser las mejores para grandes equipos y empresas que necesitan acceder a datos sin procesar.

‍

Es importante tener en cuenta que la instalación local probablemente sea más cara. Sin embargo, según la cantidad de empleados que tenga, podría optar a un descuento con algunas soluciones.

‍

Tómese el tiempo para investigar, no apresure el proceso.

‍

Una vez que haya realizado la investigación, preseleccione las soluciones hasta un máximo de 5 opciones y experimente con cada una. Casi todos los fabricantes de software ofrecen una prueba gratuita, así que aprovéchala. Mientras estés en modo de prueba, monitoriza a todo tu equipo; de esta forma, todos utilizarán el software y darán su opinión.

‍

Paso 3: Desarrollar una política de monitoreo de empleados

‍

Es importante que desarrolle su política de supervisión de empleados antes de implementar el software. Esta política debe definir claramente quién será monitoreado, por qué y cómo usará los datos recopilados.

‍

Durante este proceso, tenga en cuenta lo siguiente:

‍

• Quién debe tener acceso a los datos
• Los factores que impulsan el uso de la supervisión de los empleados en su empresa
• Cómo puede proteger la privacidad de los empleados

‍

Elabora un documento que describa los problemas clave que pretendes resolver con la supervisión de los empleados. Sea lo más transparente posible para evitar preguntas en el futuro. Este documento también se puede utilizar como un tipo de contrato con los empleados en el que se estipule el uso de la herramienta, de forma que todas las partes estén de acuerdo y se ajuste a las leyes de su país.

‍

Le recomendamos encarecidamente que haga que su equipo legal revise la política y los formularios de consentimiento antes de hacerlos públicos. Nunca debes ser demasiado cuidadoso, especialmente cuando se trata de las leyes de protección de datos y privacidad.

‍

Paso 4: Invitar a las partes interesadas clave a que aporten sus opiniones

‍

Si bien debes hacer todo lo posible por mantenerte en contacto con tus empleados en relación con el proceso de toma de decisiones, asegúrate de no olvidar solicitar la opinión de las partes interesadas clave.

‍

Las partes interesadas clave pueden incluir:

‍

• Profesionales de RRHH
• Equipos de TI
• Expertos legales

‍

Cada una de estas partes interesadas puede tener un punto de vista diferente sobre el tema de la introducción del software de monitoreo de empleados y, por lo tanto, es importante consultarlas antes de implementarlo.

‍

De esa manera, puede obtener comentarios desde todas las perspectivas y asegurarse de que la integración del software en su negocio sea fluida. Al solicitar la opinión de las principales partes interesadas, puede gestionar cuestiones importantes, como los problemas de privacidad y los factores técnicos que intervienen en la incorporación de una nueva solución de software a la oferta tecnológica de su empresa.

‍

Paso 5: Probar el software

‍

Un paso clave que muchas empresas pueden saltarse es la fase de prueba.

‍

Si quieres saber si una solución de software de monitoreo de empleados funcionará para ti y tu equipo, ¿por qué no utilizas primero la versión de prueba gratuita?

‍

Antes de comprometerse con una inversión, tómese el tiempo para ejecutar operaciones a menor escala con el software de monitoreo de empleados para probar su funcionalidad y características. Utilízalo para un equipo pequeño de 3 personas, por ejemplo, para que aprendan cómo funciona el seguimiento del tiempo y cómo interactuar con él desde la perspectiva de los gerentes y los empleados.

‍

Con este período de prueba, también puede hacer cualquier pregunta que tenga al equipo de ventas de la empresa, de modo que pueda sortear cualquier posible obstáculo antes de implementar el software para todo su equipo o empresa.

‍

Asegúrate de solicitar la opinión de tus evaluadores si decides seguir este camino, ya que sus comentarios podrían ayudarte a tomar la decisión final.

‍

Paso 6: Evaluar las opciones y tomar una decisión informada

‍

Ahora que ha hablado con sus empleados, realizado una investigación y preparado cómo va a implementar el software de monitoreo de computadoras, es hora de evaluar las opciones de su lista de preseleccionados y tomar la decisión final.

‍

En este punto, si has seguido nuestra guía, ya te habrás registrado en varias pruebas gratuitas con diferentes herramientas y habrás tenido tiempo de realizar experimentos a pequeña escala con tu equipo. Los resultados de estas pruebas deberían servir de base para tu proceso de toma de decisiones y darte una idea clara de cuál se adaptará mejor a tu equipo y a tus necesidades específicas.

‍

Termine el proceso como lo inició, con líneas de comunicación abiertas con sus empleados. Ya que estuvieron involucrados desde el principio, reúne a tu equipo una vez más y compara las notas.

‍

Puedes crear una encuesta breve a través de Microsoft o Google Forms para recopilar los comentarios de todos en un solo lugar, o puedes organizar una mesa redonda para analizar cada opción.

‍

Cuanto más grande sea tu equipo, menos posibilidades hay de que llegues a un acuerdo unánime sobre una herramienta. Sin embargo, si utilizas un sistema de calificación en una escala del 1 al 10, puedes evitar este problema seleccionando la herramienta con la puntuación global más alta.

‍

‍Actualizado el 12 de junio de 2023

‍