Las 10 mejores funciones del software de seguimiento del tiempo que le facilitarán la vida

Vivimos en la era digital. No tiene sentido negar que la tecnología se está volviendo inevitable en el lugar de trabajo. Pero eso no es necesariamente algo malo: nos ha brindado muchas herramientas útiles, ha permitido una comunicación y un intercambio de archivos más fáciles y rápidos, y también ha hecho posible la contratación de talento global.

Así que aceptémoslo y demos la bienvenida a todos los beneficios que ofrece la tecnología moderna.

Con este espíritu, hablaremos de las herramientas de seguimiento del tiempo y de por qué comprar un rastreador de trabajo es un paso esencial para optimizar el rendimiento de sus equipos remotos y de oficina y facilitar mucho su trabajo como gerente.

Así que aquí está: la lista de las 10 mejores funcionalidades de las aplicaciones de cronometraje que te encantará tener a mano:

1. Hojas de asistencia

Hablaremos bastante sobre la automatización, pero básicamente la idea es la siguiente: sea lo que sea poder automatiza, tú deberías automatizar. Especialmente si el proceso en cuestión es de poca monta y no requiere ninguna innovación o reflexión. Tomaremos el seguimiento de la asistencia como primer ejemplo.

Por supuesto, puedes encontrar un reloj en línea gratuito para los empleados que les permita introducir sus entradas y salidas, pero solo los informes de asistencia claros, precisos y generados automáticamente que proporciona un rastreador de tiempo completo, como Perspicaz puede proporcionarle toda la precisión y la automaticidad que necesita.

Y le encantará esta función porque la comodidad y la confiabilidad del software de seguimiento del tiempo de asistencia lo liberan de tener que hacer cualquier otra cosa que no sea instalarlo. Después de eso, el software registra la primera y la última actividad diaria de cada empleado con la computadora e informa al reverso como hora de entrada y hora de salida, respectivamente.

2. Cronogramas de productividad

Otra característica útil que ofrecen algunas herramientas empresariales de seguimiento del tiempo son las estadísticas de productividad, los informes y los cronogramas. Todo esto es extremadamente útil cuando se trata de medir el desempeño de los empleados, evaluar su progreso y elaborar estrategias de mejora. Y si echas un vistazo a las revisiones del tiempo de varios empleados, te darás cuenta de que muchos tienen al menos algún tipo de datos de productividad.

Además de muchos aspectos interesantes, como las estadísticas de productividad, las tendencias y los biorritmos, hemos elegido los plazos en los que centrarnos en esta sección solo para que te hagas una idea de lo que puede hacer esta funcionalidad.

El uso de los recursos cronológicos que proporciona el software de seguimiento del tiempo le brinda información sobre cuándo los empleados están activos, cuándo su productividad está en su punto máximo, cuándo comienzan a perder la concentración y necesitan un descanso, etc. En base a esto, puede optimizar su carga de trabajo de la manera más informada posible.

3. Fácil instalación

Sí, incluso el proceso de implementación no suele ser difícil. Por supuesto, este no es siempre el caso, por lo que debes asegurarte de antemano de que la descarga e instalación de Time Tracker sea rápida y sencilla. Las soluciones en la nube suelen ser sencillas, por lo que no tendrás ningún problema en ello.

Luego, si elige el sistema con buena compatibilidad, obtendrá automáticamente el software de administración del tiempo para Mac y Windows. Por último, todo lo que tiene que hacer es implementarlo en todos los ordenadores corporativos.

Esto suena abrumador, pero no debe subestimar la conveniencia de la tecnología de software actual. El uso de un directorio activo le permite instalar el sistema en todas las máquinas a la vez. Mejor aún, la última función te permite enviar una invitación por correo electrónico a tus empleados y ellos la instalan con solo hacer clic en un botón, lo que es perfecto para los trabajadores remotos, si es que tienes alguno.

4. Mapeo automático del tiempo para proyectos

Ahora bien, no todos los programas que existen tendrán esta función. Insightful, por ejemplo, sí, y es muy útil cuando quieres asignar el tiempo de trabajo de los empleados a diferentes proyectos. En un escenario normal, incluso las mejores aplicaciones de registro del tiempo son hasta cierto punto manuales. Es cierto que esto va tan lejos como pulsar un simple botón de inicio/parada, pero aun así, si el proceso puede ser automático, ¿por qué no lo haría?

La forma en que funciona el rastreador de tiempo automatizado es que asigna tareas específicas a los proyectos apropiados al detectar el nombre de los archivos en los que están trabajando los empleados. No es necesario que los trabajadores hagan nada más que nombrar sus documentos para que tengan sentido en el contexto del proyecto.

¿Por qué necesitaría esta clasificación? Por ejemplo, esta es una función útil del software de seguimiento del tiempo para contratistas, diseñadores, vendedores o cualquier otra profesión que trate con varios clientes. Simplemente deja que tus empleados hagan sus tareas mientras el software de seguimiento del tiempo revisa los nombres de los archivos y asigna este tiempo a un proyecto en particular. Obtiene una visión general clara y los informes de los clientes sin mover un dedo.

5. Horas facturables

Otra función que también es especialmente valiosa para las empresas que trabajan con muchos clientes es el cálculo de las horas facturables. Básicamente, se trata de la combinación del seguimiento de la asistencia (en caso de que pagues a tus empleados por hora) o el seguimiento de los proyectos de tareas (en caso de que tus clientes paguen por tus servicios por horas) y una tarifa fija por hora para cada empleado o proyecto.

De esta manera, obtiene informes listos para usar que puede enviar a sus clientes. Lo mejor de todo es que puede estar seguro de que las horas facturables son precisas, desenfadadas y sin errores. Tanto los clientes como sus empleados apreciarán la fiabilidad y la imparcialidad de este sistema.

6. Acceso de clientes

Si quieres ganar aún más puntos con los clientes, hay una función que te ofrecen algunos rastreadores de tiempo que te permite compartir el acceso a los datos de seguimiento de proyectos con tus clientes. Se trata de un acceso cerrado, por lo que no tienes que preocuparte de que obtengan información confidencial sobre otros proyectos.

Con esta práctica funcionalidad, puedes dar a tus clientes los detalles de inicio de sesión y ellos podrán acceder a los informes de seguimiento de su proyecto cuando lo deseen y averiguar cómo avanza. Esta capacidad no solo respalda tu responsabilidad ante el cliente, sino que también elimina la necesidad de informar con frecuencia sobre tu progreso, que lleva mucho tiempo.

Esta es la razón por la que no hay mejor solución que un software de seguimiento del tiempo para firmas de contabilidad e industrias similares orientadas al cliente si desea optimizar su proceso de presentación de informes.

7. Calcular horas extras

Una de las características especiales de tu rastreador de tiempo que tus empleados van a adorar es la grabación de horas extras.

Teniendo en cuenta el hecho de que su pista El software registra automáticamente la asistencia, y es de esperar que también pueda decirte cuánto tiempo extra ha dedicado cada empleado al trabajo, si es que lo ha hecho. De este modo, no tendrás que preocuparte por las solicitudes de reembolso de las horas extras de los empleados o, si tienes un horario de trabajo flexible en tu empresa, por tener en cuenta cuándo los empleados llegaron a trabajar.

El uso de un software de seguimiento del tiempo es una forma mucho más fácil de garantizar una compensación justa para sus empleados.

8. Uso de aplicaciones y sitios web

Independientemente de la solución que haya decidido implementar en su lugar de trabajo, ya sea el software de seguimiento del tiempo de TI más sofisticado o una aplicación gratuita de control del tiempo, es casi seguro que tendrá al menos cierto grado de seguimiento del uso del software.

Básicamente, esta función le permite ver qué programas utilizan sus empleados, así como qué sitios web están visitando. Estos datos se le proporcionan tanto en tiempo real como en informes periódicos regulares. Y hay dos razones principales por las que te va a encantar.

En primer lugar, le da una idea de cómo se utiliza el tiempo de oficina en su empresa. En otras palabras, podrás identificar a los holgazanes y a los trabajadores empedernidos. También es la forma en que se calculan las estadísticas de productividad, por lo que tendrás una visión completa del rendimiento de tu equipo.

Y en segundo lugar, descubrirás qué aplicaciones y sitios web son más útiles para tus empleados, de modo que, si tienes que pagar por algún tipo de software profesional, puedas seguir invirtiendo en él. Y si estás suscrito a un programa y resulta que está acumulando polvo y nadie lo está usando realmente, bueno, puedes ahorrar mucho dinero si lo abandonas.

9. Descripción general del equipo

La agregación de datos a nivel de equipo, departamento o incluso empresa es una opción muy práctica. Ahora bien, no todos los programas de registro de tiempo gratuitos tienen esta funcionalidad, pero si decides invertir un poco más en tu solución, descubrirás que te facilitará mucho el trabajo, especialmente si diriges una gran empresa.

La mejor parte es que todos los datos que tiene sobre los empleados individuales también los puede obtener para los equipos. Incluyen, entre otros, los informes de productividad y el biorritmo, el seguimiento de la asistencia, el uso del software, etc. Este es un resumen mejor y mucho más claro, simplemente porque le dice todo lo que necesita saber sin abrumarlo con enormes cantidades de información.

Así que definitivamente es algo que vale la pena buscar en las reseñas del software de reloj horario de los empleados si aún no tienes una.

10. Acceso en línea al panel

Por último, una función para adaptarse a sus viajes de negocios ocasionales, a la necesidad de comprobar el estado de los empleados desde casa o simplemente a la necesidad de utilizar un ordenador diferente al que se descargó originalmente el software de gestión del tiempo: la posibilidad de acceder a su panel de control en la web. A rastreador de tiempo con capturas de pantalla es especialmente beneficioso en este caso.

El uso de esta funcionalidad es tan sencillo como conectarse a Internet y escribir sus datos de inicio de sesión. Después de esto, tendrá todos los pequeños datos que normalmente tiene en su computadora. Y puedes acceder a él desde cualquier lugar, siempre que tengas una conexión a Internet. Es solo una de las muchas ventajas de la interconexión y accesibilidad en línea.

Conclusión

Y aquí estamos: después de analizar todas estas diferentes funciones y capacidades y ver cómo pueden beneficiar a su empresa, solo podemos concluir que la mejor aplicación para rastrear las horas de trabajo es la que le brinda una variedad de opciones que puede usar para mejorar sus procesos y que le ayuda a administrar proyectos y clientes. Y eso es algo que siempre va a ser una inversión inteligente.

‍